Organiser une journée d’achats, étape par étape
Une journée d’achats réussie se prépare dans un ordre précis : participants, fournisseurs, espaces, commandes, puis logistique sur place. Commencez par confirmer les inscriptions et les besoins alimentaires avant de répartir les salles et les stands. Les deux derniers jours servent surtout à vérifier les courses, réceptionner les livraisons et mettre les produits réfrigérés au frais. Prévoyez ensuite une installation avec une table d’inscription, les badges et toute la signalétique déjà triés.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Établir la liste des participants
- 2
Envoyer les invitations
- 3
Traiter les inscriptions
- 4
Recueillir les besoins alimentaires
- 5
Confirmer les fournisseurs
- 6
Réserver les salles de réunion
- 7
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
- 8
Recueillir les informations des fournisseurs
2 personnes
- 9
Répartir les espaces de présentation
2 personnes
- 10
Concevoir les badges nominatifs
- 11
Préparer les bons de commande
- 12
Communiquer l’itinéraire et le stationnement
- 13
Reconfirmer les inscriptions
- 14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 15
Faire les courses
2 personnes
- 16
Recevoir les livraisons
2 personnes
- 17
Vérifier les courses
2 personnes
- 18
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
- 19
Trier les badges nominatifs
- 20
Préparer les dossiers d’achat
2 personnes
- 21
Installer les tables
3 personnes
- 22
Installer les chaises
3 personnes
- 23
Aménager les stands des fournisseurs
4 personnes
- 24
Installer le matériel de présentation
2 personnes
- 25
Installer la signalétique
2 personnes
- 26
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 27
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 28
Préparer les en-cas
2 personnes
- 29
Tester la technique
2 personnes
Événement
- 30
Accueillir les participants
3 personnes
- 31
Distribuer les badges
2 personnes
- 32
Présenter le programme
- 33
Accueillir les fournisseurs
2 personnes
- 34
Animer les présentations
2 personnes
- 35
Réapprovisionner le café et le thé
- 36
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
- 37
Collecter les questions d'achat
2 personnes
- 38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 39
Servir le buffet du dîner
4 personnes
- 40
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
- 41
Rassembler le matériel des fournisseurs
2 personnes
- 42
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes
Suivi
- 43
Rassembler les déchets
3 personnes
- 44
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 45
Faire la vaisselle
3 personnes
- 46
Nettoyer les espaces
3 personnes
- 47
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 48
Retourner le matériel du fournisseur
2 personnes
- 49
Ranger le stock restant
2 personnes
- 50
Rassembler les frais et les reçus
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 50
- Table d'inscription
- Tables hautesqté 6
- Nappeqté 12
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 4
- Vidéoprojecteurqté 2
- Écran de projectionqté 2
- Câbles HDMIqté 4
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Chevaletsqté 4
- Feutres pour paperboardqté 16
- Micro sans filqté 2
- Cliqueur de présentationqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 50
- Verres à eauqté 60
- Verres à vinqté 50
- Assiettesqté 60
- Bol à soupeqté 50
- Couvertsqté 60
- Cuillères de serviceqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Plateaux de serviceqté 10
- Plateaux de serviceqté 8
- Pince de serviceqté 8
Catering
- Dossiers d'achatqté 45
- Badges nominatifsqté 50
- Stylosqté 60
- Blocs-notesqté 50
- Porte-badgesqté 50
- Courses
Décoration
- Panneau d’accueil
- Panneaux de signalisationqté 8
- Numéros de tableqté 12
- Compositions floralesqté 6
- Présentoirs de bureauqté 12
Éclairage
- Éclairage d’ambianceqté 4
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Sets de balaiqté 2
- Serpillièresqté 3
- Gants en caoutchoucqté 6
- Serviettesqté 12
Conseils
- Fixez le programme et les horaires avant d’envoyer les informations pratiques. Indiquez l’itinéraire et le stationnement au moins 5 jours à l’avance, puis reconfirmez les inscriptions 48 heures avant.
- Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et transmettez le récapitulatif aux fournisseurs. Une dernière vérification 3 jours avant évite de découvrir une allergie ou une quantité manquante le jour même.
- Préparez les bons de commande et les dossiers d’achat avant de faire les courses. À la réception, contrôlez chaque livraison avec la liste, puis placez immédiatement les produits réfrigérés dans les glacières ou au frais.
- Installez les tables, chaises et stands avant l’arrivée des participants. Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI, les rallonges, les multiprises et le micro sans fil au moins 60 minutes avant le début.
- Triez les badges nominatifs par ordre alphabétique et installez la table d’inscription près de l’entrée. Prévoyez aussi un emplacement clairement identifié pour les dossiers d’achat et les informations des fournisseurs.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une journée d’achats ?
- Prévoyez au minimum 3 semaines pour recueillir les inscriptions, confirmer les fournisseurs et réserver les salles. Gardez les 48 dernières heures pour les confirmations, les courses et les contrôles logistiques.
- Quand faut-il confirmer les inscriptions ?
- Faites une première relance 7 jours avant la journée d’achats, puis une confirmation finale 48 heures avant. Utilisez cette dernière étape pour vérifier les besoins alimentaires et le nombre de badges à préparer.
- Quand faire les courses pour une journée d’achats ?
- Faites les courses la veille si les produits sont périssables, ou 2 jours avant pour les produits secs. Contrôlez les quantités à la réception et mettez les produits réfrigérés au frais sans attendre.
- Quand installer la salle et le matériel de présentation ?
- Commencez l’installation au moins 2 heures avant l’arrivée des participants. Réservez les 60 dernières minutes au test du vidéoprojecteur, de l’écran, du micro, du cliqueur et des branchements électriques.
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