Eine Spendenfahrt Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Spendenfahrt stehen Strecke, Sicherheit und ein klarer Ablauf zuerst. Lege zunächst Route sowie Start- und Zielort fest und kläre anschließend Genehmigungen, Meldungen und den guten Zweck. Danach folgen Anmeldung, Sponsoren, Helfer und Reservierungen. Kurz vor dem Termin zählen funktionierende Fahrräder, sichtbare Wegweiser, gekühlte Getränke und ein eingerichteter Empfangsbereich.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Entfernung festlegen
2 Personen
2
Start- und Zielort bestätigen
3
Genehmigungen und Meldungen regeln
4
Guten Zweck festlegen
5
Anmeldeformular erstellen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Sponsoren ansprechen
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Wegbeschreibung verteilen
11
Freiwillige einteilen
2 Personen
12
Reservierungen vornehmen
13
Fahrräder kontrollieren
2 Personen
14
Streckenbeschilderung vorbereiten
2 Personen
15
Einkaufsliste prüfen
16
Einkaufen gehen
2 Personen
17
Wegweiser bereitlegen
2 Personen
18
Starterpakete zusammenstellen
3 Personen
19
Getränke kühlen
2 Personen
20
Route festlegen
4 Personen
21
Location reinigen
2 Personen
22
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
23
Partyzelte aufbauen
4 Personen
24
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
25
Cateringtisch einrichten
3 Personen
26
Spendenbox sichern
2 Personen
27
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
28
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

29
Teilnehmende empfangen
4 Personen
30
Teilnehmer registrieren
3 Personen
31
Startpakete verteilen
2 Personen
32
Fahrräder und Ausrüstung prüfen
2 Personen
33
Begrüßungswort sprechen
34
Sicherheitsanweisungen geben
35
Fahrt abfahren lassen
3 Personen
36
Routeposten besetzen
4 Personen
37
Wasser und Obst ausgeben
3 Personen
38
Pannenhilfe leisten
2 Personen
39
Finalteilnehmer registrieren
2 Personen
40
Getränke nachfüllen
2 Personen
41
Snacks servieren
3 Personen
42
Spenden erfassen
2 Personen
43
Preisverleihung durchführen
2 Personen
44
Letzte Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

45
Wegweiser abholen
4 Personen
46
Spendengeld sicher aufbewahren
2 Personen
47
Geschirr abwaschen
3 Personen
48
Abfall sammeln
3 Personen
49
Location reinigen
4 Personen
50
Zelte und Möbel abbauen
4 Personen
51
Materialien inventarisieren
2 Personen
52
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
53
Spenden überweisen
54
Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 8
StühleAnz. 40
StehtischeAnz. 4
AbsperrgitterAnz. 12

Sportmaterial

WegweiserAnz. 40
WegweiserAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 20
FahrradständerAnz. 4
FahrradpumpenAnz. 3
ErsatzschläucheAnz. 12
FahrradreparatursetsAnz. 3
ErsatzschlüsselAnz. 3

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6
NotfalldeckenAnz. 6
HanddesinfektionsgelAnz. 4

Ausstattung

Laptop
Drucker
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Mobiler Lautsprecher
Kabelloses Mikrofon
PowerbanksAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
KaffeekannenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 4

Küche

KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
ServierschalenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
EiswürfelbehälterAnz. 4

Dekoration

BannerAnz. 4
TischdeckenAnz. 8
BallonsAnz. 100
Kleber und KlebebandAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
BaustrahlerAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8

Catering

SpendenboxenAnz. 3
StartnummernAnz. 100
ArmbänderAnz. 100
Einkäufe

Tipps

Plane die Route mit ausreichend Vorlauf und bestätige Start- und Zielort, bevor du Einladungen verschickst. Prüfe außerdem, ob für Strecke oder Zielbereich Genehmigungen und Meldungen erforderlich sind.
Schließe das Anmeldeformular spätestens zwei bis drei Wochen vor der Fahrt. Frage dort auch Ernährungswünsche ab, damit Catering und Starterpakete nicht erst am Veranstaltungstag angepasst werden müssen.
Teile Helfer nicht nur für Start und Ziel ein: Für eine Fahrradtour brauchst du zusätzlich Personen für Beschilderung, Streckenhilfe und Notfälle. Weise jedem Einsatzort eine konkrete Uhrzeit und eine Ersatzperson zu.
Kontrolliere Fahrräder und Reparaturmaterial spätestens am Vortag. Ersatzschläuche, Fahrradpumpen, Reparatursets und Ersatzschlüssel gehören gesammelt an einen bekannten Standort, nicht verteilt in verschiedenen Kisten.
Richte den Anmelde- und Cateringtisch vor dem Eintreffen der Teilnehmenden ein und kühle Getränke rechtzeitig. Plane für Technik außerdem Verlängerungskabel, Powerbanks sowie Lautsprecher und Mikrofon mit geladenen Akkus ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Spendenfahrt organisieren?: Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher. Strecke, Start- und Zielort sowie Genehmigungen sollten in den ersten zwei Wochen feststehen; danach bleiben etwa drei Wochen für Anmeldung, Sponsoren und Helfer.
Braucht man für eine Spendenfahrt eine Genehmigung?: Das hängt von Route und genutzten Flächen ab. Kläre die zuständigen Stellen spätestens vier Wochen vor dem Termin und prüfe besonders öffentliche Wege, Verkehrsregelungen und den Zielbereich.
Wie viele Helfer braucht eine Spendenfahrt?: Plane neben der Leitung mindestens eine Person für die Anmeldung, eine für die Verpflegung und mehrere Streckenhelfer ein. Bei mehreren Haltepunkten sollte jeder Punkt eine feste Besetzung und eine Ersatzperson haben.
Was muss man bei einer Spendenfahrt am Vortag vorbereiten?: Kontrolliere Fahrräder, Beschilderung und Reparaturmaterial, stelle Starterpakete zusammen und lagere Getränke gekühlt. Lege außerdem Sicherheitswesten, Erste-Hilfe-Koffer, Taschenlampen und Notfalldecken an einem zentralen, ausgeschilderten Ort bereit.

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