Zo organiseer je een overzichtelijke instrumentenbeurs

Begin met de datum, locatie en voorwaarden voor deelnemers voordat je verkopers uitnodigt. Daarna open je de aanmeldingen, verwerk je registraties en maak je een plattegrond waarop elke stand een nummer krijgt. Regel vroeg de stroomvoorziening, demonstraties, catering en vrijwilligers, want die onderdelen bepalen de indeling en planning. In de laatste week controleer je de deelnemerslijst, routeborden, naambadges en praktische informatie voor verkopers en bezoekers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Deelnemersvoorwaarden vastleggen
2 personen
3
Verkopers uitnodigen
2 personen
4
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen openen
6
Verkopersregistraties verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Catering reserveren
9
Betaalwijze voor stands bepalen
2 personen
10
Plattegrond van stands maken
2 personen
11
Standnummers toewijzen
2 personen
12
Verkopersinformatie versturen
2 personen
13
Muziekdemonstraties plannen
2 personen
14
Vrijwilligers werven
2 personen
15
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
16
Vergunningen controleren
17
Verzekeringsdocumenten controleren
18
Stroompunten inventariseren
2 personen
19
Verlichting reserveren
20
Parkeerinformatie publiceren
21
Laatste deelnemerslijst maken
2 personen
22
Naambadges voorbereiden
2 personen
23
Inschrijfformulieren printen
24
Routeborden printen
25
Boodschappenlijst controleren
2 personen
26
Voorraad materiaal controleren
2 personen
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Registratietafel voorbereiden
2 personen
30
Standmateriaal klaarzetten
3 personen
31
Zaalvloer markeren
2 personen
32
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
33
Standnummers ophangen
2 personen
34
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
35
Demonstratiehoek inrichten
3 personen
36
Geluidsapparatuur testen
2 personen
37
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
38
Kassa en pinapparaat testen
2 personen

Event

39
Verkopers ontvangen
3 personen
40
Verkopers naar stands begeleiden
3 personen
41
Instrumenten veilig uitstallen
4 personen
42
Entree en registratie bemannen
3 personen
43
Bezoekers welkom heten
2 personen
44
Programma aankondigen
45
Demonstraties begeleiden
2 personen
46
Catering serveren
3 personen
47
Koffie en thee schenken
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Looppaden vrijhouden
2 personen
51
Gevonden voorwerpen registreren
52
Rustige demonstratietijden bewaken
53
Laatste verkoopronde aankondigen
54
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
55
Verkoopadministratie afronden
2 personen
56
Instrumenten laten inpakken
4 personen
57
Verkopers uitchecken
2 personen

Nazorg

58
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
59
Geluidsapparatuur opruimen
2 personen
60
Decoratie verwijderen
2 personen
61
Overgebleven catering sorteren
2 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Zaal schoonmaken
4 personen
65
Toiletten schoonmaken
2 personen
66
Geleende materialen verzamelen
2 personen
67
Materialen retourneren
2 personen
68
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Tafelrokkenaantal 24
Barkrukkenaantal 16
Kledingrekkenaantal 4
Instrumentenstandaardsaantal 40
Gitaarstandaardsaantal 20
Klavierstatievenaantal 6

Apparatuur

Kassa
Pinapparaataantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Kabelgotenaantal 20
Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Mengpaneel
Microfoonstatievenaantal 3
DI-boxenaantal 2
Laptop
Labelprinter
Oplaadbare portofoonsaantal 6

Verlichting

LED-schijnwerpersaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 10
Batterijlampenaantal 8

Decoratie

Standnummerbordenaantal 24
Pijlbordenaantal 12
Informatiebannersaantal 4
Naamkaartjesaantal 100
Polsbandjesaantal 250
Tafeldecoratieaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokkenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerlepelsaantal 8
Kurkentrekkersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Dweilsetsaantal 2
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakemmersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg vóór het openen van de aanmeldingen vast wat een verkoper nodig heeft: standruimte, betaalwijze, opbouwtijd en voorwaarden voor muziekdemonstraties. Zo voorkom je dat je later gegevens moet terugvragen.
Maak de standplattegrond zodra je weet hoeveel verkopers deelnemen. Reserveer aparte plekken voor demonstraties, kassa en looproutes en nummer alle stands voordat je verkopersinformatie verstuurt.
Controleer de stroom per zone en niet alleen op zaalniveau. Tel verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten mee en plan geluidsapparatuur zoals microfoons, DI-boxen en mengpaneel op basis van de demonstraties.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en wijs per blok een aanspreekpunt aan. Laat iemand bezoekersregistratie doen, terwijl een ander verkopers en demonstraties opvangt.
Stuur parkeerinformatie, standnummer, opbouwinstructies en het definitieve programma uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Print daarnaast routeborden, inschrijfformulieren en naambadges, zodat je op de beursdag niet meer hoeft te improviseren.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik verkopers uitnodigen voor een instrumentenbeurs?: Nodig verkopers bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf uit. Geef ze minimaal 3 weken om zich aan te melden, zodat je de plattegrond en standnummers op tijd kunt maken.
Hoeveel stroompunten heb je nodig op een instrumentenbeurs?: Inventariseer per stand en per demonstratie welke apparatuur stroom gebruikt. Houd minimaal één bruikbaar stroompunt per geluidszone aan en leg kabels uiterlijk tijdens de opbouw veilig vast met kabelgoten.
Wanneer maak je de definitieve deelnemerslijst?: Maak de definitieve lijst 3 tot 5 dagen voor de beurs. Gebruik die voor standnummers, naambadges, verkopersinformatie, catering en het vrijwilligersrooster.
Hoe lang duurt de opbouw van een instrumentenbeurs?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, instrumentenstandaards, bewegwijzering en techniek. Bij meerdere demonstraties of veel geluidsapparatuur is 4 uur voorbereiding realistischer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.