Eine Inklusionskonferenz Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Inklusionskonferenz entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf, sondern auch die Zugänglichkeit jedes einzelnen Schritts. Lege zuerst Datum, Räume und Inhalte fest und kläre danach Referierende, Moderation und Unterstützungsangebote. Anmeldungen liefern dir die Grundlage für Dolmetschung, Ernährung, Assistenz und Technik. Plane außerdem früh genug für Livestream, Präsentationen und einen reibungslosen Empfang am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location und Räume reservieren
2 Personen
3
Referenten bestätigen
2 Personen
4
Moderation festlegen
5
Einladungen erstellen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldeformular veröffentlichen
2 Personen
8
Barrierefreiheitsinformationen veröffentlichen
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
11
Unterstützungsbedarf erfassen
2 Personen
12
Dolmetscher und Schriftdolmetscher buchen
13
Gebärdensprachunterstützung bestätigen
14
Livestream-Setup reservieren
15
Catering bestellen
2 Personen
16
Technik und Präsentationen sammeln
2 Personen
17
Programmwebsite aktualisieren
18
Bestätigungs-E-Mail versenden
2 Personen
19
Namensschilder vorbereiten
3 Personen
20
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
21
Sprecherbriefing versenden
22
Präsentationen sammeln
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Getränke gekühlt bereitstellen
2 Personen
25
Empfangsbereich vorbereiten
3 Personen
26
Programmhefte zusammenstellen
3 Personen
27
Technik testen
3 Personen
28
Präsentationen auf den Saalcomputer laden
2 Personen
29
Bestuhlung aufbauen
5 Personen
30
Barrierefreie Wege freimachen
2 Personen
31
Beschilderung anbringen
2 Personen
32
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
33
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
34
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
35
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen

Event

36
Referenten empfangen
2 Personen
37
Teilnehmer registrieren
4 Personen
38
Namensschilder verteilen
3 Personen
39
Teilnehmer zu Räumen lotsen
2 Personen
40
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
41
Plenarsitzung unterstützen
3 Personen
42
Mikrofone weitergeben
2 Personen
43
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
44
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
45
Getränke nachfüllen
2 Personen
46
Workshops betreuen
6 Personen
47
Workshop-Materialien verteilen
4 Personen
48
Technische Fragen lösen
2 Personen
49
Podiumsgespräch unterstützen
3 Personen
50
Abendbuffet eröffnen
4 Personen
51
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
52
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
53
Geschirr abräumen
3 Personen
54
Abendprogramm betreuen
3 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Fragen und Feedback sammeln
2 Personen
57
Abschluss begleiten
2 Personen
58
Teilnehmer verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

59
Fundsachen sammeln
2 Personen
60
Catering-Reste verpacken
3 Personen
61
Abfall trennen
3 Personen
62
Geschirr abwaschen
3 Personen
63
Säle aufräumen
5 Personen
64
Geräte ausschalten
2 Personen
65
Ort sauber übergeben
4 Personen
66
Materialien inventarisieren
2 Personen
67
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
68
Dankesmail an die Teilnehmer versenden
69
Präsentationen digital teilen
70
Aufnahme öffentlich zugänglich machen
2 Personen
71
Rechnungen und Belege archivieren
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 180
TischeAnz. 24
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 6
Rednertisch
HockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
ProjektorenAnz. 3
ProjektionsleinwändeAnz. 3
HDMI-KabelAnz. 6
HDMI-AdapterAnz. 6
PräsentationsklickerAnz. 3
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
WLAN-Hotspot
Webcam
StativAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
GläserAnz. 180
WassergläserAnz. 180
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12
WasserkannenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 8
TablettsAnz. 8
Etiketten für DiätkostAnz. 50

Dekoration

NamensschildhalterAnz. 180
NamensschilderAnz. 220
ProgrammhefteAnz. 200
TischläuferAnz. 12
WegweiserAnz. 12
PosterständerAnz. 6
FlipchartsAnz. 6
Flipchart-PapierAnz. 12
StifteAnz. 36
KlebebandAnz. 8
StifteAnz. 220
NotizblöckeAnz. 200
StimmaufkleberAnz. 600
TischnummernAnz. 24

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
MüllbeutelhalterAnz. 6
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
DesinfektionsmittelAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Räume und Technik möglichst 8 bis 12 Wochen vorher. Prüfe dabei nicht nur den Saal, sondern auch Wege, Toiletten, Sitzordnung, Beleuchtung und die Erreichbarkeit des Empfangs.
Veröffentliche Barrierefreiheitsinformationen zusammen mit dem Anmeldeformular. Frage dort gezielt nach Unterstützungsbedarf, Ernährungswünschen und benötigter Gebärden- oder Schriftdolmetschung.
Bestätige Dolmetscher, Schriftdolmetscher und Gebärdensprachunterstützung spätestens 4 bis 6 Wochen vor der Konferenz. Kurzfristige Änderungen lassen sich bei diesen Leistungen oft nur schwer auffangen.
Sammle Präsentationen und Technikangaben mindestens 7 Tage vorher. Teste Laptops, Projektoren, HDMI-Adapter, Funkmikrofone, Webcam und WLAN-Hotspot gemeinsam mit der Moderation.
Bereite Empfang und Verpflegung am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor Beginn vor. Stelle Namensschilder, Teilnehmerliste, gekühlte Getränke und Wasserkannen bereit, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Inklusionskonferenz planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Raumreservierung und Referierenden. Für größere Konferenzen oder mehrere Unterstützungsangebote sind 3 bis 6 Monate realistischer.
Wann muss ich Dolmetscher für eine Inklusionskonferenz buchen?: Buche Dolmetscher und Schriftdolmetscher möglichst 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Sobald Anmeldungen einen konkreten Bedarf zeigen, solltest du die Unterstützung verbindlich bestätigen.
Wie lange vorher sollte das Anmeldeformular online sein?: Veröffentliche das Formular etwa 6 bis 8 Wochen vor der Konferenz. Schließe die Anmeldung je nach Größe 7 bis 14 Tage vorher, damit du Teilnehmerliste, Catering und Unterstützungsbedarf prüfen kannst.
Wann müssen Präsentationen und Technik getestet werden?: Sammle die Präsentationen spätestens 7 Tage vor Beginn und teste die gesamte Technik mindestens einmal vor Ort. Plane am Veranstaltungstag zusätzlich 60 bis 90 Minuten für Aufbau, Ton, Projektion und Livestream ein.

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