Organiser un congrès international sans perdre le fil

Un congrès international se prépare d’abord comme un projet à étapes, pas comme une simple journée de conférences. Commencez par fixer la date, le programme et les salles, puis verrouillez les intervenants, les inscriptions, la restauration et la technique. Les sujets qui prennent le plus souvent du retard sont la traduction, les informations de voyage, les présentations et les besoins alimentaires. Prévoyez aussi une vérification finale des participants et du matériel avant l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme du congrès
2 personnes
2
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
3
Réserver la restauration et les options alimentaires
2 personnes
4
Réserver le matériel audiovisuel
2 personnes
5
Confirmer les intervenants et les modérateurs
2 personnes
6
Rédiger l’invitation internationale
2 personnes
7
Publier le formulaire d'inscription
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
11
Recueillir les informations de voyage des intervenants
2 personnes
12
Réserver des chambres d’hôtel pour les intervenants
2 personnes
13
Traduire le programme
2 personnes
14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
15
Vérifier la liste des participants
2 personnes
16
Rassembler les présentations des intervenants
2 personnes
17
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
18
Définir la répartition linguistique par session
2 personnes
19
Envoyer les informations d’itinéraire et de parking
2 personnes
20
Communiquer le nombre définitif de participants
2 personnes
21
Confirmer la commande traiteur
2 personnes
22
Imprimer les consignes des bénévoles
2 personnes
23
Trier le matériel et les badges
2 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
26
Préparer le comptoir d'inscription
3 personnes
27
Installer les tables et les chaises
6 personnes
28
Installer la scène et le pupitre
4 personnes
29
Installer les projecteurs et les écrans
3 personnes
30
Raccorder la sonorisation
3 personnes
31
Installer l'équipement de péage
3 personnes
32
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
2 personnes
33
Tester les microphones et les présentations
3 personnes
34
Aménager des espaces café et thé
3 personnes
35
Mettre en place le buffet du déjeuner
4 personnes
36
Installer la signalétique
2 personnes

Événement

37
Accueillir les intervenants
2 personnes
38
Enregistrer les participants
5 personnes
39
Distribuer les dossiers du congrès
3 personnes
40
Animer la séance d'ouverture
3 personnes
41
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
42
Soutenir l’interprétation simultanée
2 personnes
43
Préparer la pause café
3 personnes
44
Réapprovisionner le café et le thé
3 personnes
45
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
46
Garder l’espace déjeuner et café propre
2 personnes
47
Mettre en place le buffet du soir
4 personnes
48
Servir le buffet du soir
5 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
50
Réapprovisionner la vaisselle et les verres
2 personnes
51
Animer la session du soir
3 personnes
52
Préparer la clôture et le discours de remerciement
2 personnes
53
Reconduire les participants
3 personnes

Suivi

54
Éteindre l'équipement en toute sécurité
3 personnes
55
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
56
Rassembler et laver la vaisselle
4 personnes
57
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
58
Nettoyer les salles
4 personnes
59
Remettre le mobilier en place
4 personnes
60
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
61
Retourner le matériel loué
3 personnes
62
Stocker le matériel restant
2 personnes
63
Envoyer l'e-mail de remerciement aux participants
2 personnes
64
Envoyer les présentations aux participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 170
Tablesqté 28
Tables d’inscriptionqté 3
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 6
Portantsqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3
Cliques de présentationqté 3
Microphones sans filqté 6
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 6
Tables de mixageqté 2
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 12
Câbles HDMIqté 8
Adaptateurs HDMIqté 6
Valises d’interprétationqté 80
Émetteurs de télépéageqté 4
Microphones d'interprétationqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verres à eauqté 220
Verres à vinqté 180
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 24
Pichets à caféqté 12
Carafes d’eauqté 16

Cuisine

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 4
Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 4
Cuillères de serviceqté 12
Pince de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4

Décoration

Nappesqté 28
Fond de scèneqté 2
Drapeaux internationauxqté 12
Compositions floralesqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Lampadairesqté 4

Catering

Badges nominatifsqté 180
Porte-badgesqté 180
Lanyardsqté 180
Dossiers de congrèsqté 180
Brochures du programmeqté 180
Stylosqté 200
Blocs-notesqté 180
Cartes de numéros de tableqté 30
Cartons buffetqté 30
Courses
Cintresqté 180
Flèches de signalisationqté 24
Numéros de tableqté 30
Bracelets visiteursqté 180

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 12

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Réservez ensuite les salles, la restauration et le matériel audiovisuel : ces trois éléments conditionnent le format des sessions et le nombre de participants accepté.
Demandez les informations de voyage des intervenants dès leur confirmation. Réservez leurs chambres d’hôtel au moins 4 à 6 semaines avant le congrès, surtout si plusieurs personnes arrivent à des horaires différents.
Ne traitez pas la traduction comme une tâche de dernière minute. Faites traduire le programme avant sa publication et définissez la répartition linguistique de chaque session avant de préparer les valises et microphones d’interprétation.
Fixez une date limite d’inscription et relancez les personnes qui n’ont pas répondu. Recueillez les régimes alimentaires au moins 10 jours avant l’événement afin de transmettre un nombre définitif au traiteur.
Organisez une répétition technique la veille ou au moins 2 heures avant l’ouverture. Testez chaque ordinateur, projecteur, câble HDMI, microphone et présentation, puis gardez des adaptateurs et des rallonges de secours à portée de main.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès international ?: Prévoyez généralement 6 à 12 mois pour un congrès international, selon le nombre d’intervenants et de participants. Les réservations de salles, d’hôtels et de traduction doivent idéalement être lancées dès les premières semaines.
Quand envoyer les invitations à un congrès international ?: Envoyez un préavis 4 à 6 mois avant la date, puis l’invitation complète dès que le programme et le formulaire d’inscription sont prêts. Fixez la clôture des inscriptions environ 2 à 3 semaines avant le congrès.
Quand confirmer le traiteur pour un congrès ?: Communiquez une première estimation au traiteur dès l’ouverture des inscriptions. Confirmez le nombre définitif de participants et les options alimentaires 7 à 10 jours avant l’événement.
Comment gérer les présentations des intervenants ?: Demandez les fichiers au plus tard 7 jours avant le congrès et vérifiez-les techniquement avant leur session. Regroupez-les sur un ordinateur dédié et testez les vidéos, polices, liens et formats au moins 2 heures avant le début.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

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