Organiser une après-midi portes ouvertes sans rien oublier

Une après-midi portes ouvertes se prépare d’abord avec une estimation fiable du nombre de visiteurs, puis avec un accueil fluide et une salle facile à parcourir. Commence par réserver le lieu, envoyer les invitations et suivre les inscriptions, y compris les besoins alimentaires. La veille, finalise les badges, le programme, les achats et les boissons à refroidir. Le jour J, vérifie la salle avant d’installer les tables, les chaises, l’accueil, le café, les en-cas et la signalétique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Rédiger les invitations
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Imprimer le programme
7
Créer des badges nominatifs
2 personnes
8
Faire les courses
2 personnes
9
Mettre de côté les produits diététiques
10
Refroidir les boissons
2 personnes
11
Préparer l'espace café et thé
2 personnes
12
Préparer les en-cas
3 personnes
13
Récupérer les clés du lieu
14
Vérifier la salle
2 personnes
15
Installer les tables
3 personnes
16
Installer les chaises
3 personnes
17
Dresser les tables
2 personnes
18
Aménager la table d'accueil
2 personnes
19
Préparer le café
2 personnes
20
Préparer les en-cas
2 personnes
21
Suspendre la décoration
2 personnes
22
Installer les panneaux d’information
23
Vérifier le son

Événement

24
Accueillir les visiteurs
3 personnes
25
Distribuer les badges
2 personnes
26
Servir le café et le thé
3 personnes
27
Servir des amuse-bouches
3 personnes
28
Encadrer les activités
3 personnes
29
Orienter les visiteurs
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Récupérer la vaisselle
2 personnes
32
Vérifier les toilettes
33
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

34
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
35
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
36
Faire la vaisselle
3 personnes
37
Rassembler les déchets
2 personnes
38
Nettoyer la salle
3 personnes
39
Retirer la décoration
2 personnes
40
Vérifier le matériel
2 personnes
41
Retourner les matériels
2 personnes
42
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Table d’accueil
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verres à boireqté 70
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Glacièresqté 3

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 8
Guirlandesqté 6
Badges nominatifsqté 60
Presse-papiersqté 4

Équipement

Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 3

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillière et seauqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Demande une réponse aux invitations au moins 7 jours avant l’événement. Note séparément les besoins alimentaires afin de mettre les produits diététiques de côté avant de préparer les en-cas.
Prépare les badges nominatifs et le programme la veille. Garde les badges à la table d’accueil, avec des presse-papiers et la liste des inscriptions, pour éviter de chercher les noms à l’arrivée.
Récupère les clés et vérifie la salle avant l’installation. Contrôle notamment l’accès, les prises, l’espace pour les porte-manteaux et la disposition prévue pour les tables et les chaises.
Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et utilise les glacières si le réfrigérateur du lieu est trop petit. Prévois les thermos, les machines à café et les bouilloires près de la table café-thé, pas à côté de l’accueil.
Teste l’enceinte portable et le microphone avant l’arrivée du public, avec les rallonges déjà posées. Fais aussi un dernier passage de la salle après l’installation : panneaux visibles, tables dressées, verres et assiettes disponibles, sol propre.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une après-midi portes ouvertes ?: Envoie-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite de réponse environ 7 jours avant l’événement pour connaître les inscriptions et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Réserve au moins 2 heures avant l’ouverture au public pour récupérer les clés, vérifier la salle, installer les tables et les chaises, dresser les tables et préparer l’accueil. Ajoute 30 minutes si la signalétique ou le son demande des réglages.
Quand préparer le café et les en-cas ?: Installe l’espace café et thé avant l’arrivée des visiteurs, puis prépare le café environ 20 à 30 minutes avant l’ouverture. Les en-cas peuvent être disposés au dernier moment pour rester présentables et éviter qu’ils ne sèchent.
Comment gérer les visiteurs à leur arrivée ?: Place une table d’accueil visible dès l’entrée et prévois une personne pour vérifier les inscriptions et distribuer les badges pendant les 30 premières minutes. Le programme imprimé doit être accessible au même endroit, afin de limiter les files d’attente.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.