Organiser une journée investisseurs, étape par étape

Une journée investisseurs se prépare d’abord autour d’un programme précis, puis se construit avec les intervenants, les participants et la logistique. Commence par réserver le lieu et le traiteur avant d’ouvrir les inscriptions. À l’approche de l’événement, verrouille les présentations, les besoins alimentaires, l’orientation sur place et le matériel de projection. Les derniers contrôles portent surtout sur les badges, les dossiers d’accueil, le réseau et les câbles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Élaborer le programme et le planning
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Réserver le catering
4
Confirmer les intervenants et les présentateurs
5
Établir la liste des participants
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Vérifier les inscriptions et les besoins alimentaires
10
Envoyer les informations de parking et d’itinéraire
11
Envoyer un rappel aux participants
12
Demander les présentations
13
Vérifier les présentations
2 personnes
14
Créer des badges nominatifs
2 personnes
15
Imprimer la liste des participants
16
Imprimer les programmes
17
Créer les panneaux de route et de salle
18
Préparer la configuration du réseau
2 personnes
19
Préparer les dossiers d'accueil
2 personnes
20
Transmettre les besoins de restauration au traiteur
21
Faire les courses
3 personnes
22
Vérifier et stocker les courses
2 personnes
23
Mettre les boissons au frais
2 personnes
24
Tester l’équipement et les câbles
2 personnes
25
Nettoyer le lieu
3 personnes
26
Réceptionner les livraisons
2 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Installer la table d'inscription
2 personnes
29
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
30
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
31
Installer les micros et les enceintes
2 personnes
32
Retester les présentations
2 personnes
33
Installer la décoration
3 personnes
34
Préparer les badges nominatifs
35
Préparer les dossiers d’accueil
2 personnes
36
Installer les tables de buffet
3 personnes
37
Installer le point café et thé
2 personnes
38
Préparer les en-cas
4 personnes
39
Préparer le buffet du dîner
4 personnes
40
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
41
Vérifier la salle et l'entrée
2 personnes

Événement

42
Accueillir les participants
3 personnes
43
Enregistrer la présence
2 personnes
44
Distribuer les badges
2 personnes
45
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
46
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
47
Assurer l’accompagnement technique des présentations
2 personnes
48
Recueillir les questions de la salle
49
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
4 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Encadrer les tables de réseautage
3 personnes
53
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
54
Réapprovisionner le buffet du dîner
4 personnes
55
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
56
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
57
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
58
Réapprovisionner les boissons pendant le dîner
2 personnes
59
Prononcer les mots de clôture
60
Accompagner les départs
3 personnes
61
Récupérer les objets oubliés
2 personnes

Suivi

62
Démonter le buffet immédiatement
3 personnes
63
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
64
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Débrancher et emballer le matériel
2 personnes
67
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
68
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
69
Nettoyer la cuisine et le buffet
3 personnes
70
Nettoyer la salle et les toilettes
3 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Gérer les objets trouvés
73
Envoyer un message de remerciement aux participants
74
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 8
Hautes tables de barqté 6
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Fauteuils loungeqté 8
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 75
Cuillères à caféqté 75
Sets de couverts pour le dînerqté 75
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Nappesqté 14
Chemins de tableqté 8
Badges nominatifsqté 70
Flyers du programmeqté 70
Dossiers d’accueilqté 70
Panneaux d’orientationqté 8
Cartes de numéros de tableqté 14
Compositions floralesqté 8
Bouquets de ballonsqté 6

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 8
Cliqueur de présentation
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 10
Guirlandes LEDqté 4
Lampes de secoursqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4

Nettoyage

Sacs poubelleqté 80
Gants de nettoyageqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Bacs à vaisselleqté 3
Serviettesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commence par établir le programme et le planning, puis réserve le lieu et le traiteur en fonction du nombre attendu. Prévois des horaires distincts pour les présentations, les échanges et les repas afin d’éviter les retards en cascade.
Confirme les intervenants et les présentateurs plusieurs semaines avant la date prévue, puis demande leurs présentations au plus tard 5 jours avant. Vérifie chaque fichier sur l’ordinateur portable et le vidéoprojecteur, y compris les vidéos, les polices et les liens.
Ferme les inscriptions 3 à 5 jours avant la journée investisseurs pour contrôler les besoins alimentaires et transmettre un nombre fiable au traiteur. Imprime ensuite la liste des participants et prépare les badges nominatifs à partir de la version finale.
Envoie les informations de parking et d’itinéraire avec un rappel 48 heures avant l’événement. Installe les panneaux d’orientation dès l’ouverture du lieu : les participants ne doivent pas chercher la salle, l’inscription ou le vestiaire.
Teste le réseau, l’écran de projection, le vidéoprojecteur et tous les câbles avant l’arrivée des invités, idéalement la veille. Refroidis les boissons, vérifie les courses et prépare les dossiers d’accueil pour que l’équipe puisse accueillir les participants sans improviser.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée investisseurs ?: Envoie les invitations 4 à 6 semaines avant la date prévue, avec le programme provisoire, le lieu et les modalités d’inscription. Prévois un rappel 48 heures avant l’événement.
Quand confirmer le traiteur pour une journée investisseurs ?: Réserve le traiteur dès que le lieu et le format sont définis, idéalement 3 à 4 semaines à l’avance. Transmets le nombre final de participants et les besoins alimentaires 3 à 5 jours avant.
Quand demander les présentations aux intervenants ?: Demande les présentations au plus tard 5 jours avant la journée investisseurs et vérifie-les dès réception. Garde une version finale sur l’ordinateur de présentation et une copie de secours.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévois au moins 3 heures avant l’arrivée des participants pour installer les tables, les chaises, l’inscription, les panneaux et le matériel technique. Ajoute 30 minutes pour un test complet des câbles, du réseau et de la projection.

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