Zo organiseer je een Investeerdersdag

Begin met het doel van de Investeerdersdag en werk daarna in vaste volgorde: datum en programma, locatie, sprekers en genodigden. Plan vroeg ruimte voor presentaties, gesprekken en ontvangst, zodat techniek en opstelling daarop aansluiten. Verzamel dieetwensen en vervoersinformatie al bij de aanmelding. De meeste problemen ontstaan doordat presentaties, adapters, microfoons en de definitieve gastenlijst pas op het laatste moment worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Sprekers bevestigen
2 personen
4
Investeerders selecteren
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vervoersinformatie delen
10
Naamkaartjes ontwerpen
11
Presentaties verzamelen
12
Presentaties controleren
2 personen
13
Catering reserveren
14
Technische benodigdheden reserveren
15
Parkeerinformatie voorbereiden
16
Aanmeldingen bevestigen
17
Definitieve gastenlijst maken
18
Naamkaartjes afdrukken
19
Hand-outs afdrukken
2 personen
20
Presentaties op USB zetten
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Cateringdetails bevestigen
23
Locatie inspecteren
2 personen
24
Ruimte indelen
2 personen
25
Tafels opstellen
3 personen
26
Stoelen opstellen
3 personen
27
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
28
Naamkaartjes klaarleggen
29
Hand-outs klaarleggen
2 personen
30
Podiumachtergrond plaatsen
2 personen
31
Bewegwijzering ophangen
2 personen
32
Presentaties testen
2 personen
33
Microfoons testen
2 personen
34
Verlichting controleren
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Koffiepunt inrichten
2 personen
37
Buffet opbouwen
3 personen
38
Servies klaarzetten
2 personen
39
Catering controleren
2 personen

Event

40
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
41
Gasten registreren
2 personen
42
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
43
Programma aankondigen
44
Presentaties begeleiden
2 personen
45
Vragen uit de zaal verzamelen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Koffie en thee bijvullen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
50
Buffet aanvullen
3 personen
51
Diner serveren
4 personen
52
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
53
Tafels afruimen
3 personen
54
Dessert serveren
2 personen
55
Slotwoord begeleiden
56
Afscheidsdrankjes serveren
2 personen
57
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

58
Apparatuur uitschakelen
2 personen
59
Decoratie afbouwen
3 personen
60
Servies verzamelen
3 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Keuken schoonmaken
2 personen
64
Zaal schoonmaken
3 personen
65
Verloren voorwerpen verzamelen
66
Locatie opleveren
2 personen
67
Huurmaterialen retourneren
2 personen
68
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
69
Presentaties archiveren
70
Bedankbericht versturen
71
Contactgegevens opvolgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Ontvangsttafel
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 12
Sprekersstoel
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Presentatieklikkeraantal 2
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Powerbanksaantal 4
USB-sticksaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Koffielepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 8

Decoratie

Tafelkleedensetsaantal 10
Naamkaarthoudersaantal 70
Naamkaartjesaantal 80
Programmaboekjesaantal 80
Bedrijfsvlaggenaantal 4
Plantenaantal 8
Ledkaarsenaantal 24
Pennenaantal 80
Notitieblokkenaantal 80
Pijlbordenaantal 8
Presentatiebannersaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg eerst het programma vast en reserveer daarna de locatie, catering en technische benodigdheden op basis van het verwachte aantal investeerders en sprekers. Zo voorkom je een ruimte met te weinig stoelen of een opstelling die niet past bij presentaties.
Bevestig sprekers ruim vóór de uitnodigingen worden verstuurd en vraag hun presentaties vooraf aan. Controleer elk bestand op de laptop en zet een kopie op een USB-stick; neem ook HDMI-kabels en adapters mee.
Verwerk aanmeldingen doorlopend en verzamel dieetwensen, parkeerinformatie en vervoersgegevens in dezelfde registratie. Maak uiterlijk kort voor de dag één definitieve gastenlijst voor naamkaartjes, catering en ontvangst.
Plan een technische test op locatie voordat gasten arriveren. Test beamer, projectiescherm, draadloze microfoons, presentatieklikker, stekkerdozen en verlengkabels samen met de laptop die tijdens het programma wordt gebruikt.
Richt de ruimte eerst in met tafels en stoelen en maak daarna de ontvangst- en buffettafels klaar. Leg naamkaartjes, hand-outs en waterglazen vóór de start klaar; controleer bovendien of presentatoren kunnen zitten en hun materialen makkelijk bereiken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Investeerdersdag organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Bevestig sprekers en verstuur uitnodigingen zodra het programma voldoende vaststaat, zodat je aanmeldingen en dieetwensen tijdig kunt verwerken.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een Investeerdersdag?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken voor de bijeenkomst. Vraag om aanmelding binnen 2 tot 3 weken, zodat je daarna catering, naamkaartjes, stoelen en hand-outs definitief kunt maken.
Hoe voorkom je technische problemen tijdens een Investeerdersdag?: Plan uiterlijk 1 dag vooraf een volledige test met de beamer, het scherm, de laptop, HDMI-adapters, microfoons en presentatieklikker. Bewaar alle presentaties daarnaast op een USB-stick en controleer de bestanden nogmaals op de ochtend zelf.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een Investeerdersdag?: Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, ontvangst, catering en techniek. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor de geluids- en presentatietest, zodat je problemen niet oplost terwijl gasten binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.