Organiser une bourse aux instruments, étape par étape

Une bourse aux instruments se prépare d’abord comme un plan de circulation et de vente, pas comme un simple vide-greniers. Commence par confirmer la date et le lieu, puis fixe les conditions pour les vendeurs avant d’ouvrir les inscriptions. Le plan des stands, l’électricité, les démonstrations musicales et les paiements doivent être réglés plusieurs semaines avant l’ouverture. Les derniers jours servent surtout à vérifier les participants, imprimer les supports et transmettre à chacun des informations précises.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Fixer les conditions de participation
2 personnes
3
Inviter les vendeurs
2 personnes
4
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
5
Ouvrir les inscriptions
6
Traiter les inscriptions des vendeurs
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Réserver le catering
9
Définir le mode de paiement pour les stands
2 personnes
10
Créer le plan des stands
2 personnes
11
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
12
Envoyer les informations aux vendeurs
2 personnes
13
Planifier les démonstrations musicales
2 personnes
14
Recruter des bénévoles
2 personnes
15
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
16
Vérifier les autorisations
17
Vérifier les documents d’assurance
18
Recenser les points d’alimentation électrique
2 personnes
19
Réserver l’éclairage
20
Publier les informations de stationnement
21
Établir la liste finale des participants
2 personnes
22
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
23
Imprimer les formulaires d’inscription
24
Imprimer les panneaux de direction
25
Vérifier la liste des courses
2 personnes
26
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
27
Faire les courses
3 personnes
28
Mettre les boissons au frais
2 personnes
29
Préparer la table d'inscription
2 personnes
30
Préparer le matériel du stand
3 personnes
31
Marquer le sol de la salle
2 personnes
32
Installer les tables et les chaises
5 personnes
33
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
34
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
35
Aménager l’espace de démonstration
3 personnes
36
Tester le matériel sonore
2 personnes
37
Monter le buffet traiteur
3 personnes
38
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes

Événement

39
Accueil des vendeurs
3 personnes
40
Guider les vendeurs vers les stands
3 personnes
41
Présenter les instruments en toute sécurité
4 personnes
42
Assurer l’entrée et l’enregistrement
3 personnes
43
Accueillir les visiteurs
2 personnes
44
Annoncer le programme
45
Encadrer les démonstrations
2 personnes
46
Servir le service traiteur
3 personnes
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Dégager les allées
2 personnes
51
Enregistrer les objets trouvés
52
Veiller au respect des horaires calmes des démonstrations
53
Annoncer le dernier tour de vente
54
Reconduire les visiteurs
3 personnes
55
Clôturer la comptabilité des ventes
2 personnes
56
Faire emballer les instruments
4 personnes
57
Faire le check-out des vendeurs
2 personnes

Suivi

58
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
59
Ranger le matériel audio
2 personnes
60
Retirer la décoration
2 personnes
61
Trier le reste du catering
2 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Rassembler les déchets
3 personnes
64
Nettoyer la salle
4 personnes
65
Nettoyer les toilettes
2 personnes
66
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
67
Retourner les matériels
2 personnes
68
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 8
Jupes de tableqté 24
Tabourets de barqté 16
Portants à vêtementsqté 4
Supports pour instrumentsqté 40
Supports de guitareqté 20
Supports de clavierqté 6

Équipement

Caisse
Terminal de paiementqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Goulottes de câblesqté 20
Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 3
Table de mixage
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 2
Ordinateur portable
Imprimante d'étiquettes
Talkies-walkies rechargeablesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 10
Lampes à batterieqté 8

Décoration

Panneaux numérotés des standsqté 24
Panneaux indicateursqté 12
Bannières d’informationqté 4
Badges nominatifsqté 100
Braceletsqté 250
Décoration de tableqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Blocs de glaceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Cuillères de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de serpillièreqté 2
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Seaux de nettoyageqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe les conditions de participation avant d’inviter les vendeurs : tarif ou mode de paiement du stand, horaires d’installation, types d’instruments acceptés et coordonnées à fournir. Prévois au moins deux semaines pour traiter les inscriptions et relancer les dossiers incomplets.
Dessine le plan des stands dès que les premières inscriptions sont confirmées. Réserve les emplacements proches des prises aux vendeurs ayant besoin d’alimentation électrique et numérote chaque table avant d’envoyer les informations pratiques.
Sépare les zones de vente et de démonstration musicale. Prévois un horaire précis pour chaque démonstration et teste les enceintes, microphones, pieds, boîtiers DI et table de mixage au moins une heure avant l’arrivée du public.
Compte les besoins électriques plutôt que de distribuer des multiprises au hasard. Recense les points d’alimentation, ajoute des rallonges et protège les passages avec des goulottes de câbles afin que les visiteurs ne trébuchent pas.
Prépare l’accueil la veille ou au minimum deux heures avant l’ouverture : badges nominatifs, bracelets, panneaux de direction, formulaires, caisse et terminal de paiement. Garde une liste finale des participants et attribue les bénévoles à l’installation, à l’accueil et aux démonstrations.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une bourse aux instruments ?: Ouvre les inscriptions des vendeurs au moins 6 semaines avant la date prévue. Ferme-les 10 à 14 jours avant l’événement pour avoir le temps de finaliser le plan des stands, les numéros et les besoins électriques.
Combien de temps prévoir pour installer les stands ?: Prévois au minimum 2 heures avant l’ouverture au public, davantage si les vendeurs apportent des claviers, amplificateurs ou supports volumineux. Demande à chaque vendeur son heure d’arrivée et indique clairement son numéro de stand.
Comment organiser les démonstrations musicales pendant la bourse ?: Regroupe les démonstrations dans une zone dédiée et établis un planning par créneaux de 15 à 30 minutes. Fais un test sonore au moins 60 minutes avant l’arrivée des visiteurs et désigne un bénévole pour gérer les changements de matériel.
Quel matériel faut-il prévoir pour une bourse aux instruments ?: Prévois des tables, chaises et supports adaptés aux instruments, ainsi que des rallonges, multiprises et goulottes de câbles. Pour les paiements et l’accueil, ajoute une caisse, un terminal de paiement, des badges, des panneaux numérotés et une imprimante d’étiquettes si nécessaire.

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