Organiser une journée des investisseurs sans rien laisser au hasard
Une journée des investisseurs se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu et le programme, puis les intervenants, les invitations et la logistique. Prévoyez plusieurs points de contrôle, car les oublis concernent souvent les présentations, les besoins alimentaires et les adaptateurs vidéo. Ce guide vous aide à avancer étape par étape jusqu’à l’accueil des participants, avec un plan clair pour les inscriptions, le catering, l’installation et les tests techniques.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Réserver le lieu
- 3
Confirmer les intervenants
2 personnes
- 4
Sélectionner les investisseurs
2 personnes
- 5
Rédiger les invitations
- 6
Envoyer les invitations
- 7
Traiter les inscriptions
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Partager les informations de transport
- 10
Concevoir les badges nominatifs
- 11
Rassembler les présentations
- 12
Vérifier les présentations
2 personnes
- 13
Réserver le catering
- 14
Réserver le matériel technique
- 15
Préparer les informations de stationnement
- 16
Confirmer les inscriptions
- 17
Établir la liste définitive des invités
- 18
Imprimer les badges nominatifs
- 19
Imprimer les documents
2 personnes
- 20
Mettre les présentations sur une clé USB
- 21
Faire les courses
2 personnes
- 22
Confirmer les détails du catering
- 23
Inspecter le lieu
2 personnes
- 24
Répartir l’espace
2 personnes
- 25
Installer les tables
3 personnes
- 26
Installer les chaises
3 personnes
- 27
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
- 28
Préparer les badges nominatifs
- 29
Préparer les documents à distribuer
2 personnes
- 30
Installer le fond de scène
2 personnes
- 31
Installer la signalétique
2 personnes
- 32
Tester les présentations
2 personnes
- 33
Tester les microphones
2 personnes
- 34
Vérifier l'éclairage
- 35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 36
Mettre en place le point café
2 personnes
- 37
Monter le buffet
3 personnes
- 38
Préparer la vaisselle
2 personnes
- 39
Vérifier le catering
2 personnes
Événement
- 40
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
- 41
Enregistrer les invités
2 personnes
- 42
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
- 43
Annoncer le programme
- 44
Animer les présentations
2 personnes
- 45
Recueillir les questions de la salle
- 46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 47
Réapprovisionner le café et le thé
- 48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 49
Animer le cocktail networking
3 personnes
- 50
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
- 51
Servir le dîner
4 personnes
- 52
Servir les repas diététiques
2 personnes
- 53
Dégager les tables
3 personnes
- 54
Servir le dessert
2 personnes
- 55
Prononcer le mot de clôture
- 56
Servir les boissons d’au revoir
2 personnes
- 57
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
- 58
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 59
Démonter la décoration
3 personnes
- 60
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 61
Rassembler les déchets
3 personnes
- 62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 63
Nettoyer la cuisine
2 personnes
- 64
Nettoyer la salle
3 personnes
- 65
Rassembler les objets perdus
- 66
Remettre le lieu en état
2 personnes
- 67
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 68
Ranger les courses restantes
2 personnes
- 69
Archiver les présentations
- 70
Envoyer un message de remerciement
- 71
Relancer les coordonnées
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables rectangulairesqté 10
- Chaisesqté 70
- Table d’accueil
- Tables de buffetqté 4
- Tabouretsqté 12
- Pupitre de conférencier
- Portants à vêtementsqté 2
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portableqté 2
- Câbles HDMIqté 3
- Adaptateurs HDMIqté 3
- Microphones sans filqté 2
- Pied de microphone
- Cliqueur de présentationqté 2
- Multiprisesqté 6
- Rallongesqté 6
- Batteries externesqté 4
- Clés USBqté 4
Vaisselle
- Verres à eauqté 80
- Verres à vinqté 80
- Tasses à caféqté 80
- Assiettes de dînerqté 80
- Assiettes à dessertqté 80
- Couteauxqté 80
- Fourchettesqté 80
- Cuillèresqté 80
- Cuillères à caféqté 80
- Louchesqté 12
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 6
- Bacs à glaçonsqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 2
- Couteaux de cuisineqté 3
- Plateaux de serviceqté 8
Décoration
- Sets de nappesqté 10
- Porte-nomsqté 70
- Badges nominatifsqté 80
- Brochures du programmeqté 80
- Drapeaux d'entrepriseqté 4
- Plantesqté 8
- Bougies LEDqté 24
- Stylosqté 80
- Blocs-notesqté 80
- Panneaux indicateursqté 8
- Bannières de présentationqté 2
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 6
- Lampadairesqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Balais à mainqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Chiffons microfibresqté 20
- Brosses de toilettesqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par bloquer la date, le lieu et le programme avant d’inviter qui que ce soit. Gardez au moins 4 à 6 semaines entre l’envoi des invitations et la journée pour confirmer les investisseurs et les intervenants.
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu 10 à 14 jours avant l’événement. Transmettez la liste définitive au traiteur au plus tard 5 jours avant.
- Rassemblez toutes les présentations au moins 72 heures avant l’accueil et testez-les sur l’ordinateur, le vidéoprojecteur et l’écran prévus. Conservez une copie sur deux clés USB et vérifiez les câbles HDMI ainsi que les adaptateurs.
- Établissez la liste définitive des invités 3 à 5 jours avant l’événement, puis imprimez les badges nominatifs avec une marge d’environ 10 % pour les corrections et les arrivées imprévues.
- Inspectez le lieu la veille et répartissez clairement l’espace entre accueil, conférence, buffet et vestiaire. Le jour même, prévoyez 90 minutes pour installer les tables, les chaises, la technique et les documents, puis faites un test son et image complet.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une journée des investisseurs ?
- Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer les intervenants, envoyer les invitations et finaliser les inscriptions.
- Quand envoyer les invitations pour une journée des investisseurs ?
- Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant l’événement afin de confirmer le catering, les badges et la liste d’accueil.
- Quand faut-il vérifier les présentations et le matériel technique ?
- Récupérez les présentations 72 heures avant, puis effectuez un test complet la veille. Vérifiez notamment le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, le cliqueur, les câbles, les adaptateurs et les multiprises.
- Combien de temps prévoir pour installer la salle ?
- Comptez au moins 90 minutes avant l’arrivée des invités. Ajoutez 30 minutes de marge si les tables, le buffet, le vestiaire ou le matériel technique doivent être installés par votre équipe.
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