Zo organiseer je een inclusieconferentie

Begin niet met de uitnodiging, maar met het programma, de locatie en de toegankelijkheidsvoorwaarden. Leg eerst vast welke zalen, ondersteuning en technische middelen nodig zijn. Vraag bij de aanmelding meteen naar dieetwensen en ondersteuningsbehoeften, zodat tolken, schrijftolken en gebarentaalondersteuning op tijd geregeld zijn. Plan daarna de communicatie, catering en techniek. In de laatste week controleer je deelnemers, presentaties, badges en de ontvangst, zodat de dag zelf niet op losse eindjes draait.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zalen reserveren
2 personen
3
Sprekers bevestigen
2 personen
4
Dagvoorzitter vastleggen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier publiceren
2 personen
8
Toegankelijkheidsinformatie publiceren
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
2 personen
11
Ondersteuningsbehoeften registreren
2 personen
12
Tolken en schrijftolken boeken
13
Gebarentaalondersteuning bevestigen
14
Livestreamopstelling reserveren
15
Catering bestellen
2 personen
16
Techniek en presentaties verzamelen
2 personen
17
Programmawebsite bijwerken
18
Bevestigingsmail versturen
2 personen
19
Naambadges voorbereiden
3 personen
20
Deelnemerslijst controleren
2 personen
21
Sprekersbriefing versturen
22
Presentaties verzamelen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Dranken gekoeld klaarzetten
2 personen
25
Ontvangstruimte voorbereiden
3 personen
26
Programmafolders samenstellen
3 personen
27
Techniek testen
3 personen
28
Presentaties op zaalcomputer zetten
2 personen
29
Zaalopstelling maken
5 personen
30
Toegankelijke looproutes vrijmaken
2 personen
31
Bewegwijzering ophangen
2 personen
32
Naambadges klaarleggen
2 personen
33
Registratiebalie inrichten
2 personen
34
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
35
Koffie en thee voorbereiden
2 personen

Event

36
Sprekers ontvangen
2 personen
37
Deelnemers registreren
4 personen
38
Naambadges uitdelen
3 personen
39
Deelnemers naar zalen verwijzen
2 personen
40
Opening begeleiden
2 personen
41
Plenaire sessie ondersteunen
3 personen
42
Microfoons doorgeven
2 personen
43
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
44
Koffie en thee serveren
3 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Workshops begeleiden
6 personen
47
Workshopmaterialen uitdelen
4 personen
48
Technische vragen oplossen
2 personen
49
Panelgesprek ondersteunen
3 personen
50
Dinerbuffet openen
4 personen
51
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
52
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
53
Servies afruimen
3 personen
54
Avondprogramma begeleiden
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Vragen en feedback verzamelen
2 personen
57
Afsluiting begeleiden
2 personen
58
Deelnemers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

59
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
60
Cateringrestanten verpakken
3 personen
61
Afval sorteren
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Zalen opruimen
5 personen
64
Apparatuur uitschakelen
2 personen
65
Locatie schoon opleveren
4 personen
66
Materialen inventariseren
2 personen
67
Geleende materialen retourneren
2 personen
68
Deelnemersbedankmail versturen
69
Presentaties digitaal delen
70
Opname toegankelijk publiceren
2 personen
71
Facturen en bonnetjes archiveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Tafelsaantal 24
Registratietafel
Buffettafelsaantal 6
Spreektafel
Krukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projectorenaantal 3
Projectieschermenaantal 3
HDMI-kabelsaantal 6
HDMI-adaptersaantal 6
Presentatieklikkersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Wifihotspot
Webcam
Statiefaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Glazenaantal 180
Waterglazenaantal 180
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12
Waterkannenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Dienbladenaantal 8
Etiketten voor dieetetenaantal 50

Decoratie

Naambadgehoudersaantal 180
Naamkaartjesaantal 220
Programmafoldersaantal 200
Tafellopersaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Posterbordenaantal 6
Flip-oversaantal 6
Flip-overpapieraantal 12
Stiftenaantal 36
Plakbandaantal 8
Pennenaantal 220
Notitieblokkenaantal 200
Stemstickersaantal 600
Tafelnummersaantal 24

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 6
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Desinfectiemiddelaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de zaalindeling vast voordat je sprekersbriefings en uitnodigingen verstuurt. Reserveer per sessie voldoende stoelen, tafels en ruimte voor tolken of andere ondersteuning.
Publiceer toegankelijkheidsinformatie tegelijk met het aanmeldformulier. Vraag niet alleen naar dieetwensen, maar ook naar ondersteuningsbehoeften en een praktische toelichting, zodat je uiterlijk enkele weken vooraf de juiste hulp kunt boeken.
Regel tolken, schrijftolken, gebarentaalondersteuning en livestreamtechniek zodra het programma staat. Controleer minimaal één week vooraf of webcam, statief, microfoons, projectoren, HDMI-adapters en wifi samen werken.
Verzamel presentaties niet pas op de conferentiedag. Vraag ze uiterlijk 3 werkdagen vooraf op, test ze op de laptops en projectoren en neem zowel HDMI-kabels als adapters mee voor verschillende aansluitingen.
Maak de ontvangst klaar voordat deelnemers binnenkomen: zet registratietafel, naambadges, deelnemerslijst en water klaar. Zet dranken gekoeld klaar en controleer catering, serveerschalen, glazen en bestek minstens 2 uur voor de start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een inclusieconferentie?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, programma, locatie en sprekers. Boek tolken, schrijftolken, gebarentaalondersteuning en livestreamtechniek zodra de inhoud grotendeels vaststaat, bij voorkeur uiterlijk 6 weken vooraf.
Wanneer vraag je ondersteuningsbehoeften uit?: Neem de vraag op in het aanmeldformulier en vraag deelnemers uiterlijk 3 weken voor de conferentie te reageren. Bevestig daarna binnen 5 werkdagen welke ondersteuning is geregeld of neem contact op als extra informatie nodig is.
Wanneer moet je presentaties voor een conferentie verzamelen?: Vraag alle presentaties uiterlijk 3 werkdagen voor de conferentie op. Test ze daarna op de gebruikte laptops, projectoren, schermen en aansluitingen en bewaar een reservekopie.
Hoe laat bereid je de ontvangst van een inclusieconferentie voor?: Start minimaal 2 uur voor de eerste sessie met de ontvangst. Zet de registratietafel, badges, deelnemerslijst, water, naambordjes en bewegwijzering klaar en test tegelijk de microfoons en presentatieapparatuur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.