Organiser un trajet de collecte, étape par étape
Un trajet de collecte se prépare d’abord sur une carte, puis sur le terrain. Commencez par fixer la distance, le départ, l’arrivée et l’association bénéficiaire avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, la sécurité des cyclistes et la répartition des bénévoles doivent être réglées plusieurs semaines à l’avance. Le jour J, l’accueil, le balisage, les ravitaillements et les réparations vélo doivent fonctionner sans attendre les participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Consigner le parcours et la distance
2 personnes
- 2
Confirmer le lieu de départ et d’arrivée
- 3
Gérer les autorisations et les déclarations
- 4
Définir l’association caritative
- 5
Établir le formulaire d'inscription
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Contacter les sponsors
2 personnes
- 8
Traiter les inscriptions
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Diffuser l’itinéraire
- 11
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 12
Faire les réservations
- 13
Vérifier les vélos
2 personnes
- 14
Préparer le balisage du parcours
2 personnes
- 15
Vérifier la liste des courses
- 16
Faire les courses
2 personnes
- 17
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
- 18
Composer les kits de démarrage
3 personnes
- 19
Refroidir les boissons
2 personnes
- 20
Tracer l’itinéraire
4 personnes
- 21
Nettoyer le lieu
2 personnes
- 22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 23
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 24
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
- 25
Installer la table traiteur
3 personnes
- 26
Sécuriser la boîte de dons
2 personnes
- 27
Tester le son et le micro
2 personnes
- 28
Briefer les bénévoles
3 personnes
Événement
- 29
Accueillir les participants
4 personnes
- 30
Enregistrer les participants
3 personnes
- 31
Distribuer les kits de départ
2 personnes
- 32
Vérifier les vélos et l’équipement
2 personnes
- 33
Prononcer le mot de bienvenue
- 34
Donner les consignes de sécurité
- 35
Faire partir le trajet
3 personnes
- 36
Tenir le poste de route
4 personnes
- 37
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
- 38
Fournir une assistance en cas de panne
2 personnes
- 39
Enregistrer les arrivants à l’arrivée
2 personnes
- 40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 41
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 42
Enregistrer les dons
2 personnes
- 43
Assurer la remise des prix
2 personnes
- 44
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes
Suivi
- 45
Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
- 46
Mettre l’argent des dons en lieu sûr
2 personnes
- 47
Faire la vaisselle
3 personnes
- 48
Rassembler les déchets
3 personnes
- 49
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 50
Démonter les tentes et le mobilier
4 personnes
- 51
Inventorier le matériel
2 personnes
- 52
Rendre le matériel loué
2 personnes
- 53
Verser les dons
- 54
Remercier les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 40
- Tables hautesqté 4
- Barrières de sécuritéqté 12
Matériel de sport
- Flèches de directionqté 40
- Panneaux de directionqté 12
- Cônes de signalisationqté 20
- Râteliers à vélosqté 4
- Pompes à véloqté 3
- Chambres à air de rechangeqté 12
- Kits de réparation véloqté 3
- Clés de rechangeqté 3
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Gilets de sécuritéqté 12
- Lampes de pocheqté 6
- Couvertures de survieqté 6
- Gel hydroalcooliqueqté 4
Équipement
- Ordinateur portable
- Imprimante
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Haut-parleur portable
- Micro sans fil
- Batteries externesqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 120
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Pichets à caféqté 3
- Thermosqté 4
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Planches à découperqté 3
- Plateaux de serviceqté 8
- Cuillères de serviceqté 8
- Bacs à glaçonsqté 4
Décoration
- Banderolesqté 4
- Nappesqté 8
- Ballonsqté 100
- Colle et ruban adhésifqté 6
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 4
- Projecteurs de chantierqté 3
Nettoyage
- Poubellesqté 8
Catering
- Boîtes de donsqté 3
- Numéros de départqté 100
- Braceletsqté 100
- Courses
Conseils
- Validez le parcours au moins 6 semaines avant le départ. Notez la distance, les points dangereux, les intersections à sécuriser et les emplacements possibles pour les ravitaillements.
- Ne diffusez pas l’itinéraire avant d’avoir obtenu les autorisations nécessaires. Prévoyez également des panneaux directionnels, des flèches, des cônes et des barrières pour les zones sensibles.
- Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement afin de traiter les besoins alimentaires, préparer les kits de démarrage et répartir les bénévoles par poste.
- Contrôlez les vélos avant le départ et installez un point de dépannage avec pompes, chambres à air, kits de réparation et clés de rechange. Un bénévole identifiable doit rester disponible pendant tout le trajet.
- Installez le bureau d’inscription, les tables, les tentes et la table traiteur au moins 90 minutes avant l’arrivée des participants. Testez aussi l’ordinateur, l’imprimante, le micro et les batteries externes avant l’ouverture.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un trajet de collecte ?
- Prévoyez 6 à 8 semaines pour un trajet avec autorisations, sponsors et bénévoles. Gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions finales, les achats et la confirmation de l’itinéraire.
- Quand faut-il demander les autorisations pour un trajet vélo solidaire ?
- Lancez les demandes dès que le parcours et les points de départ et d’arrivée sont définis, idéalement 6 semaines avant l’événement. Attendez leur confirmation avant de publier le tracé définitif.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir ?
- Répartissez les bénévoles entre l’inscription, le balisage, les intersections, le ravitaillement, l’assistance vélo et l’arrivée. Pour chaque poste, prévoyez au minimum une personne et ajoutez un renfort aux points les plus fréquentés.
- Quand installer le balisage du parcours ?
- Installez les panneaux, flèches et cônes le matin même, suffisamment tôt pour terminer 60 à 90 minutes avant le départ. Vérifiez ensuite le premier et le dernier kilomètre afin de repérer un panneau déplacé ou manquant.
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