Zo organiseer je een internationaal congres

Begin met de congresdatum, het programma en de beschikbare zalen; die bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Reserveer daarna vroeg de locatie, catering, audiovisuele techniek en tolkvoorzieningen, en bevestig sprekers en moderators schriftelijk. Open de registratie pas wanneer taalindeling, dieetvragen en praktische reisinformatie klaarstaan. In de laatste week draait alles om controles: deelnemerslijst, badges, presentaties, hotelkamers en het definitieve aantal maaltijden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Congresdatum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zalen reserveren
2 personen
3
Catering en dieetopties reserveren
2 personen
4
Audiovisuele apparatuur reserveren
2 personen
5
Sprekers en moderators bevestigen
2 personen
6
Internationale uitnodiging opstellen
2 personen
7
Aanmeldformulier publiceren
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
2 personen
11
Reisgegevens sprekers verzamelen
2 personen
12
Hotelkamers voor sprekers vastleggen
2 personen
13
Programma vertalen
2 personen
14
Naambadges voorbereiden
2 personen
15
Deelnemerslijst controleren
2 personen
16
Sprekerspresentaties verzamelen
2 personen
17
Presentaties technisch controleren
2 personen
18
Taalindeling per sessie vastleggen
2 personen
19
Route- en parkeerinformatie versturen
2 personen
20
Definitief aantal deelnemers doorgeven
2 personen
21
Cateringbestelling bevestigen
2 personen
22
Vrijwilligersinstructies afdrukken
2 personen
23
Materialen en badges sorteren
2 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Registratiebalie voorbereiden
3 personen
27
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
28
Podium en spreektafel plaatsen
4 personen
29
Projectoren en schermen opstellen
3 personen
30
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
31
Tolkapparatuur installeren
3 personen
32
Presentaties op de laptop zetten
2 personen
33
Microfoons en presentaties testen
3 personen
34
Koffie- en theepunten inrichten
3 personen
35
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
36
Bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

37
Sprekers ontvangen
2 personen
38
Deelnemers registreren
5 personen
39
Congresmappen uitdelen
3 personen
40
Openingssessie begeleiden
3 personen
41
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
42
Simultaanvertaling ondersteunen
2 personen
43
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
44
Koffie en thee bijvullen
3 personen
45
Vragenronde begeleiden
2 personen
46
Lunch- en koffieruimte schoonhouden
2 personen
47
Avondbuffet opbouwen
4 personen
48
Avondbuffet bedienen
5 personen
49
Dranken bijvullen
3 personen
50
Servies en glazen aanvullen
2 personen
51
Avondsessie begeleiden
3 personen
52
Afsluiting en bedankwoord verzorgen
2 personen
53
Deelnemers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

54
Apparatuur veilig uitschakelen
3 personen
55
Eten en drinken opruimen
4 personen
56
Servies verzamelen en afwassen
4 personen
57
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
58
Zalen schoonmaken
4 personen
59
Meubilair terugplaatsen
4 personen
60
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
61
Huurapparatuur retourneren
3 personen
62
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
63
Deelnemersbedankmail versturen
2 personen
64
Presentaties aan deelnemers verzenden
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 170
Tafelsaantal 28
Registratietafelsaantal 3
Spreektafel
Podiumdelenaantal 6
Garderoberekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projectorenaantal 3
Projectieschermenaantal 3
Presentatieklikkersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekersaantal 6
Mengpanelenaantal 2
Verlenghaspelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 12
HDMI-kabelsaantal 8
HDMI-adaptersaantal 6
Tolkkoffersaantal 80
Tolkozendersaantal 4
Tolkmicrofoonsaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Waterglazenaantal 220
Wijnglazenaantal 180
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Serveerschalenaantal 24
Koffiekannenaantal 12
Waterkannenaantal 16

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 4
Koelboxenaantal 8
IJscontainersaantal 4
Serveerlepelsaantal 12
Opscheptangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 28
Podiumachtergrondenaantal 2
Vlaggen internationaalaantal 12
Bloemstukkenaantal 8

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Staande lampenaantal 4

Catering

Naambadgesaantal 180
Badgehoudersaantal 180
Lanyardsaantal 180
Congresmappenaantal 180
Programmafoldersaantal 180
Pennenaantal 200
Notitieblokkenaantal 180
Tafelnummerkaartenaantal 30
Buffetkaartjesaantal 30
Boodschappen
Kledinghangersaantal 180
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 24
Tafelnummersaantal 30
Bezoekerspolsbandjesaantal 180

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Tips

Plan per sessie vooraf de voertaal en eventuele tolkbehoefte. Tolkkoffers, tolkozenders en tolkmicrofoons moeten niet alleen besteld, maar ook in de betreffende zaal getest worden.
Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen, taalvoorkeur en reisgegevens uit. Geef de cateraar het definitieve aantal deelnemers pas door nadat je de lijst hebt gecontroleerd, zodat last-minute wijzigingen zichtbaar zijn.
Laat sprekers hun presentaties uiterlijk enkele dagen voor het congres aanleveren. Controleer elke presentatie op lettertypen, video, beeldverhouding, HDMI-adapters en de juiste presentatieklikker.
Maak voor internationale gasten één praktische route-instructie met locatie, parkeren, openbaar vervoer en hotelinformatie. Verstuur die niet pas op de congresdag, maar zodra de locatie en hotelkamers definitief zijn.
Richt de registratie in met aparte registratietafels en gesorteerde badges. Leg vrijwilligersinstructies, deelnemerslijst en materialen de avond ervoor klaar; zo blijft de ontvangst niet afhankelijk van het zoeken naar spullen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een internationaal congres organiseren?: Begin bij voorkeur 9 tot 12 maanden vooraf met datum, programma, locatie en zalen. Reserveer sprekers, tolken, hotelkamers en techniek zo vroeg mogelijk; de laatste 2 weken gebruik je voor bevestigingen en controles.
Wanneer moet je de uitnodigingen voor een internationaal congres versturen?: Stuur een eerste uitnodiging ongeveer 4 tot 6 maanden vooraf, zodra datum, locatie en hoofdprogramma vaststaan. Verstuur praktische route-, parkeer- en hotelinformatie uiterlijk 2 weken voor het congres.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de technische controle van een congres?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor een volledige controle van projectoren, schermen, laptops, microfoons, mengpanelen, kabels en tolkapparatuur. Test daarnaast iedere presentatie afzonderlijk en controleer de opstelling opnieuw op de congresdag.
Wanneer geef je het definitieve aantal deelnemers door aan de catering?: Controleer de deelnemerslijst en dieetwensen ongeveer 5 tot 7 dagen vooraf en geef dan het definitieve aantal door. Houd een kleine marge aan voor bevestigde wijzigingen, maar voorkom een bestelling op basis van oude registraties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.