Iftar-Abend organisieren: die richtige Reihenfolge

Ein Iftar-Abend braucht mehr Abstimmung als ein gewöhnliches gemeinsames Essen: Die Fastenzeit, Gebetszeiten, Ernährungswünsche und der Ablauf müssen zusammenpassen. Beginne mit Datum und Ort, öffne danach die Anmeldungen und erfasse Allergien sowie besondere Ernährungsformen. Erst wenn die Personenzahl einigermaßen feststeht, planst du Speisekarte, Einkauf und Helferteams. So weißt du rechtzeitig, wie viele Sitzplätze, Teller, Schalen, Gläser und Küchenkapazitäten gebraucht werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldungen öffnen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Programm und Gebetszeiten festlegen
2 Personen
7
Küchenhelfer einteilen
2 Personen
8
Serviceteams einteilen
2 Personen
9
Location reservieren
10
Küche kontrollieren
2 Personen
11
Kühlschrankkapazität kontrollieren
12
Tischanordnung festlegen
2 Personen
13
Speisekarte festlegen
3 Personen
14
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
15
Tische und Stühle befestigen
16
Freiwillige informieren
17
Allergiekarte erstellen
2 Personen
18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
19
Einkaufen gehen
4 Personen
20
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
21
Frische Produkte prüfen
2 Personen
22
Gemüse waschen und schneiden
4 Personen
23
Marinaden vorbereiten
3 Personen
24
Desserts portionieren
3 Personen
25
Getränke kühlen
2 Personen
26
Fleisch und Hähnchen marinieren
3 Personen
27
Reinigungsmittel bereitstellen
28
Location öffnen
2 Personen
29
Belüftung und Beleuchtung prüfen
2 Personen
30
Tische aufstellen
4 Personen
31
Stühle aufstellen
4 Personen
32
Gebetsraum einrichten
3 Personen
33
Küchenarbeitsplätze einrichten
4 Personen
34
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
35
Buffet-Tische aufbauen
4 Personen
36
Dekoration aufhängen
3 Personen
37
Namensschilder platzieren
2 Personen
38
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
39
Suppen und Hauptgerichte zubereiten
6 Personen
40
Salate und Beilagen zubereiten
4 Personen
41
Datteln und Obst bereitstellen
2 Personen
42
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
43
Buffet mit Schildern versehen
2 Personen
44
Letzte Lebensmittelkontrolle durchführen
2 Personen

Event

45
Gäste empfangen
4 Personen
46
Anmeldungen abhaken
2 Personen
47
Gäste zu den Tischen begleiten
2 Personen
48
Getränke servieren
3 Personen
49
Programm vorstellen
50
Iftar-Buffet präsentieren
2 Personen
51
Iftar servieren
6 Personen
52
Getränke nachfüllen
3 Personen
53
Buffet zwischendurch auffüllen
4 Personen
54
Gebetsmoment leiten
2 Personen
55
Dessert und Kaffee servieren
4 Personen
56
Abfall zwischendurch sammeln
2 Personen
57
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

58
Lebensmittel sicher verpacken
3 Personen
59
Geschirr sammeln
4 Personen
60
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
61
Küche reinigen
4 Personen
62
Geschirr abwaschen
4 Personen
63
Abfall entsorgen
2 Personen
64
Boden und Toiletten reinigen
3 Personen
65
Dekoration entfernen
3 Personen
66
Fundsachen sammeln
67
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
68
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
69
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
70
Wäsche und Tücher waschen
71
Kaution und Schlüssel abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
BuffetischeAnz. 4
UmkleideschirmAnz. 2

Geschirr

TellerAnz. 75
SuppenschalenAnz. 75
DesserttellerAnz. 75
GläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 75
TeetassenAnz. 75
GabelnAnz. 80
MesserAnz. 80
LöffelAnz. 80
TeelöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 20
ServierschalenAnz. 20
ServierschalenAnz. 12
WasserkannenAnz. 10
GebetsteppicheAnz. 20

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 8
KochtöpfeAnz. 6
PfannenAnz. 4
AuflaufformenAnz. 8
MesslöffelAnz. 4
KüchenzangenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 20
Servierplatten mit DeckelAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Mikrofon
LautsprecherAnz. 2

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
ServiettenhalterAnz. 12
NamensschilderAnz. 70
MenükartenAnz. 12
PapiergirlandenAnz. 8
LED-LichterkettenAnz. 6

Beleuchtung

LED-LaternenAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
Besen und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Gebetszeiten früh fest und teile sie den Gästen mit. Plane den Aufbau so, dass Essen, gemeinsames Fastenbrechen und Gebet nicht ineinanderlaufen.
Öffne die Anmeldung nicht ohne Abfrage von Allergien und Ernährungswünschen. Erstelle spätestens eine Woche vorher eine übersichtliche Allergiekarte für Küche und Service.
Prüfe die Küche mindestens 7 Tage vor dem Abend: Kühlschrankkapazität, Töpfe, Pfannen, Schneidebretter und genügend Arbeitsfläche werden häufig erst beim Aufbau bemerkt.
Teile Küchenhelfer und Serviceteams mit klaren Aufgaben ein. Eine kurze Information mit Treffpunkt und Einsatzzeit 3 bis 5 Tage vorher verhindert, dass beim Gemüse schneiden, Servieren oder Abräumen Leute fehlen.
Plane frische Vorbereitungen erst für den Veranstaltungstag oder den Vorabend ein. Getränke sollten rechtzeitig gekühlt werden; haltbare Vorräte, Servierschalen und abgedeckte Platten gehören schon vorher an ihren festen Platz.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Iftar-Abend planen?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Ort und Reservierung. Die Anmeldung, Ernährungsabfragen und Helfereinteilung sollten spätestens 2 Wochen vor dem Abend laufen.
Wann sollte man die Einladungen für einen Iftar-Abend verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist von ungefähr 10 bis 14 Tagen. So bleibt Zeit, Speisemengen, Sitzplätze und Teams anzupassen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Iftar-Abend?: Rechne bei rund 30 Gästen mit mindestens 6 Helfern: etwa 3 für die Küche und 3 für Service, Aufbau und Abräumen. Bei mehr als 50 Gästen solltest du zusätzliche Personen für Getränke, Buffet und Spülen einteilen.
Was muss man beim Essen für einen Iftar-Abend zuerst vorbereiten?: Lege zuerst die Speisekarte und die Personenzahl fest, danach die Einkaufsliste. Haltbare Zutaten kannst du einige Tage vorher besorgen; Gemüse, Marinaden, Desserts und gekühlte Getränke planst du für den Vorabend oder Veranstaltungstag.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.