Zo organiseer je een Innovatiedag zonder last-minute stress

Begin met de datum, het programma en de zalen; die bepalen hoeveel sprekers, begeleiders en deelnemers je kunt plannen. Leg daarna sprekers en workshopbegeleiders vast en open de aanmeldingen, zodat je dieetwensen en praktische informatie op tijd verzamelt. Werk uiterlijk twee weken vooraf het programma, de techniek en de workshopmaterialen definitief uit. De laatste dag draait vooral om testen, klaarzetten en controleren: van presentaties en naamkaartjes tot routebordjes, catering en deelnemersmappen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma bevestigen
2 personen
2
Locatie en zalen reserveren
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Workshopbegeleiders vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Parkeerinformatie versturen
10
Programma definitief maken
2 personen
11
Catering bestellen
12
Techniek reserveren
13
Workshopmaterialen bestellen
14
Presentaties verzamelen
15
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
16
Deelnemerslijst controleren
17
Routebordjes maken
18
Materialen per workshop verdelen
2 personen
19
Sprekersinformatie versturen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Catering voorbereiden
3 personen
23
Techniek testen
2 personen
24
Deelnemersmappen vullen
3 personen
25
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
26
Registratiebalie opbouwen
2 personen
27
Podium en presentatieruimte inrichten
3 personen
28
Projector en scherm aansluiten
2 personen
29
Microfoons testen
2 personen
30
Workshoptafels inrichten
3 personen
31
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
32
Buffet en koffietafel opstellen
3 personen
33
Naamkaartjes sorteren
2 personen
34
Routebordjes ophangen
2 personen
35
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

36
Sprekers ontvangen
2 personen
37
Bezoekers registreren
3 personen
38
Koffie en thee serveren
2 personen
39
Opening begeleiden
2 personen
40
Presentaties ondersteunen
2 personen
41
Vragen uit de zaal verzamelen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Pauze begeleiden
2 personen
45
Workshops aankondigen
46
Workshops begeleiden
6 personen
47
Workshopmaterialen aanvullen
2 personen
48
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
49
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
50
Dinerbuffet openen
2 personen
51
Buffet bijvullen
3 personen
52
Servies verzamelen
2 personen
53
Avondprogramma begeleiden
2 personen
54
Netwerkgesprekken faciliteren
2 personen
55
Laatste ronde aankondigen
56
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

57
Techniek uitschakelen
2 personen
58
Materialen verzamelen
3 personen
59
Afval sorteren
2 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Locatie schoonmaken
4 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Decoratie verwijderen
2 personen
64
Geleende spullen retourneren
2 personen
65
Overgebleven catering opruimen
2 personen
66
Presentaties archiveren
67
Bedankbericht versturen
68
Foto’s en materialen delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Statafelsaantal 8
Registratietafel
Kapstokkenaantal 3

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopsaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 2
Presentatieklikkersaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Oplaadstationsaantal 3
Wifi-router
Koelboxenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 90
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 10
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Koelelementenaantal 16

Decoratie

Naamkaartjesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Routebordjesaantal 12
Programmapostersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6

Workshopmateriaal

Flip-overblokkenaantal 8
Stiftenaantal 48
Post-itsaantal 24
Notitieboekjesaantal 90
Balpennenaantal 100
Stemstickersaantal 500
Canvasvellenaantal 100
Touwaantal 4
Schaarsetsaantal 12
Plakbandrollenaantal 12
Kleefgumaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Schoonmaakemmersaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Stofzuigersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan minstens 8 weken vooraf de datum, zalen, sprekers en workshopbegeleiders. Zonder deze vier vaste punten kun je uitnodigingen en workshops niet betrouwbaar openstellen.
Sluit de aanmeldingen 7 dagen voor de Innovatiedag af. Controleer daarna de deelnemerslijst, dieetwensen, parkeerinformatie en indeling per workshop voordat je catering bestelt.
Vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf op en test elke presentatie op de beamer, het projectiescherm en de presentatieklikker. Controleer ook draadloze microfoons, luidsprekers, laptops, wifi en alle stekkerdozen.
Verdeel workshopmaterialen per zaal en vul deelnemersmappen minstens 1 dag vooraf. Leg naamkaartjes, routebordjes en de deelnemerslijst bij de registratietafel klaar, zodat de ontvangst niet ophoudt.
Zet op de ochtend zelf eerst tafels, stoelen, statafels en kapstokken neer en richt daarna registratie en catering in. Koel dranken minimaal 3 uur vooraf en zet koffiezetapparaten, waterkokers, warmhoudkannen en thermoskannen klaar voordat deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Innovatiedag organiseren?: Begin idealiter 8 weken vooraf met datum, zalen, sprekers en workshopbegeleiders. Reserveer techniek en bestel workshopmaterialen uiterlijk 2 weken voor de dag.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een Innovatiedag?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf, zodra datum, locatie en hoofdprogramma vaststaan. Sluit de aanmeldingen 7 dagen voor de Innovatiedag af om catering en workshops definitief te maken.
Wanneer regel je de techniek voor een Innovatiedag?: Reserveer beamer, scherm, microfoons, luidsprekers en laptops minstens 2 weken vooraf. Test alle apparatuur en presentaties uiterlijk 1 werkdag voor de start.
Hoeveel tijd heb je nodig om een Innovatiedag klaar te zetten?: Plan minimaal 3 uur op de dag zelf voor tafels, stoelen, registratie, catering, routebordjes en workshopmaterialen. Laat de techniek vóór de ontvangst volledig getest zijn, bij voorkeur 60 minuten vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.