Instrumentenbörse organisieren: von der Planung bis zum Abbau
Bei einer Instrumentenbörse entscheidet nicht nur die Zahl der Verkäufer über den Ablauf. Du brauchst früh einen passenden Ort, klare Teilnahmebedingungen und einen Standplan, der Instrumente, Strom und Besucherwege berücksichtigt. Danach folgen Anmeldungen, Zahlungsabläufe, Technik und Helferplanung. Besonders oft fehlen am Veranstaltungstag Verlängerungskabel, gut sichtbare Standnummern oder eindeutige Informationen für Verkäufer und Besucher.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Teilnahmebedingungen festlegen
2 Personen
- 3
Verkäufer einladen
2 Personen
- 4
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen öffnen
- 6
Verkäuferregistrierungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Catering reservieren
- 9
Zahlungsweise für Stände festlegen
2 Personen
- 10
Standplan erstellen
2 Personen
- 11
Standnummern zuweisen
2 Personen
- 12
Verkäuferinformationen versenden
2 Personen
- 13
Musikdemos planen
2 Personen
- 14
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 15
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
- 16
Genehmigungen prüfen
- 17
Versicherungsunterlagen prüfen
- 18
Stromanschlüsse erfassen
2 Personen
- 19
Beleuchtung reservieren
- 20
Parkinformationen veröffentlichen
- 21
Finale Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
- 22
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 23
Anmeldeformulare ausdrucken
- 24
Wegweiser drucken
- 25
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 26
Materialbestand prüfen
2 Personen
- 27
Einkaufen gehen
3 Personen
- 28
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 29
Registrierungstisch vorbereiten
2 Personen
- 30
Messestandausstattung bereitstellen
3 Personen
- 31
Hallenboden markieren
2 Personen
- 32
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
- 33
Standnummern aufhängen
2 Personen
- 34
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
- 35
Demonstrationsbereich einrichten
3 Personen
- 36
Tonanlage testen
2 Personen
- 37
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 38
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
Event
- 39
Verkäufer empfangen
3 Personen
- 40
Verkäufer zu den Ständen begleiten
3 Personen
- 41
Instrumente sicher ausstellen
4 Personen
- 42
Einlass und Registrierung besetzen
3 Personen
- 43
Besucher begrüßen
2 Personen
- 44
Programm ankündigen
- 45
Vorführungen betreuen
2 Personen
- 46
Catering ausgeben
3 Personen
- 47
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Mülleimer leeren
2 Personen
- 50
Fluchtwege freihalten
2 Personen
- 51
Fundgegenstände registrieren
- 52
Ruhige Vorführzeiten einhalten
- 53
Letzte Verkaufsrunde ankündigen
- 54
Besucher verabschieden
3 Personen
- 55
Verkaufsabrechnung abschließen
2 Personen
- 56
Instrumente einpacken lassen
4 Personen
- 57
Verkäufer auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 58
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
- 59
Soundequipment aufräumen
2 Personen
- 60
Dekoration entfernen
2 Personen
- 61
Übrig gebliebenes Catering sortieren
2 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 63
Abfall sammeln
3 Personen
- 64
Saal reinigen
4 Personen
- 65
Toiletten reinigen
2 Personen
- 66
Geliehene Materialien einsammeln
2 Personen
- 67
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 68
Fundsachen bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 24
- StühleAnz. 80
- StehtischeAnz. 8
- TischröckeAnz. 24
- BarhockerAnz. 16
- KleiderständerAnz. 4
- InstrumentenständerAnz. 40
- GitarrenständerAnz. 20
- KeyboardständerAnz. 6
Ausstattung
- Kasse
- KartenterminalAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 12
- KabelkanäleAnz. 20
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 3
- Mischpult
- MikrofonständerAnz. 3
- DI-BoxenAnz. 2
- Laptop
- Etikettendrucker
- Wiederaufladbare FunkgeräteAnz. 6
Beleuchtung
- LED-FlutlichterAnz. 8
- StimmungsbeleuchtungAnz. 10
- BatterielampenAnz. 8
Dekoration
- StandnummernschilderAnz. 24
- WegweiserAnz. 12
- InformationsbannerAnz. 4
- NamensschilderAnz. 100
- ArmbänderAnz. 250
- TischdekorationAnz. 12
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 6
- EiswürfelAnz. 12
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 8
- KorkenzieherAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- WischsetsAnz. 2
- BesensetsAnz. 3
- Staubsauger
- PutzeimerAnz. 3
- HandseifenspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst Datum und Ort fest und veröffentliche die Teilnahmebedingungen spätestens sechs Wochen vorher. Darin sollten Standgebühr, Aufbauzeit, Zahlungsweise und Regeln für Verkäufe eindeutig stehen.
- Öffne die Verkäuferregistrierung mindestens vier Wochen vor der Börse. Erfasse neben Namen und Kontaktdaten auch Strombedarf, Instrumentengröße und besondere Ernährungswünsche für das Catering.
- Erstelle den Standplan, sobald die ersten Anmeldungen vorliegen, und nummeriere alle Plätze. Plane breite Wege sowie separate Bereiche für Musikdemos ein, damit Gespräche und Vorführungen sich nicht gegenseitig stören.
- Prüfe die Stromversorgung nicht erst am Veranstaltungstag: Erfasse jeden Anschluss, sichere Verlängerungskabel und Kabelkanäle und teste Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult und DI-Boxen spätestens am Vortag.
- Schicke Verkäufern die wichtigsten Informationen sieben Tage vorher und veröffentliche Parkhinweise für Besucher. Bereite Namensschilder, Anmeldeformulare, Wegweiser und Standnummern spätestens am Vorabend vor.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Instrumentenbörse organisieren?
- Beginne etwa acht bis zehn Wochen vorher mit Datum, Ort, Teilnahmebedingungen und Genehmigungsprüfung. Verkäufer solltest du spätestens sechs Wochen vor dem Termin einladen.
- Wann sollte die Anmeldung für Verkäufer starten?
- Öffne die Anmeldung ungefähr vier bis sechs Wochen vor der Börse. Schließe sie idealerweise sieben bis zehn Tage vorher, damit Standplan, Standnummern und Teilnehmerliste rechtzeitig fertig werden.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Instrumentenbörse?
- Plane mindestens zwei bis drei Stunden für Tische, Stühle, Instrumentenständer, Beleuchtung und Technik ein. Für Musikdemos und mehrere Stromanschlüsse solltest du zusätzlich 30 bis 60 Minuten für einen Funktionstest einrechnen.
- Was muss man bei einer Instrumentenbörse für Strom und Technik beachten?
- Erfasse den Strombedarf jedes Verkäufers vorab und prüfe alle Anschlüsse am Vortag. Halte pro genutztem Bereich passende Verlängerungskabel und Kabelkanäle bereit und teste Mikrofone, Lautsprecher und Mischpult mindestens 60 Minuten vor Einlass.
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