Organiser une journée de l’innovation, étape par étape

Commencez par fixer la date, le format et le programme avant de contacter les intervenants ou de réserver le matériel. Une journée de l’innovation combine généralement des présentations, des ateliers et des temps d’échange : chaque séquence doit donc avoir une salle, un responsable et une durée définie. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les informations pratiques se traitent plusieurs semaines à l’avance. Les derniers jours servent surtout aux tests, à l’installation et aux vérifications.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et les salles
3
Contacter les intervenants
2 personnes
4
Prévoir les animateurs d'atelier
2 personnes
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer les infos de parking
10
Finaliser le programme
2 personnes
11
Commander le catering
12
Réserver la technique
13
Commander le matériel d’atelier
14
Rassembler les présentations
15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
16
Vérifier la liste des participants
17
Créer des panneaux de direction
18
Répartir le matériel par atelier
2 personnes
19
Envoyer les informations sur les intervenants
20
Faire les courses
2 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer le service traiteur
3 personnes
23
Tester la technique
2 personnes
24
Remplir les dossiers des participants
3 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
27
Aménager la scène et l’espace de présentation
3 personnes
28
Brancher le projecteur et l’écran
2 personnes
29
Tester les microphones
2 personnes
30
Installer les tables d'atelier
3 personnes
31
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
32
Installer le buffet et la table à café
3 personnes
33
Trier les badges nominatifs
2 personnes
34
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
35
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

36
Accueillir les intervenants
2 personnes
37
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
38
Servir le café et le thé
2 personnes
39
Accompagner l'ouverture
2 personnes
40
Soutenir les présentations
2 personnes
41
Recueillir les questions de la salle
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Servir des amuse-bouches
3 personnes
44
Encadrer la pause
2 personnes
45
Annoncer les ateliers
46
Encadrer les ateliers
6 personnes
47
Réapprovisionner le matériel d’atelier
2 personnes
48
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
49
Installer le buffet du dîner
4 personnes
50
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
51
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
52
Rassembler la vaisselle
2 personnes
53
Encadrer le programme du soir
2 personnes
54
Faciliter les échanges de réseautage
2 personnes
55
Annoncer le dernier tour
56
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

57
Éteindre la technique
2 personnes
58
Rassembler le matériel
3 personnes
59
Trier les déchets
2 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Nettoyer le lieu
4 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Retirer la décoration
2 personnes
64
Rendre les articles empruntés
2 personnes
65
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
66
Archiver les présentations
67
Envoyer un message de remerciement
68
Partager les photos et le matériel

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Tables hautesqté 8
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 3

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Cliques de présentationqté 3
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Stations de rechargeqté 3
Routeur wifi
Glacièresqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 90
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 10
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pains de glaceqté 16

Décoration

Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Nappesqté 12
Panneaux d’orientationqté 12
Affiches du programmeqté 8
Compositions floralesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6

Matériel d'atelier

Blocs pour chevaletqté 8
Marqueursqté 48
Post-itqté 24
Carnetsqté 90
Stylos à billeqté 100
Autocollants de voteqté 500
Feuilles de toileqté 100
Cordeqté 4
Jeux de ciseauxqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Pâte adhésiveqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seaux de nettoyageqté 3
Raclettes de solqté 2
Aspirateursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme au moins 8 semaines avant l’événement. Réservez en même temps le lieu, les salles et les animateurs d’atelier afin d’éviter un programme impossible à tenir.
Demandez les titres, biographies et supports des intervenants 3 semaines avant la journée. Prévoyez une date limite de réception, puis rassemblez toutes les présentations sur les ordinateurs utilisés sur place.
Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement et vérifiez la liste des participants. Utilisez ce délai pour préparer les badges, les dossiers, les besoins alimentaires et les informations de parking.
Attribuez chaque atelier à une salle et préparez son matériel séparément la veille. Répartissez notamment les ordinateurs, multiprises, rallonges et supports d’animation pour ne pas improviser pendant l’accueil.
Testez la technique au moins 2 heures avant l’arrivée du public : vidéoprojecteur, écran, microphones, haut-parleurs, Wi-Fi et recharge. Installez ensuite les tables, chaises, table d’inscription et panneaux de direction avant de préparer le catering et les boissons.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée de l’innovation ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour confirmer la date, réserver les salles, contacter les intervenants et ouvrir les inscriptions. Gardez les 5 derniers jours pour les confirmations, les badges, le matériel et les informations pratiques.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée de l’innovation ?: Envoyez-les environ 5 semaines avant l’événement, dès que le lieu et le programme provisoire sont confirmés. Faites une relance 10 à 14 jours plus tard, puis clôturez les inscriptions 5 à 7 jours avant la journée.
Quand commander le catering pour une journée de l’innovation ?: Passez la commande 10 à 14 jours avant l’événement, quand le nombre d’inscrits est déjà fiable. Confirmez les quantités et les besoins alimentaires 3 à 5 jours avant, après la dernière vérification des participants.
Que faut-il tester avant une journée de l’innovation ?: Testez au minimum 2 heures avant l’accueil le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs, le Wi-Fi et les multiprises. Ouvrez aussi chaque présentation sur l’ordinateur prévu pour éviter un problème de format au démarrage.

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