Einen internationalen Kongress organisieren

Ein internationaler Kongress steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Lege zuerst Datum, Programm und Räume fest, bevor du Catering, Technik und Referenten verbindlich buchst. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Übersetzungen und die Erfassung von Reise- und Ernährungsdaten. In den letzten Tagen zählen vor allem technische Proben, Namensschilder, Sprachaufteilung und klare Anweisungen für das Helferteam.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Kongressdatum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location und Räume reservieren
2 Personen
3
Catering und Diätoptionen buchen
2 Personen
4
Audiovisuelle Ausrüstung reservieren
2 Personen
5
Redner und Moderatoren bestätigen
2 Personen
6
Internationale Einladung erstellen
2 Personen
7
Anmeldeformular veröffentlichen
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
11
Reisedaten der Referenten erfassen
2 Personen
12
Hotelzimmer für Sprecher buchen
2 Personen
13
Programm übersetzen
2 Personen
14
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
15
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
16
Vorträge der Referenten sammeln
2 Personen
17
Präsentationen technisch prüfen
2 Personen
18
Sprachenaufteilung pro Session festlegen
2 Personen
19
Routen- und Parkinformationen versenden
2 Personen
20
Endgültige Teilnehmerzahl mitteilen
2 Personen
21
Cateringbestellung bestätigen
2 Personen
22
Freiwilligenanweisungen drucken
2 Personen
23
Materialien und Namensschilder sortieren
2 Personen
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Getränke kalt stellen
2 Personen
26
Registrierungstheke vorbereiten
3 Personen
27
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
28
Bühne und Rednerpult aufstellen
4 Personen
29
Projektoren und Leinwände aufbauen
3 Personen
30
Musikanlage anschließen
3 Personen
31
Mautgerät installieren
3 Personen
32
Präsentationen auf den Laptop laden
2 Personen
33
Mikrofone und Präsentationen testen
3 Personen
34
Kaffee- und Teestationen einrichten
3 Personen
35
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
36
Beschilderung anbringen
2 Personen

Event

37
Referenten empfangen
2 Personen
38
Teilnehmer registrieren
5 Personen
39
Tagungsmappen verteilen
3 Personen
40
Eröffnungssession begleiten
3 Personen
41
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
42
Simultanübersetzung unterstützen
2 Personen
43
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
44
Kaffee und Tee nachfüllen
3 Personen
45
Fragerunde moderieren
2 Personen
46
Lunch- und Kaffeebereich sauber halten
2 Personen
47
Abendbuffet aufbauen
4 Personen
48
Abendbuffet servieren
5 Personen
49
Getränke nachfüllen
3 Personen
50
Geschirr und Gläser auffüllen
2 Personen
51
Abendsession betreuen
3 Personen
52
Abschluss und Dankesrede übernehmen
2 Personen
53
Teilnehmer verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

54
Ausrüstung sicher abschalten
3 Personen
55
Essen und Getränke aufräumen
4 Personen
56
Geschirr einsammeln und abwaschen
4 Personen
57
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
58
Räume reinigen
4 Personen
59
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
60
Dekoration und Wegweiser entfernen
2 Personen
61
Leihgeräte zurückgeben
3 Personen
62
Übrig gebliebene Materialien lagern
2 Personen
63
Dankesmail an die Teilnehmer versenden
2 Personen
64
Präsentationen an Teilnehmende senden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 170
TischeAnz. 28
RegistrierungstischeAnz. 3
Rednertisch
BühnenelementeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
ProjektorenAnz. 3
ProjektionsleinwändeAnz. 3
PräsentationsklickerAnz. 3
FunkmikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherAnz. 6
MischpulteAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 12
HDMI-KabelAnz. 8
HDMI-AdapterAnz. 6
DolmetskofferAnz. 80
SprachdolmetscherAnz. 4
Dolmetscher-MikrofoneAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
WassergläserAnz. 220
WeingläserAnz. 180
TellerAnz. 220
BestecksetsAnz. 220
ServierschalenAnz. 24
KaffeekannenAnz. 12
WasserkannenAnz. 16

Küche

KaffeemaschinenAnz. 4
WasserkocherAnz. 4
KühlboxenAnz. 8
EisbehälterAnz. 4
ServierlöffelAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 28
BühnenhintergründeAnz. 2
Internationale FlaggenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
StehlampenAnz. 4

Catering

NamensschilderAnz. 180
BadgehalterAnz. 180
LanyardsAnz. 180
TagungsmappenAnz. 180
ProgrammhefteAnz. 180
StifteAnz. 200
NotizblöckeAnz. 180
TischnummernkartenAnz. 30
Buffet-SchilderAnz. 30
Einkäufe
KleiderbügelAnz. 180
HinweispfeileAnz. 24
TischnummernAnz. 30
BesucherarmbänderAnz. 180

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 12

Tipps

Plane Räume und Technik gemeinsam: Prüfe pro Session Projektor, Leinwand, Laptop, Mikrofone und HDMI-Adapter und führe mindestens einen vollständigen Techniktest vor dem Kongress durch.
Lege die Sprachenaufteilung früh fest. Bestätige Dolmetscher, Dolmetscher-Mikrofone und Dolmetschkoffer spätestens vier Wochen vor Beginn, damit Programm und Beschilderung zusammenpassen.
Erfasse bei der Anmeldung neben Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und Reisedaten der Referenten. Übermittle die endgültige Teilnehmerzahl dem Catering nicht erst am Veranstaltungstag, sondern nach dem vereinbarten Anmeldeschluss.
Sammle alle Vorträge vorab und prüfe jede Präsentation technisch. Bitte Referenten, ihre Dateien spätestens 48 Stunden vor Beginn zu schicken, statt erst beim Einlass mit unbekannten Formaten zu arbeiten.
Bereite Registrierungstische, Namensschilder, Teilnehmerliste und sortierte Materialien am Vortag vor. Stelle Getränke erst kurz vor dem Einlass kalt und drucke die Anweisungen für Freiwillige ebenfalls vorher aus.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen internationalen Kongress planen?: Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vorher. Räume, Referenten, Dolmetscher und internationale Einladungen brauchen deutlich mehr Vorlauf als die Anmeldung selbst.
Wann muss das Kongressprogramm feststehen?: Eine belastbare Programmstruktur sollte 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress stehen. Die endgültige Sprachenaufteilung und die übersetzte Fassung solltest du spätestens 4 Wochen vorher versenden.
Wie viele Techniktests braucht ein internationaler Kongress?: Plane mindestens einen vollständigen Test am Vortag und einen kurzen Funktionstest am Veranstaltungsmorgen ein. Prüfe dabei jede Präsentation, alle Mikrofone, Lautsprecher, Projektoren und Dolmetscherkanäle.
Wann muss man die endgültige Teilnehmerzahl an das Catering melden?: Melde die Zahl nach dem Ende der Anmeldefrist und bestätige sie nochmals 3 bis 5 Werktage vor dem Kongress. Ernährungsoptionen sollten bereits in der Anmeldung erfasst und getrennt ausgewiesen werden.

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