Cómo organizar un Día de la Innovación sin perder el control
Un Día de la Innovación combina ponencias, talleres y momentos de intercambio, así que el orden de preparación marca la diferencia. Empieza cerrando la fecha, el programa y las salas antes de contactar con ponentes o pedir materiales. Después gestiona las inscripciones, las preferencias dietéticas y la parte técnica en paralelo. Durante la última semana, comprueba presentaciones, señalización, acreditaciones y distribución de cada taller; el día anterior, deja montado todo lo que puedas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el recinto y las salas
- 3
Contactar con los ponentes
2 personas
- 4
Asignar monitores del taller
2 personas
- 5
Redactar invitaciones
2 personas
- 6
Enviar invitaciones
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Enviar la información de aparcamiento
- 10
Definir el programa final
2 personas
- 11
Pedir el catering
- 12
Reservar técnica
- 13
Encargar materiales para el taller
- 14
Recopilar las presentaciones
- 15
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 16
Comprobar la lista de participantes
- 17
Hacer carteles de ruta
- 18
Distribuir el material por taller
2 personas
- 19
Enviar información de los ponentes
- 20
Hacer la compra
2 personas
- 21
Enfriar bebidas
2 personas
- 22
Preparar el catering
3 personas
- 23
Probar la técnica
2 personas
- 24
Rellenar carpetas de participantes
3 personas
- 25
Montar mesas y sillas
4 personas
- 26
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 27
Preparar el escenario y el área de presentación
3 personas
- 28
Conectar el proyector y la pantalla
2 personas
- 29
Probar los micrófonos
2 personas
- 30
Preparar las mesas del taller
3 personas
- 31
Preparar el material de registro
2 personas
- 32
Montar el bufé y la mesa de café
3 personas
- 33
Clasificar las tarjetas con nombres
2 personas
- 34
Colocar los carteles de ruta
2 personas
- 35
Realizar el control de seguridad
2 personas
Evento
- 36
Recibir a los ponentes
2 personas
- 37
Registrar a los visitantes
3 personas
- 38
Servir café y té
2 personas
- 39
Acompañar la inauguración
2 personas
- 40
Apoyar las presentaciones
2 personas
- 41
Recoger preguntas del público
- 42
Rellenar las bebidas
2 personas
- 43
Servir aperitivos
3 personas
- 44
Gestionar la pausa
2 personas
- 45
Anunciar los talleres
- 46
Guiar talleres
6 personas
- 47
Reponer el material del taller
2 personas
- 48
Montar el aperitivo de networking
3 personas
- 49
Montar el bufé de cena
4 personas
- 50
Abrir el bufé de la cena
2 personas
- 51
Reponer el bufé
3 personas
- 52
Recoger la vajilla
2 personas
- 53
Coordinar el programa de la noche
2 personas
- 54
Facilitar conversaciones de networking
2 personas
- 55
Anunciar la última ronda
- 56
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
- 57
Apagar la técnica
2 personas
- 58
Reunir los materiales
3 personas
- 59
Clasificar residuos
2 personas
- 60
Lavar la vajilla
3 personas
- 61
Limpiar el lugar
4 personas
- 62
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 63
Retirar la decoración
2 personas
- 64
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 65
Recoger el catering sobrante
2 personas
- 66
Archivar presentaciones
- 67
Enviar mensaje de agradecimiento
- 68
Compartir fotos y materiales
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 90
- Mesas altascant. 8
- Mesa de registro
- Percheroscant. 3
Equipo
- Proyectorcant. 2
- Pantalla de proyeccióncant. 2
- Portátilescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 2
- Pulsadores de presentacióncant. 3
- Altavocescant. 2
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Estaciones de cargacant. 3
- Router wifi
- Neveras portátilescant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 90
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 90
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 10
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Jarras térmicascant. 6
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Acumuladores de fríocant. 16
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Portabadgescant. 100
- Mantelescant. 12
- Carteles de rutacant. 12
- Pósteres del programacant. 8
- Arreglos floralescant. 8
- Guirnaldascant. 6
Material del taller
- Bloc de rotafoliocant. 8
- Rotuladorescant. 48
- Post-itscant. 24
- Cuadernoscant. 90
- Bolígrafoscant. 100
- Pegatinas para votarcant. 500
- Lienzoscant. 100
- Cuerdacant. 4
- Sets de tijerascant. 12
- Rollos de cinta adhesivacant. 12
- Masilla adhesivacant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Iluminación ambientalcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Cubos de limpiezacant. 3
- Limpiacristalescant. 2
- Aspiradorascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero la fecha, el programa provisional y las salas: necesitas saber cuántos espacios y puestos de trabajo habrá antes de asignar monitores o encargar materiales.
- Contacta con los ponentes con varias semanas de margen y fija una fecha límite para recibir sus presentaciones. Así puedes probar los portátiles, el proyector, la pantalla, los micrófonos y los altavoces con los archivos reales.
- Haz que las inscripciones recojan las preferencias dietéticas y envía la información de aparcamiento junto con la confirmación. Revisa la lista de participantes al menos 48 horas antes para preparar tarjetas de nombre y carpetas sin improvisar.
- Prepara cada taller por separado: distribuye sus materiales, confirma el monitor asignado y coloca carteles de ruta visibles desde el registro. Si esperas cambios de sala, imprime también una versión actualizada del programa.
- Calcula el montaje como una fase propia, no como algo que se hace al llegar. Deja listas las mesas, sillas, mesa de registro, regletas, cables, estaciones de carga y bebidas; enfría estas últimas el día anterior y prueba la técnica antes de abrir las puertas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de la Innovación?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el recinto, confirmar ponentes y definir el programa. Deja cerrados el catering, la técnica y los materiales de los talleres al menos 2 semanas antes.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones?
- Envíalas cuando la fecha, el lugar y el programa provisional estén confirmados, idealmente entre 6 y 8 semanas antes. Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes para poder revisar asistentes, dietas y acreditaciones.
- ¿Cuándo se deben probar el proyector y los micrófonos?
- Haz una primera prueba técnica durante la semana anterior y una comprobación completa el día antes. Usa las presentaciones definitivas y verifica también cables, regletas, altavoces, wifi y baterías.
- ¿Cuánto catering y bebida necesito por persona?
- Para una pausa de café, calcula 1 taza por persona y añade un margen del 10 al 15 % para reposición. Para el agua, prepara al menos 0,5 litros por asistente durante la jornada y ajusta el pedido si también habrá otras bebidas.
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