Organiser une collecte de fonds sans rien laisser au hasard

Une collecte de fonds réussie commence par un objectif chiffré et une destination clairement expliquée aux participants. Réservez ensuite le lieu, vérifiez les autorisations et choisissez dès le départ comment les dons seront encaissés. Les derniers jours servent surtout à coordonner les bénévoles, préparer les aliments, tester le terminal de paiement et sécuriser l’argent liquide. Ce déroulé vous aide à avancer dans le bon ordre, sans découvrir la veille qu’il manque de la monnaie, des gobelets ou une personne à l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’objectif et la destination des bénéfices
2 personnes
2
Confirmer le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
4
Faire les réservations
5
Établir le budget et l’objectif de collecte
2 personnes
6
Choisir le mode de paiement pour les dons
2 personnes
7
Prévoir des boîtes de dons
2 personnes
8
Créer une affiche et un message en ligne
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Remplir le planning des bénévoles
2 personnes
13
Imprimer les informations sur les dons
14
Établir la liste des prix et les instructions de paiement
2 personnes
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Vérifier le stock de matériel réutilisable
2 personnes
17
Tester le terminal de paiement
18
Prévoir de la monnaie
19
Faire les courses
3 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Préparer les en-cas
4 personnes
22
Créer les étiquettes et les cartes d’allergènes
2 personnes
23
Conditionner l’argent liquide en toute sécurité
2 personnes
24
Récupérer les clés du lieu
25
Vérifier la salle et l'entrée
2 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Aménager le stand de dons
2 personnes
28
Aménager le point de restauration
3 personnes
29
Installer la décoration
2 personnes
30
Tester l’éclairage et les enceintes
2 personnes
31
Préparer les snacks et les boissons
4 personnes
32
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

33
Accueillir les visiteurs
3 personnes
34
Enregistrer les dons
2 personnes
35
Servir à manger et à boire
4 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
38
Informer les visiteurs sur l’objectif
2 personnes
39
Collecter les déchets et les emballages vides
2 personnes
40
Faire la vaisselle
2 personnes
41
Traiter les derniers dons
2 personnes
42
Fermer les boîtes de dons
2 personnes

Suivi

43
Démonter le mobilier
4 personnes
44
Éteindre l’équipement
2 personnes
45
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
46
Nettoyer la salle
4 personnes
47
Trier et emballer les affaires
3 personnes
48
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
49
Compter et virer les dons
2 personnes
50
Annoncer le montant récolté aux participants
51
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Tables de buffetqté 2
Portants à vêtementsqté 2
Nappesqté 8
Caissesqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 30
Gobelets réutilisablesqté 80
Tassesqté 40
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Téléphones portablesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12
Pains de glaceqté 12

Décoration

Banderolesqté 3
Décoration de tableqté 8
Cadres photoqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balais à mainqté 2

Catering

Boîtes à donsqté 3
Tiroirs-caissesqté 2
Listes de prixqté 6
Badges nominatifsqté 40
Bacs à monnaieqté 4
Courses

Conseils

Fixez l’objectif de collecte avant d’acheter quoi que ce soit. Notez la somme visée, les frais prévus et le montant qui sera réellement reversé afin de pouvoir l’expliquer sur l’affiche et dans le message en ligne.
Bloquez le lieu et son agencement plusieurs semaines à l’avance. Vérifiez notamment l’entrée, les tables de buffet, les chaises, les prises électriques et l’espace prévu pour les boîtes de dons.
Ne comptez pas uniquement sur les paiements par carte. Testez le terminal au moins 48 heures avant, prévoyez une solution de secours et préparez suffisamment de monnaie pour les premiers paiements en espèces.
Construisez le planning des bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures. Prévoyez une personne à l’accueil, une au paiement, une pour le buffet et une relève : sinon les mêmes bénévoles restent debout toute la collecte.
Traitez les aliments et les boissons au plus tard la veille. Refroidissez les boissons, préparez les étiquettes d’allergènes et gardez les pains de glace, boîtes de conservation et ustensiles nécessaires accessibles le jour même.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’une collecte de fonds ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Les autorisations, les réservations et le recrutement des bénévoles prennent souvent plus de temps que les achats.
Combien de bénévoles faut-il pour une collecte de fonds ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les paiements et 1 pour le buffet, puis ajoutez une relève par poste pour chaque créneau de 2 à 3 heures. Pour une collecte de taille moyenne, cela représente généralement 6 à 8 personnes au total.
Comment gérer l’argent liquide récolté pendant l’événement ?: Comptez la caisse à deux personnes, rangez les espèces dans une boîte fermée et limitez les manipulations visibles du public. Faites un relevé après chaque créneau de 2 à 3 heures et transportez l’argent séparément du matériel.
Que préparer la veille d’une collecte de fonds ?: La veille, vérifiez les inscriptions et les besoins alimentaires, testez le terminal, préparez la monnaie, refroidissez les boissons et imprimez les informations sur les dons et les paiements. Gardez au moins 30 minutes le jour même pour contrôler la salle et l’entrée avant l’arrivée du public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.