Cómo organizar un Día de inversores sin perder detalles

Un Día de inversores funciona cuando el contenido, los asistentes y la logística avanzan en el mismo orden. Empieza por cerrar el programa y el lugar; después confirma ponentes, participantes, catering y necesidades dietéticas. En la última semana, concentra el trabajo en presentaciones, señalización, acreditaciones y pruebas técnicas. El día del evento, la mesa de registro, la conexión de red y los tiempos de cada intervención deben tener un responsable claro.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Elaborar el programa y el horario
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Reservar el catering
4
Confirmar ponentes y presentadores
5
Elaborar la lista de participantes
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Comprobar las inscripciones y las necesidades dietéticas
10
Enviar datos de aparcamiento y ruta
11
Enviar un recordatorio a los participantes
12
Solicitar presentaciones
13
Revisar las presentaciones
2 personas
14
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
15
Imprimir la lista de participantes
16
Imprimir programas
17
Hacer señales de ruta y salas
18
Preparar la distribución de la red
2 personas
19
Preparar carpetas de bienvenida
2 personas
20
Comunicar al catering las necesidades de catering
21
Hacer la compra
3 personas
22
Comprobar y guardar las compras
2 personas
23
Enfriar las bebidas
2 personas
24
Probar el equipo y los cables
2 personas
25
Limpiar el lugar
3 personas
26
Recibir las entregas
2 personas
27
Montar mesas y sillas
4 personas
28
Montar la mesa de registro
2 personas
29
Preparar el espacio de presentación
3 personas
30
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
31
Montar los micrófonos y altavoces
2 personas
32
Volver a probar las presentaciones
2 personas
33
Colgar la decoración
3 personas
34
Preparar tarjetas con nombres
35
Dejar listas las carpetas de bienvenida
2 personas
36
Montar mesas de buffet
3 personas
37
Montar el punto de café y té
2 personas
38
Preparar aperitivos
4 personas
39
Preparar el buffet de cena
4 personas
40
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
41
Revisar el salón y la entrada
2 personas

Evento

42
Recepción de participantes
3 personas
43
Registrar la asistencia
2 personas
44
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
45
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
46
Presentar la apertura
2 personas
47
Apoyar técnicamente las presentaciones
2 personas
48
Recoger preguntas del público
49
Reponer café y té
2 personas
50
Servir aperitivos
4 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Coordinar las mesas de networking
3 personas
53
Abrir el bufé de la cena
2 personas
54
Reponer el buffet de cena
4 personas
55
Servir por separado las comidas de dieta
2 personas
56
Reponer vajilla y cubertería
2 personas
57
Retirar las mesas entre tiempos
3 personas
58
Reponer las bebidas durante la cena
2 personas
59
Preparar las palabras de clausura
60
Coordinar la despedida y la salida
3 personas
61
Recoger los objetos olvidados
2 personas

Seguimiento

62
Desmontar el buffet de inmediato
3 personas
63
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
64
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
65
Recoger mesas y sillas
4 personas
66
Desconectar y empaquetar el equipo
2 personas
67
Retirar la decoración y la señalización
2 personas
68
Clasificar y retirar residuos
3 personas
69
Limpiar la cocina y el bufé
3 personas
70
Limpiar la sala y los baños
3 personas
71
Devolver el material prestado
2 personas
72
Gestionar objetos perdidos
73
Enviar mensaje de agradecimiento a los participantes
74
Archivar fotos y archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas rectangularescant. 8
Mesas altas de barcant. 6
Sillascant. 70
Mesa de registro
Mesas de buffetcant. 4
Butacas loungecant. 8
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 75
Platos de postrecant. 75
Tazas de cafécant. 70
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 75
Cucharillas de cafécant. 75
Juegos de cubiertos para cenacant. 75
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de aguacant. 8

Decoración

Mantelescant. 14
Manteles runnerscant. 8
Tarjetas de nombrecant. 70
Folletos del programacant. 70
Carpetas de bienvenidacant. 70
Carteles de rutacant. 8
Tarjetas con números de mesacant. 14
Arreglos floralescant. 8
Racimos de globoscant. 6

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 3
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 8
Clic de presentación
Baterías externascant. 4

Iluminación

Luces decorativascant. 10
Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Lámparas de emergenciacant. 2

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4

Limpieza

Bolsas de basuracant. 80
Guantes de limpiezacant. 6
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Fregaderoscant. 3
Toallascant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y reserva el lugar antes de enviar invitaciones. Deja al menos 4 semanas para confirmar ponentes, preparar el horario y comunicar la ruta y el aparcamiento.
Controla las inscripciones en una lista única y pide las preferencias dietéticas desde el primer formulario. Haz una comprobación final 5 días antes y transmite los cambios al catering.
Solicita las presentaciones con una fecha límite de 3 días antes. Revisa que cada archivo funcione en el portátil y el proyector previstos, y guarda una copia de respaldo.
Prepara con antelación las tarjetas de nombre, los programas, las carpetas de bienvenida y los carteles de ruta. Imprime la lista de participantes el mismo día o la víspera para incluir las últimas altas.
Haz una prueba completa de cables, pantalla, proyector y red antes de que lleguen los asistentes. Enfría las bebidas, coloca la mesa de registro y deja despejados los recorridos al menos 60 minutos antes del inicio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de inversores?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar y el catering, confirmar ponentes, enviar invitaciones y corregir las inscripciones sin trabajar con datos incompletos.
¿Cuándo hay que cerrar las necesidades dietéticas?: Recógelas durante la inscripción y haz una revisión final 5 días antes del evento. Envía entonces al catering el número actualizado de asistentes y cada restricción alimentaria.
¿Cuándo se deben entregar las presentaciones de los ponentes?: Pide los archivos como máximo 3 días antes. Así tendrás tiempo para revisar formatos, cargar el material en el portátil y probarlo con el proyector y la pantalla.
¿A qué hora hay que preparar la sala?: Reserva al menos 60 minutos antes de la llegada de los participantes para montar la mesa de registro, colocar programas y señalización, enfriar las bebidas y comprobar la tecnología.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.