Zo organiseer je een inzamelingsactie

Begin met een helder doel: welk bedrag wil je ophalen en waar gaat de opbrengst naartoe? Leg daarna de locatie, zaalindeling, betaalwijze en begroting vast voordat je publiciteit maakt. Werk met een planning waarin aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligers en boodschappen samenkomen. Op de dag zelf draait veel om een duidelijke entree, zichtbare donatie-informatie en een getest betaalapparaat. Regel contant geld, sleutels en gekoelde dranken uiterlijk de dag ervoor.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Doel en opbrengstbestemming vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling bevestigen
2 personen
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Reserveringen maken
5
Begroting en streefbedrag opstellen
2 personen
6
Betaalwijze voor donaties kiezen
2 personen
7
Donatieboxen regelen
2 personen
8
Affiche en online bericht maken
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligersrooster invullen
2 personen
13
Donatie-informatie afdrukken
14
Prijslijst en betaalinstructies maken
2 personen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Voorraad herbruikbare spullen controleren
2 personen
17
Betaalapparaat testen
18
Contant wisselgeld regelen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
4 personen
22
Etiketten en allergenenkaarten maken
2 personen
23
Contant geld veilig verpakken
2 personen
24
Locatiesleutels ophalen
25
Zaal en entree controleren
2 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
27
Donatiebalie inrichten
2 personen
28
Eet- en drinkpunt inrichten
3 personen
29
Decoratie ophangen
2 personen
30
Verlichting en speakers testen
2 personen
31
Hapjes en dranken klaarzetten
4 personen
32
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

33
Bezoekers ontvangen
3 personen
34
Donaties registreren
2 personen
35
Eten en drinken serveren
4 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Hapjes bijvullen
2 personen
38
Bezoekers informeren over doel
2 personen
39
Afval en lege verpakkingen verzamelen
2 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Laatste donaties verwerken
2 personen
42
Donatieboxen afsluiten
2 personen

Nazorg

43
Meubilair afbreken
4 personen
44
Apparatuur uitschakelen
2 personen
45
Afval naar verzamelpunt brengen
3 personen
46
Zaal schoonmaken
4 personen
47
Spullen sorteren en inpakken
3 personen
48
Geleende materialen retourneren
2 personen
49
Donaties tellen en overmaken
2 personen
50
Opbrengst aan deelnemers melden
51
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 2
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Krattenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 30
Herbruikbare bekersaantal 80
Kopjesaantal 40
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Speakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmaalsmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Spandoekenaantal 3
Tafeldecoratieaantal 8
Fotolijstenaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Vloermoppenaantal 3
Handvegersaantal 2

Catering

Donatieboxenaantal 3
Kassabakkenaantal 2
Prijslijstenaantal 6
Naambadgesaantal 40
Kleingeldbakjesaantal 4
Boodschappen

Tips

Bepaal eerst het streefbedrag en trek de verwachte kosten ervan af. Zo weet je welk bedrag de inzamelingsactie minimaal moet opbrengen en welke uitgaven je kunt toestaan.
Controleer vergunningen en meldingen voordat je de uitnodigingen verstuurt. Een bevestigde locatie en zaalindeling voorkomen dat tafels, stoelen en buffetten later opnieuw moeten worden ingepast.
Maak één overzicht met aanmeldingen, dieetwensen en het vrijwilligersrooster. Plan per taak minimaal één verantwoordelijke en laat donatie-informatie, prijslijst en betaalinstructies uiterlijk vóór de opbouw afdrukken.
Test betaalterminals, mobiele telefoons en verlengsnoeren vooraf op de locatie. Regel daarnaast contant wisselgeld en verpak het opgehaalde contante geld direct na afloop veilig.
Koel dranken en bereid hapjes niet pas bij de opening. Zet dranken met koelboxen en koelelementen tijdig koud en maak etiketten met allergenen voordat het buffet wordt klaargezet.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een inzamelingsactie organiseren?: Start bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met het doel, de locatie, de begroting en de opbrengstbestemming. Gebruik de laatste 7 dagen voor aanmeldingen, boodschappen, vrijwilligers en materiaalcontroles.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een inzamelingsactie?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor de entree en donaties, 1 voor eten en drinken en 1 voor praktische ondersteuning. Bij een grotere groep voeg je per extra 25 gasten ongeveer 1 vrijwilliger toe.
Wanneer moet ik het betaalapparaat testen?: Test het betaalapparaat uiterlijk 24 uur voor de inzamelingsactie met de gekozen betaalwijze. Controleer op de dag zelf opnieuw de verbinding en leg contant wisselgeld apart klaar.
Wanneer bereid ik hapjes en drankjes voor?: Bereid hapjes zoveel mogelijk op de dag zelf en maak allergenenkaarten vóór het buffet opent. Zet dranken enkele uren vooraf koud, zodat ze bij de start gekoeld zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.