Zo organiseer je een Investeerdersdag zonder last-minute chaos

Begin met het doel van de Investeerdersdag en werk daarna terug vanaf het gewenste programma. Leg eerst de tijdlijn, locatie en rollen vast; bevestig vervolgens sprekers, deelnemers en catering. Vooral presentaties, dieetwensen en technische aansluitingen lopen snel achter als je ze niet op vaste momenten controleert. Plan daarom meerdere controlemomenten en maak de ontvangst zo praktisch mogelijk met naamkaartjes, welkomstmappen, routebordjes en een duidelijke netwerkindeling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en tijdschema uitwerken
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Catering reserveren
4
Sprekers en presentatoren bevestigen
5
Deelnemerslijst samenstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Aanmeldingen en dieetwensen controleren
10
Parkeer- en routegegevens versturen
11
Herinnering aan deelnemers sturen
12
Presentaties opvragen
13
Presentaties controleren
2 personen
14
Naamkaartjes maken
2 personen
15
Deelnemerslijst afdrukken
16
Programma's afdrukken
17
Route- en zaalbordjes maken
18
Netwerkindeling voorbereiden
2 personen
19
Welkomstmappen samenstellen
2 personen
20
Cateringbehoefte aan cateraar doorgeven
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Boodschappen controleren en opslaan
2 personen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Apparatuur en kabels testen
2 personen
25
Locatie schoonmaken
3 personen
26
Leveringen in ontvangst nemen
2 personen
27
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
28
Registratietafel inrichten
2 personen
29
Presentatieruimte inrichten
3 personen
30
Projector en scherm opstellen
2 personen
31
Microfoons en speakers opstellen
2 personen
32
Presentaties opnieuw testen
2 personen
33
Decoratie ophangen
3 personen
34
Naamkaartjes klaarleggen
35
Welkomstmappen klaarleggen
2 personen
36
Buffettafels inrichten
3 personen
37
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
38
Hapjes voorbereiden
4 personen
39
Dinerbuffet voorbereiden
4 personen
40
Afvalpunten plaatsen
2 personen
41
Zaal en entree nalopen
2 personen

Event

42
Deelnemers ontvangen
3 personen
43
Aanwezigheid registreren
2 personen
44
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
45
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
46
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
47
Presentaties technisch begeleiden
2 personen
48
Vragen uit de zaal verzamelen
49
Koffie en thee bijvullen
2 personen
50
Hapjes serveren
4 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Netwerktafels begeleiden
3 personen
53
Dinerbuffet openen
2 personen
54
Dinerbuffet aanvullen
4 personen
55
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
56
Servies en bestek aanvullen
2 personen
57
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
58
Dranken bijvullen tijdens diner
2 personen
59
Afsluitende woorden verzorgen
60
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen
61
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen

Nazorg

62
Buffet direct afbouwen
3 personen
63
Restanten veilig verpakken
2 personen
64
Servies en glazen afwassen
3 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
66
Apparatuur afkoppelen en inpakken
2 personen
67
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
68
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
69
Keuken en buffet schoonmaken
3 personen
70
Zaal en toiletten schoonmaken
3 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Gevonden voorwerpen afhandelen
73
Bedankbericht aan deelnemers sturen
74
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 8
Hoge bartafelsaantal 6
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Loungefauteuilsaantal 8
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 75
Koffielepelsaantal 75
Dinerbesteksetsaantal 75
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Tafellopersaantal 8
Naamkaartjesaantal 70
Programmaflyersaantal 70
Welkomstmappenaantal 70
Routebordjesaantal 8
Tafelnummerkaartenaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Ballonnenbundelsaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Presentatieklikker
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Sfeerlampenaantal 10
Ledlichtsnoerenaantal 4
Noodlampenaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 80
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Afwasbakkenaantal 3
Handdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Werk het programma eerst tot op 15 minuten uit. Reserveer naast presentaties ook tijd voor ontvangst, vragen, wissels en netwerken; die onderdelen lopen anders al vóór de lunch uit.
Bevestig sprekers uiterlijk 2 weken vooraf en vraag hun presentaties meteen op. Controleer lettertypen, video’s, beeldverhouding en de juiste versie voordat je alles op de laptop verzamelt.
Sluit de deelnemersregistratie ongeveer 7 dagen voor de bijeenkomst. Gebruik de definitieve lijst om naamkaartjes, welkomstmappen, programma’s, catering en dieetwensen op elkaar af te stemmen.
Test beamer, projectiescherm, laptop, kabels en presentaties minimaal 1 dag vooraf op de locatie. Leg reservekabels en een lokale kopie van alle bestanden klaar; vertrouw niet alleen op internet of de laptop van een spreker.
Maak de aankomst meetbaar eenvoudig: zet de registratietafel en routebordjes minstens 30 minuten vóór de eerste ontvangst klaar en houd de parkeer- en routegegevens al in de herinnering aan deelnemers bij.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een Investeerdersdag?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, programma en sprekers. Verstuur de uitnodiging ongeveer 6 weken van tevoren en sluit de deelnemerslijst circa 7 dagen voor het event.
Wanneer moet ik de presentaties van sprekers opvragen?: Vraag presentaties uiterlijk 2 weken vooraf op en controleer ze uiterlijk 3 werkdagen voor de Investeerdersdag. Plan daarnaast 1 technische test op locatie, minimaal 1 dag voor aanvang.
Hoeveel tijd moet je rekenen voor de ontvangst?: Reserveer meestal 30 tot 45 minuten voor registratie, koffie en het vinden van de zaal. Zet naamkaartjes, deelnemerslijst en welkomstmappen minstens 30 minuten vóór de ontvangst klaar.
Wanneer geef je dieetwensen door aan de cateraar?: Verzamel dieetwensen tot uiterlijk 7 dagen vooraf en controleer ze daarna nog één keer tegen de definitieve deelnemerslijst. Geef de aantallen direct door aan de cateraar en label afwijkende maaltijden bij het buffet.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.