So organisierst du eine Innovationsworkshop
Eine Innovationsworkshop braucht mehr als ein gutes Thema: Der Raum, der Ablauf und die Arbeitsformen müssen zusammenpassen. Beginne mit dem gewünschten Ergebnis und plane danach Programm, Gruppenphasen und Pausen. Verschicke Einladungen früh genug, erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche und prüfe die Technik nicht erst am Workshopmorgen. Am Veranstaltungstag sorgen vorbereitete Materialien, gekühlte Getränke und ein klarer Empfang dafür, dass die Gruppe direkt arbeiten kann.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Raum reservieren
- 2
Programm erstellen
2 Personen
- 3
Arbeitsformen auswählen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Erinnerung senden
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Catering bestellen
- 9
Materialien prüfen
2 Personen
- 10
Arbeitsblätter ausdrucken
- 11
Namensschilder vorbereiten
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Getränke kühlen
- 14
Snacks vorbereiten
2 Personen
- 15
Raum lüften
- 16
Tische aufstellen
3 Personen
- 17
Stühle aufstellen
2 Personen
- 18
Präsentationstechnik testen
2 Personen
- 19
Flipcharts aufstellen
- 20
Arbeitsmaterialien bereitlegen
2 Personen
- 21
Cateringbuffet einrichten
2 Personen
- 22
Empfangstisch einrichten
Event
- 23
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 24
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 25
Workshop eröffnen
- 26
Ziele und Tagesordnung erläutern
- 27
Inspirationssession moderieren
2 Personen
- 28
Ideenrunde leiten
3 Personen
- 29
Kaffeepause servieren
2 Personen
- 30
Getränke nachfüllen
- 31
Konzepte ausarbeiten
3 Personen
- 32
Konzepte präsentieren
2 Personen
- 33
Abendbuffet servieren
3 Personen
- 34
Prioritäten festlegen
3 Personen
- 35
Aktionspläne ausarbeiten
3 Personen
- 36
Ergebnisse im Plenum teilen
2 Personen
- 37
Workshop abschließen
Nachbereitung
- 38
Restbestände verpacken
2 Personen
- 39
Abfall sammeln
2 Personen
- 40
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 41
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 42
Technik ausschalten
- 43
Raum reinigen
3 Personen
- 44
Materialien sortieren
2 Personen
- 45
Geliehene Sachen zurückgeben
- 46
Teilnehmermaterial nachsenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- ArbeitstischeAnz. 6
- StühleAnz. 45
- BuffetischeAnz. 2
- Empfangstisch
- AbfallbehälterAnz. 4
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-AdapterAnz. 2
- Tragbarer Lautsprecher
- Kabelloses Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 3
- SteckdosenleisteAnz. 4
- Präsentationsklicker
- LadekabelAnz. 4
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 6
- KaraffeAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 6
- BrotkörbeAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 50
- TrinkgläserAnz. 60
- TellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- KaffeelöffelAnz. 50
Workshopmaterial
- FlipchartsAnz. 6
- FlipchartblätterAnz. 2
- WhiteboardsAnz. 6
- Whiteboard-MarkerAnz. 24
- Post-itsAnz. 30
- StifteAnz. 48
- StifteAnz. 50
- NotizblöckeAnz. 50
- ArbeitsblätterAnz. 50
- NamensschilderAnz. 50
- BadgehalterAnz. 50
- StimmaufkleberAnz. 300
- SchereAnz. 8
- KlebebandAnz. 8
- KlebestifteAnz. 12
- TischnummernAnz. 6
- NamensaufkleberAnz. 60
Reinigung
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane zuerst das Ergebnis der Workshop und teile die Zeit anschließend in kurze Input-, Arbeits- und Austauschphasen auf. Für jede Arbeitsphase sollte feststehen, ob die Teilnehmenden allein, zu zweit oder an Arbeitstischen arbeiten.
- Reserviere den Raum frühzeitig und prüfe mindestens 7 Tage vorher Tischaufstellung, Sitzplätze, Stromanschlüsse und die Möglichkeit zum Lüften. Arbeitstische, Stühle und Flipcharts müssen zur Gruppengröße und zu den geplanten Arbeitsformen passen.
- Teste Beamer, Laptop, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Adapter spätestens am Vortag gemeinsam. Lege außerdem Verlängerungskabel, Steckdosenleisten und Ladekabel bereit, damit ein fehlender Anschluss nicht den Beginn verzögert.
- Bestelle das Catering erst, wenn die Anmeldungen belastbar sind, und schließe Ernährungswünsche spätestens 3 bis 5 Tage vorher ab. Getränke sollten vor Beginn gekühlt sein; Wasser, Kaffee und Snacks gehören an einen gut erreichbaren Buffetbereich.
- Bereite Namensschilder, Arbeitsblätter und Workshopmaterialien am Vortag vor und richte einen eigenen Empfangstisch ein. Plane für Ankommen und Namensschildverteilung mindestens 15 Minuten ein, bevor die Workshop offiziell eröffnet wird.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Innovationsworkshop planen?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Ziel, Raum und Programm. Einladungen sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
- Wie viel Zeit sollte man für den Aufbau einer Innovationsworkshop einplanen?
- Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Empfang, Flipcharts, Materialien und Catering ein. Für den Techniktest sollten zusätzlich 30 Minuten eingeplant werden, besonders wenn Beamer, Mikrofon oder mehrere Adapter gebraucht werden.
- Wie viele Getränke braucht man für eine Innovationsworkshop?
- Rechne für eine Workshop von etwa 4 Stunden mit 1 bis 1,5 Litern Wasser pro Person sowie 2 bis 3 Kaffee- oder Teetassen pro Person. Für die erste Stunde sind zusätzlich etwa 2 Getränke pro Person eine praktikable Orientierung.
- Wann sollte man die Technik einer Innovationsworkshop testen?
- Teste die komplette Präsentationstechnik spätestens am Vortag und wiederhole einen kurzen Funktionstest 30 Minuten vor Beginn. Prüfe dabei Bild, Ton, HDMI-Verbindung, Adapter, Mikrofon und die Stromversorgung.
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