Zo organiseer je een improvisatietheateravond

Begin met de speelavond en locatie, en werk daarna terug vanaf het moment waarop het publiek binnenkomt. Regel spelers, uitnodigingen en aanmeldingen vroeg, zodat je dieetwensen en cateringhoeveelheden op tijd kent. Plan daarna de inhoud: selecteer improvisatiespellen, bereid publiekssuggesties voor en stuur spelers een duidelijke briefing. Test geluid en licht niet alleen vooraf, maar opnieuw nadat alles in de zaal staat. Op de avond zelf draait veel om een vrij speelvlak, veilige kabels en een draaiboek dat ook iemand anders kan volgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie vastleggen
2
Speelavond reserveren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Bevestigingen versturen
7
Cateringhoeveelheden berekenen
8
Techniek testen
2 personen
9
Spelersbriefing versturen
10
Improvisatiespellen selecteren
2 personen
11
Publiekssuggesties voorbereiden
2 personen
12
Draaiboek afdrukken
13
Naambadges voorbereiden
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Apparatuur ophalen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Locatie openen
2 personen
19
Speelvlak vrijmaken
3 personen
20
Stoelen opstellen
4 personen
21
Tafels opstellen
2 personen
22
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
23
Lichtset plaatsen
2 personen
24
Kabels veilig afplakken
2 personen
25
Techniek opnieuw testen
2 personen
26
Entree inrichten
2 personen
27
Cateringtafel inrichten
3 personen
28
Publiekssuggesties klaarleggen
29
Spelers ontvangen
30
Spelers laten omkleden
31
Spelers opwarmen
2 personen

Event

32
Deuren openen
2 personen
33
Bezoekers registreren
2 personen
34
Naambadges uitdelen
35
Dranken serveren
3 personen
36
Publiekssuggesties verzamelen
2 personen
37
Welkomstwoord verzorgen
38
Eerste improvisatieset begeleiden
2 personen
39
Hapjes uitserveren
3 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Pauze aankondigen
42
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
43
Tweede improvisatieset begeleiden
2 personen
44
Publieksinteractie begeleiden
2 personen
45
Avondpauze verzorgen
3 personen
46
Derde improvisatieset begeleiden
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Finale aankondigen
49
Finale begeleiden
2 personen
50
Bedankwoord verzorgen
51
Publiek uitgeleiden
2 personen

Nazorg

52
Overgebleven catering afsluiten
2 personen
53
Servies verzamelen
3 personen
54
Apparatuur uitschakelen
2 personen
55
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
56
Lichtset afbreken
2 personen
57
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
58
Afval sorteren
2 personen
59
Locatie schoonmaken
4 personen
60
Toiletten controleren
61
Gevonden voorwerpen verzamelen
62
Locatie afsluiten
2 personen
63
Apparatuur retourneren
2 personen
64
Dankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 8
Kleedkamertafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2
Statafelsaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Audiomixer
Audiokabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Lichtstatievenaantal 2

Servies

Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 10

Keuken

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Serveer- en opscheplepelsaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Podiumdoekenaantal 2
Naamkaartjesaantal 100
Pennenaantal 20
Suggestiekaartjesaantal 200
Kleedkamerhangersaantal 20

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de locatie en speelavond als eerste vast. Reserveer genoeg tijd voor opbouw én afbouw; reken voor het plaatsen van stoelen, tafels, geluidsinstallatie en lichtset minimaal 90 minuten vóór de inloop.
Stuur uitnodigingen zodra de datum vaststaat en verwerk aanmeldingen doorlopend. Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf uit, zodat je cateringhoeveelheden kunt berekenen en niet op het laatste moment hoeft bij te kopen.
Maak de spelersbriefing en het draaiboek uiterlijk 3 dagen voor de voorstelling. Zet daarin de volgorde van de spellen, de manier waarop je publiekssuggesties verzamelt en het tijdstip waarop spelers aanwezig moeten zijn.
Test speakers, draadloze microfoons, audiomixer en lichtset eerst los en daarna opnieuw in de zaal. Leg verlengkabels vast met gaffer tape en controleer vóór de deuren opengaan of het speelvlak volledig vrij is.
Zet drankkoeling, hapjes en servies pas klaar nadat de techniek staat. Houd naambadges, pennen en een geprinte deelnemerslijst bij de ontvangst; die kleine spullen worden vaak vergeten terwijl ze direct nodig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een improvisatietheateravond organiseren?: Leg de locatie en speelavond bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra de datum bevestigd is en rond aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de avond af.
Hoeveel tijd heb je nodig om een improvisatietheateravond op te bouwen?: Plan minimaal 90 minuten voor stoelen, tafels, speelvlak, geluidsinstallatie en licht. Reserveer daarnaast 20 tot 30 minuten voor een tweede techniekcheck nadat alle kabels en microfoons op hun plek liggen.
Welke techniek heb je nodig voor improvisatietheater?: Voor een kleine zaal heb je doorgaans actieve speakers, een audiomixer, draadloze microfoons, microfoonstatieven en audiokabels nodig. Tel voor veiligheid extra verlengkabels, stekkerdozen en gaffer tape mee en test alles minstens twee keer.
Wanneer bereid je improvisatiespellen en publiekssuggesties voor?: Selecteer de spellen uiterlijk 3 dagen vooraf en zet de volgorde in het draaiboek. Bereid op dezelfde dag ook de publiekssuggesties voor, zodat de presentator tijdens de avond niet hoeft te improviseren over de structuur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.