Sammelaktion organisieren: von der Idee bis zum Abbau

Eine Sammelaktion steht und fällt mit einem klaren Zweck, einem erreichbaren Zielbetrag und festen Zuständigkeiten. Kläre zuerst, wofür gesammelt wird und wie Spenden angenommen werden; danach folgen Ort, Genehmigungen und Einladungen. Plane den Helfereinsatz nicht nur für die Ausgabe, sondern auch für Aufbau, Kasse und Abbau. Besonders häufig fehlen am Ende Wechselgeld, getestete Kartenterminals, gekühlte Getränke oder gut sichtbare Informationen zur Spendenverwendung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Zweck und Spendenverwendung festlegen
2 Personen
2
Location und Raumaufteilung bestätigen
2 Personen
3
Genehmigungen und Meldungen prüfen
4
Reservierungen vornehmen
5
Budget und Zielbetrag festlegen
2 Personen
6
Zahlungsart für Spenden wählen
2 Personen
7
Spendenboxen organisieren
2 Personen
8
Plakat und Online-Beitrag erstellen
2 Personen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Freiwilligenplan ausfüllen
2 Personen
13
Spendeninformationen drucken
14
Preisliste und Zahlungsanweisungen erstellen
2 Personen
15
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
16
Bestand an wiederverwendbaren Materialien prüfen
2 Personen
17
Bezahlterminal testen
18
Bargeldwechsel organisieren
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Getränke kühlen
2 Personen
21
Snacks vorbereiten
4 Personen
22
Etiketten und Allergenkarten erstellen
2 Personen
23
Bargeld sicher verpacken
2 Personen
24
Standortschlüssel abholen
25
Saal und Eingang kontrollieren
2 Personen
26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
27
Spendenstand einrichten
2 Personen
28
Essens- und Getränkestand einrichten
3 Personen
29
Dekoration aufhängen
2 Personen
30
Licht und Lautsprecher testen
2 Personen
31
Snacks und Getränke bereitstellen
4 Personen
32
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

33
Besucher empfangen
3 Personen
34
Spenden erfassen
2 Personen
35
Essen und Getränke servieren
4 Personen
36
Getränke nachfüllen
2 Personen
37
Snacks nachfüllen
2 Personen
38
Besucher über den Zweck informieren
2 Personen
39
Abfall und leere Verpackungen sammeln
2 Personen
40
Geschirr abwaschen
2 Personen
41
Letzte Spenden bearbeiten
2 Personen
42
Spendenboxen abschließen
2 Personen

Nachbereitung

43
Möbel abbauen
4 Personen
44
Geräte ausschalten
2 Personen
45
Abfall zum Sammelpunkt bringen
3 Personen
46
Saal reinigen
4 Personen
47
Material sortieren und einpacken
3 Personen
48
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
49
Spenden zählen und überweisen
2 Personen
50
Ertrag an die Teilnehmer melden
51
Dankesnachricht versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 50
BuffetischeAnz. 2
KleiderständerAnz. 2
TischdeckenAnz. 8
KistenAnz. 8

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 60
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 30
Wiederverwendbare BecherAnz. 80
TassenAnz. 40
BestecksetsAnz. 60
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
MobiltelefoneAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltedosenAnz. 12
KühlelementeAnz. 12

Dekoration

BannerAnz. 3
TischdekorationAnz. 8
BilderrahmenAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
LED-LampenAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 3
BodenwischerAnz. 3
HandfegerAnz. 2

Catering

SpendendosenAnz. 3
KassenboxenAnz. 2
PreislisteAnz. 6
NamensschilderAnz. 40
KleingeldschalenAnz. 4
Einkäufe

Tipps

Lege Zweck und Zielbetrag fest, bevor du Plakate und Online-Beiträge erstellst. So kannst du in wenigen Sätzen erklären, wofür das Geld verwendet wird und welche Zahlungsarten möglich sind.
Ordne den Raum früh: Eingang, Spendenstelle, Buffet, Sitzplätze und Kleiderständer sollten getrennt funktionieren. Plane mindestens einen Helfer für die Begrüßung und einen für die Spendenabwicklung ein.
Teste Kartenterminals und Mobiltelefone spätestens am Vortag. Verpacke Bargeld getrennt vom Wechselgeld und bestimme eine Person, die die Spendenboxen während der Aktion im Blick behält.
Bereite Etiketten und Allergenkarten vor, bevor Snacks in Schüsseln oder Frischhaltedosen kommen. Bei Anmeldungen solltest du Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vor der Sammelaktion erfassen.
Kühle Getränke und Kühlelemente rechtzeitig und prüfe beim Abholen des Standortschlüssels den Saal, den Eingang und die Stromanschlüsse. Verlängerungskabel, Mehrweg-Geschirr und Servierzangen werden besonders leicht erst beim Aufbau vermisst.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Sammelaktion organisieren?: Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Zweck, Zielbetrag, Ort und Genehmigungen. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin laufen.
Wie viele Helfer braucht man für eine Sammelaktion?: Für eine kleine Sammelaktion solltest du mindestens 4 Helfer einplanen: zwei für Empfang und Spenden, einen für Buffet und Getränke sowie einen für Aufbau und Nachschub. Bei mehr als 50 Gästen brauchst du zusätzliche Personen für Kasse und Abbau.
Wie viel Wechselgeld braucht man für eine Sammelaktion?: Lege je nach erwarteten Barzahlungen etwa 10 bis 20 Prozent des geplanten Bargeldumsatzes als Wechselgeld zurück. Sortiere Münzen und Scheine vor Beginn und bewahre die Reserve nicht in der Spendenbox auf.
Wann sollte man Getränke und Snacks vorbereiten?: Kühle Getränke am Vorabend oder mindestens 3 Stunden vor Beginn, abhängig von der Menge und den Kühlboxen. Schneide und beschrifte Snacks möglichst am Veranstaltungstag, damit Allergenkarten und Portionen aktuell bleiben.

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