Cómo organizar un Día de inversores sin perder detalles
Un Día de inversores necesita una coordinación más precisa que una reunión normal: el programa, los ponentes, las presentaciones y los tiempos de cada intervención deben encajar. Empieza fijando la fecha y la agenda antes de reservar el lugar o enviar invitaciones. Después, trabaja en paralelo las confirmaciones, el catering y los medios técnicos. La última semana sirve para cerrar la lista de asistentes, revisar el espacio y probar el equipo, no para resolver decisiones básicas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Confirmar ponentes
2 personas
- 4
Seleccionar inversores
2 personas
- 5
Redactar invitaciones
- 6
Enviar invitaciones
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Compartir la información de transporte
- 10
Diseñar tarjetas de nombre
- 11
Recopilar las presentaciones
- 12
Revisar las presentaciones
2 personas
- 13
Reservar el catering
- 14
Reservar material técnico
- 15
Preparar la información de aparcamiento
- 16
Confirmar inscripciones
- 17
Hacer la lista definitiva de invitados
- 18
Imprimir las tarjetas con nombres
- 19
Imprimir folletos
2 personas
- 20
Poner las presentaciones en USB
- 21
Hacer la compra
2 personas
- 22
Confirmar los detalles del catering
- 23
Inspeccionar el lugar
2 personas
- 24
Distribuir el espacio
2 personas
- 25
Montar mesas
3 personas
- 26
Colocar las sillas
3 personas
- 27
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 28
Preparar tarjetas con nombres
- 29
Dejar listos los folletos
2 personas
- 30
Colocar el fondo del escenario
2 personas
- 31
Colgar señalización
2 personas
- 32
Probar presentaciones
2 personas
- 33
Probar los micrófonos
2 personas
- 34
Comprobar la iluminación
- 35
Enfriar las bebidas
2 personas
- 36
Montar el punto de café
2 personas
- 37
Montar el buffet
3 personas
- 38
Preparar la vajilla
2 personas
- 39
Comprobar el catering
2 personas
Evento
- 40
Atender la recepción
2 personas
- 41
Registrar a los invitados
2 personas
- 42
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
- 43
Anunciar el programa
- 44
Coordinar presentaciones
2 personas
- 45
Recoger preguntas del público
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Reponer café y té
- 48
Servir aperitivos
3 personas
- 49
Guiar el cóctel de networking
3 personas
- 50
Reponer el bufé
3 personas
- 51
Servir la cena
4 personas
- 52
Servir comidas especiales
2 personas
- 53
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
- 54
Servir el postre
2 personas
- 55
Guiar el discurso de clausura
- 56
Servir las bebidas de despedida
2 personas
- 57
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 58
Apagar el equipo
2 personas
- 59
Desmontar la decoración
3 personas
- 60
Recoger la vajilla
3 personas
- 61
Recoger la basura
3 personas
- 62
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 63
Limpiar la cocina
2 personas
- 64
Limpiar la sala
3 personas
- 65
Recoger objetos perdidos
- 66
Entregar la ubicación
2 personas
- 67
Devolver el material alquilado
2 personas
- 68
Guardar las compras sobrantes
2 personas
- 69
Archivar presentaciones
- 70
Enviar mensaje de agradecimiento
- 71
Dar seguimiento a los datos de contacto
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas rectangularescant. 10
- Sillascant. 70
- Mesa de recepción
- Mesas de buffetcant. 4
- Taburetescant. 12
- Atril para ponente
- Percheroscant. 2
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátilcant. 2
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 3
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soporte de micrófono
- Clic de presentacióncant. 2
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Baterías externascant. 4
- Memorias USBcant. 4
Vajilla
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de vinocant. 80
- Tazas de cafécant. 80
- Platos de cenacant. 80
- Platos de postrecant. 80
- Cuchilloscant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cucharascant. 80
- Cucharillas de cafécant. 80
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Bandejas de servircant. 8
Decoración
- Sets de mantelescant. 10
- Portatarjetas de nombrecant. 70
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Programascant. 80
- Banderas de la empresacant. 4
- Plantascant. 8
- Velas LEDcant. 24
- Bolígrafoscant. 80
- Bloc de notascant. 80
- Carteles direccionalescant. 8
- Banners de presentacióncant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas de piecant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Escobas de manocant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Paños de microfibracant. 20
- Escobillas de bañocant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de redactar las invitaciones. Reserva bloques concretos para cada ponente y deja al menos 10-15 minutos entre intervenciones para preguntas, cambios y desplazamientos.
- Confirma a los ponentes y recopila sus presentaciones con varios días de margen. Revisa cada archivo en el portátil que se utilizará y guarda una copia en una memoria USB por si falla la conexión o el ordenador.
- No esperes al último momento para gestionar las inscripciones. Recoge las preferencias dietéticas junto con la confirmación y entrega al catering una cifra definitiva, idealmente 3-5 días antes del evento.
- Haz una inspección del lugar antes del montaje. Comprueba la ubicación de la mesa de recepción, el atril, la pantalla, las mesas del buffet, los enchufes y el recorrido de los cables para evitar obstáculos.
- Prepara la llegada de los inversores con tarjetas de nombre, información de transporte y aparcamiento. Imprime algunas tarjetas adicionales y coloca la recepción de forma que el registro no bloquee la entrada ni el acceso al guardarropa.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un Día de inversores?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del evento, cuando la fecha, el lugar y el programa provisional estén cerrados. Fija una fecha límite de respuesta aproximadamente 7 días antes para poder confirmar catering y distribución de mesas.
- ¿Con cuánta antelación hay que confirmar las presentaciones de los ponentes?
- Pide los archivos al menos 7 días antes y haz una revisión técnica 2-3 días antes. Guarda todas las presentaciones en el portátil y en una memoria USB, con una copia ordenada según el programa.
- ¿Cuándo se debe cerrar la lista definitiva de invitados?
- Ciérrala entre 3 y 5 días antes del Día de inversores. Ese plazo permite imprimir las tarjetas con nombres, ajustar las sillas y comunicar al catering el número final y las necesidades dietéticas.
- ¿Qué hay que probar del equipo técnico antes del evento?
- Prueba el proyector, la pantalla, el portátil, los cables HDMI, los adaptadores, los micrófonos inalámbricos y el clic de presentación al menos 2 horas antes de recibir a los invitados. Comprueba también las regletas, los alargadores y las baterías externas.
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