Influencer-Event organisieren: die richtige Reihenfolge
Ein Influencer-Event braucht mehr als eine Gästeliste und eine schöne Fotowand. Lege zuerst Zielgruppe, Kapazität und Ziel des Events fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldung, Programm, Catering und die Planung der Content-Bereiche. Plane Technik, Namensschilder und Briefings so, dass sie spätestens am Vortag getestet und sortiert sind. So vermeidest du Wartezeiten, fehlende Kontaktdaten und Situationen, in denen wichtige Inhalte nicht aufgenommen werden können.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Besucherprofil festlegen
2 Personen
- 2
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
- 3
Lokalkapazität prüfen
- 4
Räume und Bereiche einteilen
2 Personen
- 5
Einladungen erstellen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Kontaktdaten bestätigen
- 11
Influencer persönlich ansprechen
2 Personen
- 12
Anwesenheitsliste aktualisieren
- 13
Cateringmengen berechnen
2 Personen
- 14
Catering reservieren
- 15
Fotografen-Briefing erstellen
- 16
Content-Bereiche festlegen
2 Personen
- 17
Hashtag und Erwähnungen festlegen
- 18
Programm an Gäste senden
- 19
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 20
Armbänder und Badges sortieren
- 21
Präsentationen und Videos zusammenstellen
2 Personen
- 22
Musik-Playlist zusammenstellen
- 23
Technik und Kabel testen
2 Personen
- 24
Fotowand gestalten
2 Personen
- 25
Beschilderung erstellen
- 26
Einkaufen gehen
3 Personen
- 27
Haltbare Getränke bereitstellen
2 Personen
- 28
Frische Produkte abholen
2 Personen
- 29
Location öffnen
2 Personen
- 30
Möbel bereitstellen
4 Personen
- 31
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 32
Fotowand aufbauen
3 Personen
- 33
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 34
Lichtaufbau aufstellen
2 Personen
- 35
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 36
Präsentationen vorbereiten
- 37
Cateringtisch einrichten
3 Personen
- 38
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 39
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 40
Namensschilder bereitlegen
- 41
Teambriefing geben
5 Personen
- 42
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
- 43
Türen und Empfang vorbereiten
2 Personen
Event
- 44
Gäste registrieren
3 Personen
- 45
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
- 46
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 47
Fotomoment begleiten
2 Personen
- 48
Programm ankündigen
- 49
Redner betreuen
2 Personen
- 50
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 51
Content-Bereiche betreuen
3 Personen
- 52
Snacks servieren
4 Personen
- 53
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 54
Cateringvorräte auffüllen
2 Personen
- 55
Social-Media-Bilder sammeln
2 Personen
- 56
Gäste zu den Aktivitäten begleiten
2 Personen
- 57
Einwegmaterial ersetzen
- 58
Mülleimer leeren
2 Personen
- 59
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
- 60
Dinner-Buffet nachfüllen
3 Personen
- 61
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 62
Abschlussprogramm ankündigen
- 63
Abreise der Gäste begleiten
3 Personen
Nachbereitung
- 64
Fundsachen sammeln
2 Personen
- 65
Catering aufräumen
4 Personen
- 66
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 67
Dekoration entfernen
3 Personen
- 68
Technik abbauen
2 Personen
- 69
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 70
Abfall getrennt entsorgen
2 Personen
- 71
Location reinigen
4 Personen
- 72
Materialien zählen und prüfen
2 Personen
- 73
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 74
Foto- und Videodateien sichern
2 Personen
- 75
Dankesnachricht an Gäste senden
- 76
Bildmaterial mit Gästen teilen
2 Personen
- 77
Offene Rechnungen prüfen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- CocktailtischeAnz. 8
- Lange TischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 80
- LoungebänkeAnz. 6
- Lounge-SesselAnz. 12
- HockerAnz. 12
- GarderobenständerAnz. 2
- KleiderbügelAnz. 100
- AbsperrpfostenAnz. 8
- TischdeckenAnz. 14
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 90
- DesserttellerAnz. 90
- WassergläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 90
- KaffeetassenAnz. 50
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- ServierplattenAnz. 12
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-AdapterAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelkanäleAnz. 12
- PowerbanksAnz. 6
- TelefonhalterAnz. 10
- RingleuchtenAnz. 6
- Softbox-LampenAnz. 4
- StativsetsAnz. 8
- SpeicherkartenAnz. 8
- USB-SticksAnz. 4
Dekoration
- Fotowand
- Logo-BannerAnz. 4
- BallonbögenAnz. 2
- KunstpflanzenAnz. 12
- TischdekorationAnz. 14
- NamensschilderAnz. 100
- ArmbänderAnz. 100
- WegweiserAnz. 12
- Programmatische PosterAnz. 8
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 12
- LichterkettenAnz. 6
- BatterielampenAnz. 20
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- EisbehälterAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 12
- SchälchenAnz. 20
- MessbecherAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- MüllbeutelhalterAnz. 4
- PutzeimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesenAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 20
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Starte mit dem Besucherprofil und der Raumkapazität. Teile anschließend Empfang, Catering, Präsentation, Lounge und Fotobereiche ein, damit sich die Wege der Gäste nicht kreuzen und jede Fläche eine klare Funktion hat.
- Verschicke Einladungen erst, wenn Anmeldeformular, Programm und Frist für Zu- oder Absagen feststehen. Plane mindestens 10 bis 14 Tage für Rückmeldungen ein und bestätige Kontaktdaten sowie Ernährungswünsche vor der Catering-Bestellung.
- Lege für das Event einen festen Content-Plan an: Bestimme Hashtag, Erwähnungen, Fotopunkte und den Ablauf für Fotografen. Schicke diese Informationen zusammen mit dem Programm spätestens 3 Tage vorher an die Gäste.
- Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Beamer, Laptop und HDMI-Adapter spätestens am Vortag am tatsächlichen Veranstaltungsort. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Kabelkanäle und Powerbanks; fehlende Adapter werden am Eventtag besonders häufig übersehen.
- Sortiere Namensschilder, Armbänder und Badges nach Anwesenheitsliste und lege sie am Empfang bereit. Halte zusätzlich Kleiderbügel, Garderobenständer sowie genügend Sitz- und Stehmöglichkeiten für die geplante Gästezahl bereit, statt erst beim Einlass umzubauen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Influencer-Event organisieren?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Zielgruppe, Location und Programm. Einladungen sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin rausgehen, damit du Zu- und Absagen sowie Ernährungswünsche rechtzeitig bearbeitest.
- Wie viele Influencer sollte man zu einem Event einladen?
- Richte die Zahl nach der realen Kapazität und dem gewünschten Raumgefühl, nicht nach einer pauschalen Zahl. Lade etwa 10 bis 20 Prozent mehr Personen ein als teilnehmen sollen, weil bei Influencer-Events kurzfristige Absagen üblich sind.
- Wann muss das Catering für ein Influencer-Event bestellt werden?
- Reserviere das Catering mindestens 10 bis 14 Tage vorher und übermittle die bestätigte Gästezahl spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Event. Rechne Ernährungswünsche und eine kleine Reserve getrennt ein, statt erst vor Ort nachzubestellen.
- Was muss man bei der Technik für ein Influencer-Event prüfen?
- Teste die komplette Bild- und Tonstrecke spätestens am Vortag: Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Beamer, Leinwand, Laptop und HDMI-Adapter. Plane außerdem mindestens ein Ersatzkabel und Powerbanks ein, damit kurze Akkuprobleme nicht den Content-Ablauf stoppen.
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