Zo organiseer je een iftaravond zonder last-minute stress

Begin een iftaravond niet met boodschappen doen, maar met de datum, locatie en verwachte groepsgrootte. Daarna leg je de gebedstijden, tafelschikking en menukaart vast, zodat je weet hoeveel eten, servies en helpers nodig zijn. Verzamel dieetwensen meteen bij de aanmelding en deel kook- en serveertaken ruim vooraf in. Controleer bovendien keuken, koelkast en beschikbare tafels: juist daar ontstaan op de dag zelf vaak vertragingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen openen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Programma en gebedstijden bepalen
2 personen
7
Kookhelpers indelen
2 personen
8
Serveerteams indelen
2 personen
9
Locatie reserveren
10
Keuken controleren
2 personen
11
Koelkastruimte controleren
12
Tafelschikking bepalen
2 personen
13
Menukaart vaststellen
3 personen
14
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
15
Tafels en stoelen bevestigen
16
Vrijwilligers informeren
17
Allergenenkaart maken
2 personen
18
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
19
Boodschappen doen
4 personen
20
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
21
Verse producten controleren
2 personen
22
Groenten wassen en snijden
4 personen
23
Marinades voorbereiden
3 personen
24
Desserts portioneren
3 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Vlees en kip marineren
3 personen
27
Schoonmaakmiddelen klaarzetten
28
Locatie openen
2 personen
29
Ventilatie en verlichting controleren
2 personen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Stoelen plaatsen
4 personen
32
Gebedsruimte inrichten
3 personen
33
Keukenwerkplekken inrichten
4 personen
34
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
35
Buffettafels opbouwen
4 personen
36
Versiering ophangen
3 personen
37
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
38
Geluid en microfoon testen
2 personen
39
Soep en hoofdgerechten bereiden
6 personen
40
Salades en bijgerechten bereiden
4 personen
41
Dadels en fruit klaarzetten
2 personen
42
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
43
Buffet voorzien van kaartjes
2 personen
44
Laatste voedselcontrole uitvoeren
2 personen

Event

45
Gasten ontvangen
4 personen
46
Aanmeldingen afvinken
2 personen
47
Gasten naar tafels begeleiden
2 personen
48
Dranken serveren
3 personen
49
Programma toelichten
50
Iftarbuffet presenteren
2 personen
51
Iftar serveren
6 personen
52
Dranken bijvullen
3 personen
53
Buffet tussentijds aanvullen
4 personen
54
Gebedsmoment begeleiden
2 personen
55
Dessert en koffie serveren
4 personen
56
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
57
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

58
Eten veilig verpakken
3 personen
59
Servies verzamelen
4 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
61
Keuken schoonmaken
4 personen
62
Servies afwassen
4 personen
63
Afval afvoeren
2 personen
64
Vloer en toiletten schoonmaken
3 personen
65
Decoratie verwijderen
3 personen
66
Gevonden voorwerpen verzamelen
67
Locatie afsluiten
2 personen
68
Huurmaterialen retourneren
2 personen
69
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
70
Wasgoed en doeken wassen
71
Borg en sleutels afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 4
Kleedkamerschermaantal 2

Servies

Bordenaantal 75
Soepkommenaantal 75
Dessertbordjesaantal 75
Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 75
Theekopjesaantal 75
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Theelepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 20
Serveerkommenaantal 20
Serveerschalenaantal 12
Waterkannenaantal 10
Gebedsmattenaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 8
Kookpannenaantal 6
Koekenpannenaantal 4
Ovenschalenaantal 8
Maatlepelsaantal 4
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 20
Serveerschalen met dekselaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Microfoon
Luidsprekeraantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenhoudersaantal 12
Naamkaartjesaantal 70
Menukaartjesaantal 12
Papieren slingersaantal 8
LED-lichtsnoerenaantal 6

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmeldingen zodra datum en locatie vaststaan en vraag direct naar dieetwensen en allergieën. Maak op basis daarvan een allergenenkaart; wacht daar niet mee tot de menukaart definitief is.
Bepaal het programma rond de gebedstijden en plan het serveren in korte stappen. Zet water, glazen, kommen en opscheplepels vooraf klaar, zodat het eerste moment van eten niet wordt opgehouden door zoeken naar servies.
Controleer minstens één week vooraf de keuken en koelkastruimte. Tel kookpannen, koekenpannen, ovenschalen, snijplanken en serveerschalen na; een groot menu loopt snel vast als maar één pan beschikbaar is.
Verdeel kookhelpers en serveerteams met namen en tijden, niet alleen per taak. Laat de kookvoorbereiding eerder beginnen met groenten wassen, marinades maken en desserts portioneren; dranken kunnen daarna tijdig koelen.
Maak de tafelschikking voordat je tafels en stoelen klaarzet en houd ruimte vrij voor buffettafels en een kleedkamerscherm. Zet naamkaartjes en houdbare voorraad vooraf klaar, zodat de laatste uren alleen nog voor verse producten en afwerking nodig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een iftaravond organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de avond, zodat je eten, tafels en teams kunt plannen.
Hoeveel eten moet ik inkopen voor een iftaravond?: Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis en tel ongeveer 5 tot 10 procent extra mee voor onverwachte gasten en portiegrootte. Controleer de aantallen opnieuw zodra de aanmeldingen 7 dagen vooraf sluiten.
Wanneer moet ik dieetwensen en allergieën uitvragen?: Vraag dit meteen bij de aanmelding uit, dus niet pas tijdens het koken. Maak uiterlijk 3 dagen vooraf een overzicht en leg de allergenenkaart bij het buffet en de serveerschalen.
Wanneer moet ik het eten voor een iftaravond voorbereiden?: Doe houdbare boodschappen en voorbereidend snij- en marineerwerk 1 tot 2 dagen vooraf. Portioneren, koelen en het klaarmaken van verse onderdelen plan je op de dag zelf met duidelijke starttijden per kookhelper.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.