Zo organiseer je een influencerevent zonder losse eindjes

Begin met het doel en bezoekersprofiel: nodig je creators uit voor productcontent, netwerk of een programma met presentaties? Werk daarna terug vanaf de eventdatum met locatie, capaciteit, zones en een tijdschema. Persoonlijke uitnodigingen, een aanmeldformulier en actuele contactgegevens bepalen wie er werkelijk komt. Plan vervolgens catering, techniek en contentmogelijkheden tegelijk; juist daar ontstaan vaak last-minute problemen. Test presentaties, microfoons, kabels en fotomomenten vóór de ontvangst van de eerste gast.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Bezoekersprofiel vaststellen
2 personen
2
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
3
Locatiecapaciteit controleren
4
Ruimtes en zones indelen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Contactgegevens bevestigen
11
Influencers persoonlijk benaderen
2 personen
12
Aanwezigheidslijst bijwerken
13
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
14
Catering reserveren
15
Fotograafbriefing opstellen
16
Contentzones bepalen
2 personen
17
Hashtag en vermeldingen bepalen
18
Programma naar gasten sturen
19
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
20
Polsbandjes en badges sorteren
21
Presentaties en video’s verzamelen
2 personen
22
Muziek afspeellijst samenstellen
23
Techniek en kabels testen
2 personen
24
Fotowand ontwerpen
2 personen
25
Bewegwijzering maken
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Houdbare dranken klaarzetten
2 personen
28
Verse producten ophalen
2 personen
29
Locatie openen
2 personen
30
Meubilair klaarzetten
4 personen
31
Registratietafel inrichten
2 personen
32
Fotowand opbouwen
3 personen
33
Decoratie ophangen
3 personen
34
Lichtopstelling plaatsen
2 personen
35
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
36
Presentaties klaarzetten
37
Cateringtafel inrichten
3 personen
38
Hapjes voorbereiden
4 personen
39
Dranken koud zetten
2 personen
40
Naamkaartjes klaarleggen
41
Teambriefing geven
5 personen
42
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
43
Deuren en ontvangst gereedmaken
2 personen

Event

44
Gasten registreren
3 personen
45
Welkomstdranken serveren
3 personen
46
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
47
Fotomoment begeleiden
2 personen
48
Programma aankondigen
49
Sprekers begeleiden
2 personen
50
Presentaties bedienen
2 personen
51
Contentzones begeleiden
3 personen
52
Hapjes serveren
4 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Cateringvoorraad aanvullen
2 personen
55
Socialmediabeelden verzamelen
2 personen
56
Gasten naar activiteiten begeleiden
2 personen
57
Wegwerpmateriaal vervangen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Dinerbuffet openen
3 personen
60
Dinerbuffet bijvullen
3 personen
61
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
62
Slotprogramma aankondigen
63
Vertrek van gasten begeleiden
3 personen

Nazorg

64
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
65
Catering opruimen
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Decoratie verwijderen
3 personen
68
Techniek afbouwen
2 personen
69
Meubilair terugplaatsen
4 personen
70
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
71
Locatie schoonmaken
4 personen
72
Materialen tellen en controleren
2 personen
73
Geleende materialen retourneren
2 personen
74
Foto- en videobestanden veiligstellen
2 personen
75
Bedankbericht naar gasten sturen
76
Beeldmateriaal met gasten delen
2 personen
77
Openstaande rekeningen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 8
Lange tafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 80
Loungebankenaantal 6
Loungefauteuilsaantal 12
Krukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100
Afzetpalenaantal 8
Tafelkledenaantal 14

Servies

Dinerbordenaantal 90
Dessertbordenaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 90
Koffiekopjesaantal 50
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerplateausaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-adaptersaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Powerbanksaantal 6
Telefoonstatievenaantal 10
Ringlampenaantal 6
Softboxlampenaantal 4
Statiefsetsaantal 8
Geheugenkaartenaantal 8
USB-sticksaantal 4

Decoratie

Fotowand
Logo-bannersaantal 4
Ballonnenbogenaantal 2
Kunstplantenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 14
Naamkaartjesaantal 100
Polsbandjesaantal 100
Pijlbordenaantal 12
Programmapostersaantal 8

Verlichting

Sfeerlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 6
Batterijlichtenaantal 20

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Maatbekersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma per blok en stuur het uiterlijk 7 dagen vooraf naar gasten. Vermeld aankomsttijd, inhoud, pauzes, fotomomenten en het tijdstip waarop presentaties of video’s starten.
Maak naast de publieksruimte aparte zones voor ontvangst, catering, fotografie en contentopnames. Controleer per zone of stroompunten, verlichting, bewegwijzering en voldoende ruimte voor apparatuur aanwezig zijn.
Benader influencers persoonlijk en verwerk aanmeldingen dagelijks. Vraag bij registratie direct dieetwensen, contactgegevens en toestemming voor vermeldingen; zo hoef je niet in de laatste 48 uur achter ontbrekende informatie aan.
Maak één briefing voor de fotograaf met de gewenste groepsbeelden, portretten, fotowand en contentzones. Leg ook vooraf de hashtag en vermeldingen vast, zodat gasten niet tijdens het event naar de juiste schrijfwijze hoeven te vragen.
Test techniek op locatie met de laptop, HDMI-adapters, beamer, projectiescherm, draadloze microfoons en luidsprekers. Leg verlengkabels, stekkerdozen, kabelgoten en powerbanks klaar; een presentatie die alleen op één adapter werkt, loopt snel vast.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een influencerevent organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met bezoekersprofiel, locatie, programma en uitnodigingsstrategie. Verstuur persoonlijke uitnodigingen ongeveer 6 weken voor het event en sluit de definitieve aanwezigheidslijst 7 dagen vooraf.
Wanneer stuur je de uitnodigingen voor een influencerevent?: Stuur de eerste persoonlijke uitnodigingen 6 weken vooraf en geef genodigden 10 tot 14 dagen om te reageren. Stuur daarna een gerichte reminder en bevestig programma en praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de start.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de techniek op een influencerevent?: Plan minimaal 2 uur vóór ontvangst van gasten voor opbouw en een volledige test. Controleer microfoons, luidsprekers, mengpaneel, beamer, video’s, adapters en kabels afzonderlijk; houd daarna minstens 30 minuten als reserve.
Wanneer bereken je de catering voor een influencerevent?: Maak een eerste berekening zodra de uitnodigingen uitgaan en werk die 7 dagen vooraf bij op basis van bevestigde aanmeldingen en dieetwensen. Bestel niet alleen op basis van het aantal genodigden, maar op basis van de actuele aanwezigheidslijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.