Cómo organizar una jornada de puertas abiertas por la tarde

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra las inscripciones al menos 3 días antes y usa esa cifra para calcular el programa impreso, las tarjetas con nombres, las bebidas y las raciones de aperitivos. Reserva algunas unidades adicionales para visitantes que lleguen sin inscripción.
• Recoge las preferencias dietéticas junto con la inscripción, no el día del evento. Separa esos productos antes de preparar los aperitivos y colócalos en una bandeja identificada para evitar confusiones.
• Llega al recinto al menos 2 horas antes de la apertura. Dedica los primeros 30 minutos a recoger las llaves y comprobar la sala; después monta mesas, sillas y recepción antes de preparar el café y la comida.
• Prepara el punto de café y té unos 45 minutos antes de recibir al público. Deja tazas, vasos, termos, máquinas de café y teteras en el mismo lugar, y enfría las bebidas con antelación para no depender de neveras portátiles durante la recepción.
• Haz una prueba del altavoz, el micrófono y los cables alargadores al menos 30 minutos antes. Comprueba también que los paneles informativos estén colocados y que la mesa de recepción tenga tarjetas, programa y portapapeles listos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?

Reserva la sala y envía las invitaciones con al menos 3 semanas de margen. Cierra las inscripciones 3 días antes para poder imprimir el programa, preparar las tarjetas con nombres y ajustar las compras.

¿Cuándo se prepara el café para una jornada de puertas abiertas por la tarde?

Prepara el punto de café y té unos 45 minutos antes de la llegada de los visitantes. El café puede hacerse más cerca de la apertura, mientras que las tazas, termos, vasos y demás utensilios deben estar colocados previamente.

¿Cuánto tiempo antes hay que llegar al recinto?

Llega aproximadamente 2 horas antes. Ese margen permite recoger las llaves, comprobar la sala, montar mesas y sillas, colocar los paneles y probar el sonido sin hacerlo mientras llegan los primeros visitantes.

¿Cómo se calculan los aperitivos y las bebidas?

Calcula de 2 a 3 bebidas por persona durante la primera hora y unas 4 a 6 piezas de aperitivo por persona para una recepción de tarde. Añade un margen del 10 % y separa las opciones dietéticas según las inscripciones recibidas.

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