Organiser un atelier d’innovation sans perdre le fil

Un atelier d’innovation se prépare d’abord par son déroulé, puis par les conditions qui permettent aux participants de travailler efficacement. Commencez par réserver une salle adaptée, fixer les méthodes de travail et construire un programme avec des temps clairement délimités. Les inscriptions, les besoins alimentaires et le matériel technique doivent être suivis assez tôt pour éviter les ajustements de dernière minute. Le jour J, l’accueil, les badges et l’ouverture de l’atelier donnent immédiatement le rythme.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Élaborer le programme
2 personnes
3
Choisir les méthodes de travail
2 personnes
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Envoyer un rappel
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Commander le catering
9
Vérifier le matériel
2 personnes
10
Imprimer les feuilles de travail
11
Préparer les badges nominatifs
12
Faire les courses
2 personnes
13
Refroidir les boissons
14
Préparer les en-cas
2 personnes
15
Aérer la salle
16
Installer les tables
3 personnes
17
Installer les chaises
2 personnes
18
Tester la technique de présentation
2 personnes
19
Préparer les paperboards
20
Préparer le matériel de travail
2 personnes
21
Mettre en place le buffet traiteur
2 personnes
22
Aménager la table d'accueil

Événement

23
Accueillir les participants
3 personnes
24
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
25
Ouvrir l'atelier
26
Expliquer les objectifs et l’ordre du jour
27
Animer une séance d’inspiration
2 personnes
28
Animer le tour de table des idées
3 personnes
29
Servir la pause-café
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
31
Élaborer les concepts
3 personnes
32
Présenter les concepts
2 personnes
33
Servir le buffet du dîner
3 personnes
34
Définir les priorités
3 personnes
35
Élaborer les plans d’action
3 personnes
36
Partager les résultats en plénière
2 personnes
37
Clôturer l'atelier

Suivi

38
Emballer les restes
2 personnes
39
Rassembler les déchets
2 personnes
40
Faire la vaisselle
2 personnes
41
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
42
Éteindre la technique
43
Nettoyer l’espace
3 personnes
44
Trier les matériaux
2 personnes
45
Rendre les articles empruntés
46
Renvoyer le matériel aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de travailqté 6
Chaisesqté 45
Tables de buffetqté 2
Table d’accueil
Poubellesqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Enceinte portable
Micro sans fil
Rallonge électriqueqté 3
Multipriseqté 4
Cliqueur de présentation
Câbles de rechargeqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Carafeqté 4
Louchesqté 6
Corbeilles à painqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verres à boireqté 60
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Cuillères à caféqté 50

Matériel d'atelier

Chevaletsqté 6
Feuilles de paperboardqté 2
Tableaux blancsqté 6
Marqueurs pour tableau blancqté 24
Post-itqté 30
Marqueursqté 48
Stylosqté 50
Blocs-notesqté 50
Feuilles de travailqté 50
Badges nominatifsqté 50
Porte-badgesqté 50
Autocollants de voteqté 300
Ciseauxqté 8
Ruban adhésifqté 8
Bâtons de colleqté 12
Numéros de tableqté 6
Étiquettes nominativesqté 60

Nettoyage

Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle avant de finaliser le programme : prévoyez des tables de travail modulables, des chaises en nombre suffisant et un espace séparé pour l’accueil et le buffet.
Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions, puis faites partir un rappel quelques jours avant. Profitez-en pour recueillir les besoins alimentaires plutôt que de les découvrir à l’arrivée.
Testez la présentation avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et l’adaptateur au moins la veille. Gardez aussi une rallonge, une multiprise et les câbles de recharge accessibles.
Préparez les supports de travail avant l’installation : feuilles de paperboard, chevalets, feuilles imprimées et badges nominatifs doivent être regroupés par usage, pas laissés dans des cartons différents.
Arrivez au moins 60 minutes avant l’accueil pour aérer la salle, installer les tables et les chaises, refroidir les boissons et mettre en place le buffet. Ce délai laisse une marge pour corriger un problème de technique ou de livraison.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer un atelier d’innovation ?: Prévoyez au moins deux à trois semaines pour réserver la salle, construire le programme, inviter les participants et commander le catering. Réservez la dernière heure avant l’accueil à l’installation et aux tests.
Quand envoyer les invitations pour un atelier d’innovation ?: Envoyez-les idéalement 10 à 15 jours avant l’atelier, afin de laisser le temps de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires. Un rappel 2 à 3 jours avant limite les oublis.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Comptez 60 à 90 minutes pour aérer, disposer les tables et les chaises, préparer les paperboards, installer l’accueil et tester la présentation. Ajoutez 15 minutes si le matériel audio ou vidéo est fourni par un tiers.
Que faut-il vérifier la veille d’un atelier d’innovation ?: Vérifiez le nombre d’inscrits, les badges, les feuilles de travail, le catering et les boissons. Testez aussi l’ordinateur, le vidéoprojecteur, le câble HDMI, l’adaptateur, l’enceinte et le micro sans fil.

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