Zo organiseer je een inkoopdag zonder last-minute gedoe

Een inkoopdag staat of valt met een strakke volgorde. Begin met deelnemers, programma en leveranciers; regel daarna ruimtes, inkoopformulieren en dieetwensen. Pas als die basis klopt, leg je presentatieruimtes, ontvangst en boodschappen vast. Op de dag zelf draait het om een duidelijke registratie, goed werkende techniek en gekoelde producten op tijd. Met dit plan voorkom je dat naamkaartjes ontbreken, leveranciersinformatie zoekraakt of een HDMI-kabel pas tijdens de eerste presentatie wordt gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Leveranciers bevestigen
6
Vergaderruimtes reserveren
7
Programma en tijden vastleggen
2 personen
8
Leveranciersinformatie verzamelen
2 personen
9
Presentatieruimtes indelen
2 personen
10
Naamkaartjes ontwerpen
11
Inkoopformulieren voorbereiden
12
Route en parkeren doorgeven
13
Aanmeldingen opnieuw bevestigen
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Leveringen aannemen
2 personen
17
Boodschappen controleren
2 personen
18
Koelproducten koud zetten
2 personen
19
Naamkaartjes sorteren
20
Inkoopmappen klaarleggen
2 personen
21
Tafels opstellen
3 personen
22
Stoelen plaatsen
3 personen
23
Leveranciersbalies inrichten
4 personen
24
Presentatiemateriaal klaarzetten
2 personen
25
Bewegwijzering ophangen
2 personen
26
Registratietafel inrichten
2 personen
27
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
28
Hapjes klaarzetten
2 personen
29
Techniek testen
2 personen

Event

30
Deelnemers ontvangen
3 personen
31
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
32
Programma toelichten
33
Leveranciers ontvangen
2 personen
34
Presentaties begeleiden
2 personen
35
Koffie en thee bijvullen
36
Hapjes bijvullen
2 personen
37
Inkoopvragen verzamelen
2 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Dinerbuffet uitserveren
4 personen
40
Servies afruimen
2 personen
41
Leveranciersmateriaal verzamelen
2 personen
42
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

43
Afval verzamelen
3 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Ruimtes schoonmaken
3 personen
47
Apparatuur uitschakelen
2 personen
48
Leveranciersmateriaal retourneren
2 personen
49
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
50
Onkosten en bonnetjes bundelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 50
Registratietafel
Statafelsaantal 6
Tafelkleedaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Flip-oversaantal 4
Flip-overstiftenaantal 16
Draadloze microfoonaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 50
Bordenaantal 60
Soepkommenaantal 50
Besteksetsaantal 60
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Serveerbladenaantal 8
Opscheptangenaantal 8

Catering

Inkoopmappenaantal 45
Naamkaartjesaantal 50
Pennenaantal 60
Notitieblokkenaantal 50
Badgehoudersaantal 50
Boodschappen

Decoratie

Welkomstbord
Bewegwijzerbordenaantal 8
Tafelnummersaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Bureaustandaardsaantal 12

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 3
Rubberen handschoenenaantal 6
Handdoekenaantal 12

Tips

Sluit de deelnemerslijst uiterlijk één week vooraf af en vraag dieetwensen meteen mee. Gebruik het definitieve aantal voor boodschappen, naamkaartjes, stoelen en servies.
Bevestig leveranciers en ruimtes uiterlijk vijf werkdagen vooraf. Controleer per leverancier de aankomsttijd, contactpersoon, balie en benodigde stroom of presentatiemiddelen.
Maak de inkoopformulieren en leveranciersinformatie uiterlijk drie dagen vooraf compleet. Leg per leverancier één inkoopmap klaar, zodat wijzigingen niet verspreid over losse mails staan.
Test laptops, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, microfoon en presentatieklikker minimaal één dag vooraf in de juiste ruimte. Leg ook verlengsnoeren en stekkerdozen klaar; die worden vaak pas bij het opbouwen gezocht.
Neem leveringen op de ochtend van de inkoopdag direct aan en controleer aantallen en verpakking. Zet koelproducten meteen koud in koelboxen of koelkasten en sorteer naamkaartjes, formulieren en bewegwijzering vóór de eerste deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een inkoopdag organiseren?: Begin vier tot zes weken vooraf met deelnemers, leveranciers en ruimtes. Rond het programma, dieetwensen en formulieren uiterlijk één week vooraf af; technische en boodschappencontroles doe je in de laatste 24 uur.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een inkoopdag?: Verstuur uitnodigingen bij voorkeur vier weken vooraf, met programma, route en parkeergegevens. Stuur uiterlijk zeven dagen vooraf een bevestiging met de definitieve tijden en vraag ontbrekende aanmeldingen na.
Hoeveel tijd heb je nodig om een inkoopdag op te bouwen?: Plan minimaal twee uur opbouwtijd voor tafels, stoelen, leveranciersbalies, registratie en bewegwijzering. Reserveer nog 30 minuten voor een volledige test van beamer, microfoon, laptops en kabels.
Wanneer doe je de boodschappen voor een inkoopdag?: Controleer de boodschappenlijst uiterlijk twee dagen vooraf en doe houdbare boodschappen dan al. Haal verse en gekoelde producten zo laat mogelijk, bij voorkeur op de dag zelf, en zet ze direct koud.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.