Zo organiseer je een innovatieworkshop

Begin met het doel van de innovatieworkshop en werk daarna terug vanaf het gewenste eindresultaat. Reserveer eerst een ruimte met werktafels, voldoende stoelen en plek voor flip-overs; pas daarna leg je programma en werkvormen vast. Regel aanmeldingen, dieetwensen en catering ruim vooraf, zodat je op de dag zelf alleen hoeft uit te voeren. Controleer presentatietechniek, werkbladen en materialen uiterlijk de dag ervoor en test alle aansluitingen nogmaals bij binnenkomst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte reserveren
2
Programma opstellen
2 personen
3
Werkvormen kiezen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Herinnering versturen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Catering bestellen
9
Materialen controleren
2 personen
10
Werkbladen afdrukken
11
Naambadges voorbereiden
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
14
Hapjes voorbereiden
2 personen
15
Ruimte ventileren
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen plaatsen
2 personen
18
Presentatietechniek testen
2 personen
19
Flip-overs klaarzetten
20
Werkmaterialen klaarleggen
2 personen
21
Cateringbuffet inrichten
2 personen
22
Ontvangsttafel inrichten

Event

23
Deelnemers ontvangen
3 personen
24
Naambadges uitdelen
2 personen
25
Workshop openen
26
Doelen en agenda toelichten
27
Inspiratiesessie begeleiden
2 personen
28
Ideeënronde begeleiden
3 personen
29
Koffiepauze serveren
2 personen
30
Dranken bijvullen
31
Concepten uitwerken
3 personen
32
Concepten presenteren
2 personen
33
Dinerbuffet serveren
3 personen
34
Prioriteiten bepalen
3 personen
35
Actieplannen uitwerken
3 personen
36
Resultaten plenair delen
2 personen
37
Workshop afsluiten

Nazorg

38
Restanten verpakken
2 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
42
Techniek uitschakelen
43
Ruimte schoonmaken
3 personen
44
Materialen sorteren
2 personen
45
Geleende spullen retourneren
46
Deelnemersmateriaal nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 2
Ontvangsttafel
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapteraantal 2
Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengkabelaantal 3
Stekkerdoosaantal 4
Presentatieklikker
Oplaadkabelsaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Schenkkanaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Broodmandenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Drinkglazenaantal 60
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Koffielepelsaantal 50

Workshopmateriaal

Flip-oversaantal 6
Flip-overvellenaantal 2
Whiteboardsaantal 6
Whiteboardmarkersaantal 24
Post-itsaantal 30
Stiftenaantal 48
Pennenaantal 50
Notitieblokkenaantal 50
Werkbladenaantal 50
Naambadgesaantal 50
Badgehoudersaantal 50
Stemstickersaantal 300
Schaaraantal 8
Plakbandaantal 8
Lijmstiftenaantal 12
Tafelnummersaantal 6
Naamstickersaantal 60

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de workshop in blokken van maximaal 60 tot 90 minuten en zet per onderdeel één duidelijke uitkomst in het programma. Zo voorkom je dat een werkvorm uitloopt en de gezamenlijke bespreking vervalt.
Kies werkvormen op basis van groepsgrootte en beschikbare ruimte. Zet werktafels zo neer dat deelnemers in kleine groepen kunnen werken en plaats per groep een flip-over met voldoende flip-overvellen.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en geef het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 5 werkdagen voor de workshop door aan de catering. Bestel daarnaast niet alleen eten, maar plan ook koffie, water en gekoelde dranken voor ontvangst en pauzes.
Test beamer, laptop, projectiescherm, HDMI-kabel en eventuele HDMI-adapter minimaal 1 dag vooraf. Leg een verlengkabel, stekkerdoos, oplaadkabels en presentatieklikker klaar; juist die kleine aansluitmaterialen ontbreken vaak.
Maak de ontvangsttafel en naambadges vóór de eerste deelnemer klaar en reserveer 30 minuten voor opbouw, ventileren en het plaatsen van afvalbakken. Richt het buffet zo in dat deelnemers niet tegelijk bij koffie, glazen en hapjes hoeven te wachten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een innovatieworkshop organiseren?: Reserveer de ruimte en bepaal het programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen minimaal 4 weken voor de workshop en sluit de aanmeldingen ongeveer 5 werkdagen voor de datum.
Hoeveel tijd heb je nodig om een innovatieworkshop op te bouwen?: Plan minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, flip-overs, werkmaterialen, ontvangsttafel en cateringbuffet. Trek nog 30 minuten extra uit als je presentatietechniek, speaker of draadloze microfoon moet aansluiten en testen.
Wanneer moet je de catering voor een innovatieworkshop bestellen?: Bestel de catering zodra het programma en het verwachte deelnemersaantal bekend zijn, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve aantal uiterlijk 5 werkdagen voor de workshop door.
Welke techniek heb je nodig voor een innovatieworkshop?: Voor een presentatie heb je minimaal een laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel en passende HDMI-adapter nodig. Test alles de dag ervoor; gebruik bij een grotere groep ook een draagbare speaker of draadloze microfoon.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.