Organiser une conférence sur l’inclusion, étape par étape

Commencez par fixer la date, le programme et les salles, puis vérifiez que chaque choix reste compatible avec les besoins d’accessibilité. Les inscriptions doivent recueillir dès le départ les besoins alimentaires et les demandes de soutien, afin de réserver à temps les interprètes, transcripteurs et solutions de diffusion. En parallèle, confirmez les intervenants, le maître de cérémonie et le dispositif technique. La dernière semaine sert surtout à verrouiller les informations, les présentations, les badges et l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
3
Confirmer les intervenants
2 personnes
4
Définir le maître de cérémonie
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier le formulaire d'inscription
2 personnes
8
Publier les informations d’accessibilité
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
11
Enregistrer les besoins de soutien
2 personnes
12
Réserver des interprètes et des transcripteurs
13
Confirmer le soutien en langue des signes
14
Réserver l'installation de livestream
15
Commander le catering
2 personnes
16
Rassembler la technique et les présentations
2 personnes
17
Mettre à jour le site web du programme
18
Envoyer l’e-mail de confirmation
2 personnes
19
Préparer les badges nominatifs
3 personnes
20
Vérifier la liste des participants
2 personnes
21
Envoyer le briefing des intervenants
22
Rassembler les présentations
23
Faire les courses
3 personnes
24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
25
Préparer l’espace d’accueil
3 personnes
26
Composer les programmes
3 personnes
27
Tester la technique
3 personnes
28
Installer les présentations sur l’ordinateur de la salle
2 personnes
29
Créer l’agencement de la salle
5 personnes
30
Dégager les itinéraires accessibles
2 personnes
31
Installer la signalétique
2 personnes
32
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
33
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
34
Monter le buffet traiteur
4 personnes
35
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

36
Accueillir les intervenants
2 personnes
37
Enregistrer les participants
4 personnes
38
Distribuer les badges nominatifs
3 personnes
39
Orienter les participants vers les salles
2 personnes
40
Accompagner l'ouverture
2 personnes
41
Soutenir la séance plénière
3 personnes
42
Passer les microphones
2 personnes
43
Préparer la pause café
3 personnes
44
Servir le café et le thé
3 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Encadrer les ateliers
6 personnes
47
Distribuer le matériel d’atelier
4 personnes
48
Résoudre les questions techniques
2 personnes
49
Soutenir le débat en panel
3 personnes
50
Ouvrir le buffet du dîner
4 personnes
51
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
52
Servir les repas diététiques
2 personnes
53
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
54
Encadrer le programme du soir
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Recueillir les questions et les retours
2 personnes
57
Encadrer la clôture
2 personnes
58
Reconduire les participants
3 personnes

Suivi

59
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
60
Conditionner les restes du catering
3 personnes
61
Trier les déchets
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Ranger les salles
5 personnes
64
Éteindre l’équipement
2 personnes
65
Remettre le lieu propre
4 personnes
66
Inventorier le matériel
2 personnes
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
68
Envoyer l'e-mail de remerciement aux participants
69
Partager les présentations numériquement
70
Publier l’enregistrement en accès libre
2 personnes
71
Classer les factures et les reçus
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tablesqté 24
Table d'inscription
Tables de buffetqté 6
Table de prise de parole
Tabouretsqté 6
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3
Câbles HDMIqté 6
Adaptateurs HDMIqté 6
Cliques de présentationqté 3
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Hotspot Wi-Fi
Webcam
Trépiedqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verresqté 180
Verres à eauqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12
Carafes d’eauqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Plateauxqté 8
Étiquettes pour repas diététiquesqté 50

Décoration

Supports de badges nominatifsqté 180
Badges nominatifsqté 220
Brochures du programmeqté 200
Chemins de tableqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d’affichage pour postersqté 6
Chevaletsqté 6
Papier pour chevaletqté 12
Marqueursqté 36
Ruban adhésifqté 8
Stylosqté 220
Blocs-notesqté 200
Autocollants de voteqté 600
Numéros de tableqté 24

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Supports de sacs poubelleqté 6
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Désinfectantqté 4

Catering

Courses

Conseils

Publiez les informations d’accessibilité en même temps que le formulaire d’inscription. Prévoyez une date limite de réponse au moins 10 à 14 jours avant la conférence pour pouvoir organiser les interprètes, la transcription et les soutiens demandés.
Réservez les interprètes, transcripteurs et le soutien en langue des signes dès que les inscriptions commencent, plutôt que d’attendre la liste définitive. Les disponibilités sont souvent le premier point qui bloque l’organisation.
Testez la chaîne technique au moins 24 heures avant l’ouverture : ordinateur, projecteur, écran, câbles HDMI, adaptateurs, microphones, haut-parleurs, webcam et connexion du livestream. Gardez des rallonges, multiprises et un hotspot Wi-Fi accessibles sur place.
Envoyez le briefing des intervenants et demandez les présentations finales 3 à 5 jours avant l’événement. Vérifiez ensuite chaque fichier sur l’ordinateur qui sera utilisé, car une présentation qui fonctionne ailleurs peut manquer de police, de vidéo ou de son.
Préparez l’accueil avant l’arrivée du premier participant : table d’inscription, badges classés par ordre alphabétique, liste à jour, programme visible et espace clairement identifié. Mettez les boissons au frais et installez les tables du buffet suffisamment tôt pour ne pas perturber les premières prises de parole.

Questions fréquentes

Quand faut-il envoyer les invitations pour une conférence sur l’inclusion ?: Envoyez-les idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Gardez les inscriptions ouvertes pendant au moins 3 semaines et fixez une date limite 10 à 14 jours avant l’événement pour traiter les besoins de soutien.
Quand réserver les interprètes et les transcripteurs ?: Lancez les réservations dès que la date, le lieu et les horaires sont confirmés, généralement 6 semaines à l’avance. Confirmez les horaires définitifs et les besoins individuels au plus tard 10 jours avant la conférence.
Combien de temps avant faut-il tester le livestream et la technique ?: Faites un premier test 7 jours avant pour vérifier le matériel et la connexion, puis un test complet sur place au moins 24 heures avant. Contrôlez notamment les microphones, les haut-parleurs, la webcam, le projecteur et le hotspot Wi-Fi.
Quand faut-il demander les présentations des intervenants ?: Demandez une première version environ 10 jours avant et imposez une version finale 3 à 5 jours avant. Cela laisse le temps de vérifier les formats, les vidéos, le son et l’affichage sur l’ordinateur utilisé le jour J.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.