Zo organiseer je een huwelijksvoltrekking

Begin met de trouwdatum en locatie; die bepalen hoeveel tijd je hebt voor de gemeente, leveranciers en gasten. Meld het huwelijk daarna aan, leg getuigen en trouwambtenaar vast en verzamel direct alle benodigde documenten. Werk vervolgens de gastenlijst, uitnodigingen en ceremonie uit. In de laatste weken draait alles om bevestigen: aanmeldingen, dieetwensen, vervoer, toespraken, leveringen, ringen en het ceremoniedocument.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Trouwdatum en locatie vastleggen
2 personen
2
Huwelijk bij gemeente aanmelden
2 personen
3
Getuigen vastleggen
2 personen
4
Benodigde documenten verzamelen
2 personen
5
Trouwambtenaar bevestigen
2 personen
6
Ceremonieprogramma opstellen
2 personen
7
Gastenlijst samenstellen
2 personen
8
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Reservering diner bevestigen
2 personen
11
Reservering trouwvervoer maken
2 personen
12
Fotograaf vastleggen
2 personen
13
Muziek voor ceremonie kiezen
2 personen
14
Muziek voor receptie kiezen
2 personen
15
Aanmeldingen verwerken
2 personen
16
Dieetwensen verzamelen
2 personen
17
Indeling ceremonie maken
2 personen
18
Tafelschikking maken
2 personen
19
Menukeuze doorgeven
2 personen
20
Vervoer gasten controleren
2 personen
21
Toespraken verzamelen
2 personen
22
Trouwteksten afronden
2 personen
23
Leveringen bevestigen
2 personen
24
Ceremoniedocumenten controleren
2 personen
25
Ringen controleren
2 personen
26
Kleding passen en klaarleggen
2 personen
27
Boodschappen doen
2 personen
28
Dranken koelen
2 personen
29
Hapjes voorbereiden
3 personen
30
Ceremoniespullen verzamelen
2 personen
31
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
32
Ceremonieplek inrichten
3 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Bloemen en boeketten plaatsen
2 personen
35
Gastenboek klaarleggen
36
Programma's neerleggen
2 personen
37
Muziek en microfoon testen
2 personen
38
Catering klaarzetten
3 personen
39
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
40
Drankenbuffet inrichten
2 personen
41
Toiletten controleren
42
Leveringen controleren
2 personen
43
Getuigen ontvangen
44
Trouwambtenaar ontvangen
45
Bruids paar ontvangen
2 personen

Event

46
Gasten verwelkomen
3 personen
47
Gasten naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
48
Huwelijksvoltrekking begeleiden
2 personen
49
Huwelijksakte laten ondertekenen
2 personen
50
Groepsfoto maken
3 personen
51
Champagne en sap serveren
3 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Gastenboek begeleiden
55
Taart aansnijden
2 personen
56
Taart serveren
3 personen
57
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
58
Diner serveren
4 personen
59
Borden en glazen afruimen
3 personen
60
Koffie en thee serveren
2 personen
61
Muziek en dans begeleiden
2 personen
62
Late hapjes serveren
2 personen
63
Gasten uitgeleide doen
2 personen

Nazorg

64
Restanten veilig verpakken
3 personen
65
Decoratie afnemen
3 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Afval verzamelen
2 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Locatie schoonmaken
3 personen
70
Huurmaterialen retourneren
2 personen
71
Overgebleven boodschappen verdelen
2 personen
72
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
73
Trouwfoto's veilig opslaan
74
Bedankkaarten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Ronde tafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 3
Ceremoniestoelenaantal 2
Trouwtafel
Tafellinnenaantal 12
Stoelhoezenaantal 70

Servies

Dinerbordenaantal 80
Gebaksbordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Champagneglazenaantal 70
Koffielepelsaantal 70
Dinermessenaantal 80
Dinervorkenaantal 80
Taartvorkjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Karaffenaantal 8
Koffiekannenaantal 4

Decoratie

Bloemstukkenaantal 10
Bruidsboeket
Bloemcorsagesaantal 8
Tafeldecoratieaantal 8
Kaarsenaantal 40
Kandelaarsaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Ceremonieboog
Welkomstbord
Tafelnummersaantal 8
Menukaartenaantal 70
Programma'saantal 70
Gastenboek
Pennenaantal 6
Ringkussen
Confettikegelsaantal 70
Fotolijstjesaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Trouwtaartmes

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Maatbekersaantal 2
Keukenkommenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Serveerlepelsaantal 8
Ovenwantenaantal 2
Taartplateau

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afvalzakkenaantal 60
Vuilnisgrijpersaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilaantal 2
Stofferaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Nachtverlichtingaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de gemeentelijke aanmelding vroeg en controleer meteen welke documenten nodig zijn. Wacht niet tot de uitnodigingen klaar zijn: ontbrekende gegevens kunnen de rest van de planning vertragen.
Leg getuigen en trouwambtenaar vast voordat je het ceremonieprogramma afrondt. Vraag toespraken en trouwteksten uiterlijk enkele weken vooraf op, zodat je tijd houdt voor wijzigingen.
Verwerk aanmeldingen in één overzicht en noteer per gast dieetwensen en vervoer. Geef de definitieve aantallen daarna door voor het diner en pas de tafelschikking daarop aan.
Bevestig in de laatste week alle leveringen en reserveringen, waaronder diner, trouwvervoer en fotografie. Controleer ook wie op locatie de stoelen, tafels, decoratie en servies ontvangt.
Maak een korte ceremoniecontrole voor de trouwdag: ringen, documenten, muziek, trouwteksten en de indeling moeten op één vaste plek klaarliggen. Wijs één persoon aan die deze controle uitvoert, zodat het paar zelf niet hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet je een huwelijksvoltrekking bij de gemeente aanmelden?: Meld het huwelijk aan zodra de trouwdatum en locatie vaststaan. Controleer de gemeentelijke termijn direct, omdat de benodigde documenten en de beschikbaarheid van de trouwambtenaar per gemeente kunnen verschillen.
Hoeveel getuigen heb je nodig bij een huwelijksvoltrekking?: Je hebt minimaal 2 en maximaal 4 meerderjarige getuigen nodig. Leg hun namen en beschikbaarheid vroeg vast, voordat je de officiële documenten en het ceremonieprogramma afrondt.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een huwelijksvoltrekking?: Verstuur de uitnodigingen doorgaans 8 tot 12 weken voor de ceremonie. Zet een antwoorddatum ongeveer 4 weken vooraf, zodat je tijd hebt voor dieetwensen, vervoer, het diner en de tafelschikking.
Wat controleer je in de laatste week voor de huwelijksvoltrekking?: Controleer uiterlijk 7 dagen vooraf de ceremoniedocumenten, ringen, trouwteksten, muziek, gastenvervoer en alle leveringen. Bevestig ook de dinerreservering, het aantal gasten en de afspraken met fotograaf en trouwambtenaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.