Cómo organizar un Día de compras sin perder el control
Un Día de compras reúne participantes, proveedores, presentaciones y una compra que debe llegar completa y a tiempo. Empieza cerrando la lista de asistentes y sus preferencias, y después fija proveedores, salas y horarios. La semana del evento, confirma inscripciones, formularios y ruta de acceso. El día anterior revisa la compra y prepara las carpetas; el mismo día recibe las entregas, separa los productos refrigerados y monta las mesas antes de abrir el registro.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Elaborar la lista de participantes
- 2
Enviar invitaciones
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Confirmar proveedores
- 6
Reservar salas de reuniones
- 7
Definir el programa y los horarios
2 personas
- 8
Recopilar información de los proveedores
2 personas
- 9
Distribuir las salas de presentación
2 personas
- 10
Diseñar tarjetas de nombre
- 11
Preparar los formularios de compra
- 12
Indicar la ruta y el aparcamiento
- 13
Volver a confirmar inscripciones
- 14
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 15
Hacer la compra
2 personas
- 16
Recibir las entregas
2 personas
- 17
Comprobar las compras
2 personas
- 18
Poner los productos refrigerados en frío
2 personas
- 19
Clasificar las tarjetas con nombres
- 20
Preparar carpetas de compras
2 personas
- 21
Montar mesas
3 personas
- 22
Colocar las sillas
3 personas
- 23
Montar los mostradores de proveedores
4 personas
- 24
Preparar el material de presentación
2 personas
- 25
Colgar señalización
2 personas
- 26
Montar la mesa de registro
2 personas
- 27
Preparar café y té
2 personas
- 28
Preparar los aperitivos
2 personas
- 29
Probar la técnica
2 personas
Evento
- 30
Recepción de participantes
3 personas
- 31
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 32
Presentar el programa
- 33
Recibir a los proveedores
2 personas
- 34
Coordinar presentaciones
2 personas
- 35
Reponer café y té
- 36
Reponer aperitivos
2 personas
- 37
Recopilar consultas de compras
2 personas
- 38
Rellenar las bebidas
2 personas
- 39
Servir el bufé de cena
4 personas
- 40
Recoger la vajilla
2 personas
- 41
Recoger el material de proveedores
2 personas
- 42
Despedir a los últimos participantes
2 personas
Seguimiento
- 43
Recoger la basura
3 personas
- 44
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 45
Lavar la vajilla
3 personas
- 46
Limpiar espacios
3 personas
- 47
Apagar el equipo
2 personas
- 48
Devolver el material del proveedor
2 personas
- 49
Guardar el stock sobrante
2 personas
- 50
Agrupar gastos y recibos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 50
- Mesa de registro
- Mesas altascant. 6
- Mantelcant. 12
Equipo
- Portátilescant. 4
- Proyectorcant. 2
- Pantalla de proyeccióncant. 2
- Cables HDMIcant. 4
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Pizarras de hojascant. 4
- Rotuladores para pizarracant. 16
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Clic de presentacióncant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 50
- Vasos para aguacant. 60
- Copas de vinocant. 50
- Platoscant. 60
- Tazones para sopacant. 50
- Cubiertoscant. 60
- Cucharones de servircant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Bandejas de servircant. 10
- Bandejas de serviciocant. 8
- Pinzas para servircant. 8
Catering
- Carpetas de comprascant. 45
- Tarjetas de nombrecant. 50
- Bolígrafoscant. 60
- Bloc de notascant. 50
- Portabadgescant. 50
- Compras
Decoración
- Cartel de bienvenida
- Paneles de señalizacióncant. 8
- Números de mesacant. 12
- Arreglos floralescant. 6
- Soportes de escritoriocant. 12
Iluminación
- Iluminación ambientalcant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Fregonascant. 3
- Guantes de gomacant. 6
- Toallascant. 12
Consejos
- Cierra las inscripciones al menos 7 días antes y vuelve a confirmarlas 48 horas antes. Ese margen permite preparar tarjetas con nombres, carpetas de compra y formularios sin trabajar con cifras provisionales.
- Define el programa y asigna cada presentación a una sala como mínimo 5 días antes. Comprueba entonces portátiles, proyector, pantalla, cables HDMI, alargadores, regletas, micrófono y clic de presentación.
- Pide a cada proveedor la información necesaria y confirma su participación 7 días antes. Envía después la distribución de salas, el horario y las indicaciones de ruta y aparcamiento en un único mensaje.
- Haz la compra siguiendo una lista revisada por dos personas y calcula la recepción con al menos 24 horas de margen. Al llegar, comprueba cantidades y estado; guarda de inmediato los productos refrigerados en neveras portátiles o cámaras frías.
- Monta el espacio entre 2 y 3 horas antes de la llegada de los participantes. Coloca primero la mesa de registro y la señalización, después mesas, sillas y mostradores; deja preparadas las tazas, vasos, copas, platos, cubiertos y el material de servicio.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de compras?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes si participan varios proveedores y salas. Deja cerradas las inscripciones 7 días antes, confirma asistencia 48 horas antes y reserva las 2 o 3 horas previas para el montaje.
- ¿Cuándo se deben confirmar los proveedores?
- Confírmalos por primera vez entre 10 y 14 días antes y haz una segunda comprobación 5-7 días antes. Solicita en esa última confirmación sus datos de presentación, necesidades técnicas y horario de llegada.
- ¿Cuándo preparar la compra y los productos refrigerados?
- Revisa la lista de la compra el día anterior y programa la recepción con al menos 24 horas de margen respecto al inicio. Comprueba cada entrega al recibirla y coloca los productos refrigerados en frío inmediatamente.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?
- Reserva entre 2 y 3 horas antes del registro para colocar mesas, sillas, mostradores, señalización y material de presentación. Haz una prueba técnica de 30 minutos antes de que llegue el primer participante.
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