Zo organiseer je een inloopmiddag zonder haast

Begin een inloopmiddag niet met boodschappen, maar met de zaal en het verwachte aantal bezoekers. Leg daarna de aanmeldingen, dieetwensen en ontvangst vast, zodat je weet hoeveel stoelen, naamkaartjes, koffie en hapjes nodig zijn. Plan de voorbereiding in twee momenten: vooraf voor drukwerk en catering, en op de dag zelf voor de inrichting. Vooral de sleuteloverdracht, techniek en koeling worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Uitnodigingen opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Programma afdrukken
7
Naamkaartjes maken
2 personen
8
Boodschappen doen
2 personen
9
Dieetproducten apart zetten
10
Dranken koelen
2 personen
11
Koffie- en theepunt voorbereiden
2 personen
12
Hapjes voorbereiden
3 personen
13
Locatiesleutels ophalen
14
Zaal controleren
2 personen
15
Tafels opstellen
3 personen
16
Stoelen opstellen
3 personen
17
Tafels aankleden
2 personen
18
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
19
Koffie zetten
2 personen
20
Hapjes klaarzetten
2 personen
21
Versiering ophangen
2 personen
22
Infoborden plaatsen
23
Geluid controleren

Event

24
Bezoekers ontvangen
3 personen
25
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
26
Koffie en thee serveren
3 personen
27
Hapjes serveren
3 personen
28
Activiteiten begeleiden
3 personen
29
Bezoekers wegwijs maken
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Servies ophalen
2 personen
32
Toiletten controleren
33
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

34
Eten en drinken opruimen
3 personen
35
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
36
Servies afwassen
3 personen
37
Afval verzamelen
2 personen
38
Zaal schoonmaken
3 personen
39
Decoratie verwijderen
2 personen
40
Materialen controleren
2 personen
41
Materialen retourneren
2 personen
42
Gevonden spullen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Ontvangsttafel
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiemokkenaantal 70
Drinkglazenaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Koelboxenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Slingersaantal 6
Naamkaartjesaantal 60
Klembordenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweil en emmeraantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de zaal zodra de datum vaststaat en noteer meteen wanneer je de locatiesleutels kunt ophalen. Plan minimaal 60 minuten vóór de inloop voor controle, inrichting en het testen van geluid.
Verwerk aanmeldingen tot uiterlijk 3 dagen vooraf en vraag dieetwensen mee. Zet dieetproducten apart en herkenbaar klaar; zo hoef je bij binnenkomst niet opnieuw alles uit te zoeken.
Maak naamkaartjes en druk het programma vooraf af op basis van de actuele aanmeldingen. Leg naamkaartjes, klemborden en programma’s op de ontvangsttafel, niet verspreid door de zaal.
Koel dranken minstens 2 uur vooraf en zet koffie en thee zo neer dat bezoekers niet bij de ontvangsttafel in de rij staan. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul hapjes in kleine porties aan.
Zet tafels en stoelen eerst op hun plek en werk daarna pas de aankleding af. Test de draagbare speaker en microfoon met de verlengkabels vóór bezoekers arriveren en houd bezem, stoffer en blik bereikbaar voor tussentijdse opruimrondes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een inloopmiddag organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met de zaal, datum en uitnodigingen. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen tot ongeveer 3 dagen voor de middag, zodat je catering en naamkaartjes nog kunt aanpassen.
Hoeveel koffie en hapjes heb je nodig voor een inloopmiddag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, inclusief water, koffie en thee. Voor hapjes kun je starten met 3 tot 5 stuks per persoon per uur en tussendoor aanvullen op basis van het bezoek.
Hoeveel tijd heb je nodig om een inloopmiddag klaar te zetten?: Reserveer minimaal 60 minuten voor de zaalcontrole, tafels, stoelen, ontvangsttafel, koffiepunt en techniek. Bij veel aankleding of een groot aantal bezoekers is 90 minuten praktischer.
Wanneer zet je de dranken en hapjes klaar?: Zet dranken ongeveer 2 uur vooraf in de koeling. Bereid hapjes zo laat mogelijk en zet ze 15 tot 30 minuten vóór de start klaar, zodat ze vers blijven en de ontvangsttafel vrij blijft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.