Organiser un événement d’influenceurs, étape par étape

Un événement d’influenceurs se prépare d’abord comme une expérience à produire, pas seulement comme une liste d’invités. Commencez par définir le profil des visiteurs, puis fixez le programme, la capacité du lieu et les zones dédiées au contenu. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les coordonnées doivent être consolidés avant de réserver le catering. Enfin, prévoyez un accueil fluide, un briefing photo précis et un test technique complet au moins la veille.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le profil des visiteurs
2 personnes
2
Établir le programme et le planning
2 personnes
3
Vérifier la capacité du lieu
4
Répartir les espaces et les zones
2 personnes
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Confirmer les coordonnées
11
Contacter les influenceurs en personne
2 personnes
12
Mettre à jour la liste de présence
13
Calculer les quantités de catering
2 personnes
14
Réserver le catering
15
Rédiger le briefing du photographe
16
Définir les zones de contenu
2 personnes
17
Définir le hashtag et les mentions
18
Envoyer le programme aux invités
19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
20
Trier les bracelets et les badges
21
Collecter les présentations et les vidéos
2 personnes
22
Composer la playlist musicale
23
Tester la technique et les câbles
2 personnes
24
Concevoir le mur photo
2 personnes
25
Créer la signalisation
26
Faire les courses
3 personnes
27
Mettre les boissons non périssables en place
2 personnes
28
Récupérer les produits frais
2 personnes
29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Installer le mobilier
4 personnes
31
Installer la table d'inscription
2 personnes
32
Monter le mur photo
3 personnes
33
Installer la décoration
3 personnes
34
Installer l’éclairage
2 personnes
35
Raccorder le matériel audio
2 personnes
36
Préparer les présentations
37
Installer la table traiteur
3 personnes
38
Préparer les en-cas
4 personnes
39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
40
Préparer les badges nominatifs
41
Faire le briefing de l’équipe
5 personnes
42
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes
43
Préparer les portes et l’accueil
2 personnes

Événement

44
Enregistrer les invités
3 personnes
45
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
46
Distribuer les badges
2 personnes
47
Animer le moment photo
2 personnes
48
Annoncer le programme
49
Accompagner les intervenants
2 personnes
50
Animer les présentations
2 personnes
51
Encadrer les zones de contenu
3 personnes
52
Servir des amuse-bouches
4 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Réapprovisionner le stock de traiteur
2 personnes
55
Collecter les images pour les réseaux sociaux
2 personnes
56
Accompagner les invités vers les activités
2 personnes
57
Remplacer le matériel jetable
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
60
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
61
Servir les repas diététiques
2 personnes
62
Annoncer le programme de clôture
63
Accompagner le départ des invités
3 personnes

Suivi

64
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
65
Ranger le service traiteur
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Démonter la technique
2 personnes
69
Remettre le mobilier en place
4 personnes
70
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
71
Nettoyer le lieu
4 personnes
72
Compter et vérifier le matériel
2 personnes
73
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
74
Sauvegarder les fichiers photo et vidéo
2 personnes
75
Envoyer un message de remerciement aux invités
76
Partager les photos avec les invités
2 personnes
77
Vérifier les factures en attente

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 8
Longues tablesqté 6
Chaises pliantesqté 80
Canapés de salonqté 6
Fauteuils loungeqté 12
Tabouretsqté 12
Portantsqté 2
Cintresqté 100
Poteaux de balisageqté 8
Nappesqté 14

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 90
Assiettes à dessertqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 90
Tasses à caféqté 50
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Adaptateurs HDMIqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Batteries externesqté 6
Supports de téléphoneqté 10
Anneaux lumineuxqté 6
Boîtes à lumière souplesqté 4
Sets de piedsqté 8
Cartes mémoireqté 8
Clés USBqté 4

Décoration

Mur photo
Bannières logoqté 4
Arches de ballonsqté 2
Plantes artificiellesqté 12
Décoration de tableqté 14
Badges nominatifsqté 100
Braceletsqté 100
Panneaux indicateursqté 12
Affiches du programmeqté 8

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 20

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Verres doseursqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la capacité du lieu avant d’envoyer les invitations : comptez les invités inscrits, l’équipe, les prestataires et une marge de 10 % pour éviter de saturer les espaces.
Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement. Utilisez ce délai pour confirmer les coordonnées, les besoins alimentaires et la liste de présence, plutôt que de gérer ces informations à l’accueil.
Séparez au moins trois usages dans le plan de salle : accueil, restauration et création de contenu. Les tables cocktail, les canapés et les zones photo ne doivent pas gêner les passages ni les câbles.
Envoyez le programme, le hashtag et les mentions 48 heures avant l’événement. Les influenceurs pourront préparer leurs contenus, tandis que l’équipe saura quelles zones et quels moments privilégier.
Testez microphones, haut-parleurs, vidéoprojecteur, adaptateurs, rallonges et multiprises la veille, puis gardez des batteries externes et des câbles de rechange accessibles le jour J. Un test sur place évite de découvrir un problème au moment d’une présentation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un événement d’influenceurs ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les invitations peuvent partir environ 4 semaines avant, mais le lieu, le catering, la technique et le briefing photo doivent être cadrés plus tôt.
Quand envoyer les invitations pour un événement d’influenceurs ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, avec un formulaire d’inscription. Relancez les personnes ciblées 7 jours plus tard et clôturez les réponses 5 à 7 jours avant l’événement.
Combien de personnes inviter à un événement d’influenceurs ?: Partez de la capacité réellement exploitable du lieu, puis retirez les places nécessaires à l’équipe et aux prestataires. Gardez une marge d’environ 10 % pour les changements de dernière minute et les accompagnants éventuels.
Quand confirmer le catering pour un événement d’influenceurs ?: Réservez le catering dès que le format et le nombre prévisionnel sont connus, puis confirmez les quantités 5 à 7 jours avant. À ce moment-là, vous disposez aussi des inscriptions et des besoins alimentaires collectés.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.