Zo organiseer je een huwelijksvernieuwingsceremonie

Begin met de datum, locatie en gastenlijst; die drie bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Leg vervolgens de ceremoniebegeleider, muziek en geloften vast, zodat de ceremonie inhoud krijgt en niet alleen een feestelijk diner wordt. Werk daarna de uitnodigingen, aanmeldingen, dieetwensen en catering af. In de laatste week draait het om aantallen, tafelschikking, decoratie en het testen van geluid. Zo voorkom je dat praktische zaken de ceremonie zelf overschaduwen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Gastenlijst samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen ontwerpen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen registreren
6
Dieetwensen verzamelen
7
Ceremoniebegeleider vastleggen
2 personen
8
Muziek voor ceremonie kiezen
2 personen
9
Geloften verzamelen
2 personen
10
Programma afdrukken
11
Menukaarten afdrukken
12
Reservering locatie bevestigen
13
Cateringafspraken bevestigen
14
Fotograaf informeren
15
Bloemen bestellen
16
Taart bestellen
17
Aantal gasten bevestigen
18
Zitindeling maken
2 personen
19
Tafelschikking voorbereiden
2 personen
20
Decoratie controleren
2 personen
21
Geluidsapparatuur testen
2 personen
22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen
26
Servies sorteren
2 personen
27
Geloften klaarleggen
28
Kleding klaarleggen
2 personen

Event

29
Locatie openen
2 personen
30
Locatie controleren
2 personen
31
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
32
Ceremonieopstelling maken
3 personen
33
Buffet- en drankentafels plaatsen
3 personen
34
Tafels dekken
4 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Bloemstukken plaatsen
2 personen
37
Ceremonietafel inrichten
2 personen
38
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
39
Muziek afspelen testen
40
Ontvangst gasten begeleiden
3 personen
41
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
42
Ceremoniegasten plaatsen
2 personen
43
Ceremonie begeleiden
2 personen
44
Muziek tijdens ceremonie bedienen
45
Geloften en ringen aangeven
46
Groepsfoto begeleiden
2 personen
47
Aperitief en hapjes serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Gastenboek klaarzetten
50
Taart aansnijden begeleiden
2 personen
51
Taart en koffie serveren
3 personen
52
Buffet opbouwen
4 personen
53
Buffetgerechten uitserveren
4 personen
54
Buffet aanvullen
3 personen
55
Hoofdgerecht serveren
4 personen
56
Gebruikt servies ophalen
3 personen
57
Koffie en thee bijvullen
2 personen
58
Muziek voor feest starten
59
Dansvloer vrijmaken
2 personen
60
Late avondhapjes serveren
3 personen
61
Laatste ronde aankondigen
62
Gasten naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

63
Afval verzamelen
3 personen
64
Decoratie verwijderen
3 personen
65
Meubilair terugplaatsen
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Keuken schoonmaken
2 personen
68
Toiletten schoonmaken
2 personen
69
Locatie vegen en dweilen
3 personen
70
Overgebleven eten verpakken
2 personen
71
Geleende spullen verzamelen
2 personen
72
Bloemen en decoratie opbergen
2 personen
73
Geluidsapparatuur opruimen
2 personen
74
Geleende materialen retourneren
2 personen
75
Foto- en videomateriaal veiligstellen
76
Bedankberichten voorbereiden
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Ceremonietafel
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 6
Garderoberek
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 60
Gebaksbordenaantal 60
Kommetjesaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Waterglazenaantal 60
Champagneglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Dinermessenaantal 60
Dinervorkenaantal 60
Opscheplepelsaantal 12
Opscheptangenaantal 6
Serveerbladenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Servettenaantal 60
Stoelhoezenaantal 55
Tafellopersaantal 6
Bloemvazenaantal 12
Fotolijstjesaantal 8
Welkomstbord
Gastenboek
Pennenaantal 6
Lintenaantal 4
Ballonnenaantal 80
Ballonpompaantal 2
Confettivrije tafelversieringaantal 6
Ringkussen
Ceremoniedoek
Programmafoldersaantal 60
Menukaartenaantal 60

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Telefoonladersaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 3
Warmhoudschalenaantal 6
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 5
Serveerschalenaantal 10
Taartschep
Taartmes
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Tafellantaarnsaantal 12
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilset
Emmersaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst de ceremonievolgorde en bepaal hoeveel tijd er is voor binnenkomst, geloften, muziek en eventuele toespraken. Verzamel de geloften uiterlijk twee weken vooraf, zodat de begeleider het programma kan controleren.
Stuur de uitnodigingen op tijd en geef een duidelijke uiterste aanmelddatum, bijvoorbeeld vier weken voor de ceremonie. Houd daarna apart bij wie komt, wie dieetwensen heeft en hoeveel kinderen of oudere gasten extra zitruimte nodig hebben.
Bevestig de locatie en catering opnieuw zodra het definitieve aantal gasten bekend is. Controleer daarbij niet alleen het diner, maar ook de aantallen champagneglazen, wijnglazen, waterglazen, gebaksborden en koffiekopjes.
Maak de zitindeling pas nadat de aanmeldingen zijn gesloten en leg tafelschikking, tafelkleden, servetten en bloemvazen samen klaar. Zet een welkomstbord en gastenboek op een plek waar gasten langskomen, niet achter een buffet of naast de garderobe.
Doe de laatste controle uiterlijk de dag ervoor: test de geluidsapparatuur, koel de dranken, controleer de decoratie en zet boodschappen en hapjes klaar. Wijs één persoon aan voor praktische vragen, zodat het paar tijdens de ceremonie niet wordt weggeroepen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een huwelijksvernieuwingsceremonie?: Begin bij voorkeur vier tot zes maanden vooraf met datum, locatie en gastenlijst. Regel de ceremoniebegeleider, catering, fotograaf, bloemen en taart uiterlijk acht tot tien weken voor de ceremonie.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een huwelijksvernieuwing?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer acht weken vooraf en zet een aanmelddatum vier weken voor de ceremonie. Zo houd je nog twee tot drie weken over om dieetwensen, zitplaatsen en catering definitief te maken.
Hoeveel drank moet je rekenen voor een huwelijksvernieuwingsceremonie?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en daarna ongeveer één drankje per uur. Tel water apart mee en bestel pas definitief nadat het aantal gasten is bevestigd.
Wanneer maak je de tafelschikking voor een huwelijksvernieuwing?: Maak de tafelschikking één tot twee weken vooraf, nadat de meeste aanmeldingen binnen zijn. Controleer haar opnieuw twee à drie dagen voor de ceremonie, omdat late afmeldingen of dieetwensen nog wijzigingen kunnen veroorzaken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.