Organiser une cérémonie de renouvellement de vœux, étape par étape

Un renouvellement de vœux se prépare comme une petite cérémonie, puis comme un repas à coordonner. Commencez par fixer la date et le lieu, avant de lancer les invitations et de réserver l’animateur, le traiteur et le photographe. Prévoyez ensuite les textes, la musique, le plan de salle et la décoration. Les oublis arrivent surtout dans les deux dernières semaines : confirmations, matériel sonore, boissons à rafraîchir et besoins alimentaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir la liste des invités
2 personnes
3
Concevoir les invitations
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Enregistrer les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Réserver l’animateur de cérémonie
2 personnes
8
Choisir la musique pour la cérémonie
2 personnes
9
Rassembler les vœux
2 personnes
10
Imprimer le programme
11
Imprimer les menus
12
Confirmer la réservation du lieu
13
Confirmer les prestations de catering
14
Informer le photographe
15
Commander des fleurs
16
Commander le gâteau
17
Confirmer le nombre d’invités
18
Établir le plan de salle
2 personnes
19
Préparer la disposition des tables
2 personnes
20
Vérifier la décoration
2 personnes
21
Tester le matériel sonore
2 personnes
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Faire les courses
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer les en-cas
3 personnes
26
Trier la vaisselle
2 personnes
27
Préparer les vœux
28
Préparer les vêtements
2 personnes

Événement

29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Vérifier le lieu
2 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Mettre en place l'installation de la cérémonie
3 personnes
33
Installer les tables de buffet et de boissons
3 personnes
34
Dresser les tables
4 personnes
35
Suspendre la décoration
3 personnes
36
Placer les compositions florales
2 personnes
37
Aménager la table de cérémonie
2 personnes
38
Raccorder la sonorisation
2 personnes
39
Tester la diffusion de musique
40
Accompagner l’accueil des invités
3 personnes
41
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
42
Placer les invités de la cérémonie
2 personnes
43
Animer la cérémonie
2 personnes
44
Gérer la musique pendant la cérémonie
45
Présenter les vœux et les alliances
46
Encadrer la photo de groupe
2 personnes
47
Servir l'apéritif et les amuse-bouches
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Préparer le livre d’or
50
Encadrer la coupe du gâteau
2 personnes
51
Servir le gâteau et le café
3 personnes
52
Monter le buffet
4 personnes
53
Servir les plats du buffet
4 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
55
Servir le plat principal
4 personnes
56
Récupérer la vaisselle utilisée
3 personnes
57
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
58
Lancer la musique pour la fête
59
Dégager la piste de danse
2 personnes
60
Servir des en-cas tard le soir
3 personnes
61
Annoncer le dernier tour
62
Accompagner les invités vers la sortie
2 personnes

Suivi

63
Rassembler les déchets
3 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Remettre le mobilier en place
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer la cuisine
2 personnes
68
Nettoyer les toilettes
2 personnes
69
Balayer et laver le lieu
3 personnes
70
Emballer les restes
2 personnes
71
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
72
Ranger les fleurs et la décoration
2 personnes
73
Ranger le matériel audio
2 personnes
74
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
75
Sécuriser les photos et vidéos
76
Préparer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 6
Chaisesqté 55
Table de cérémonie
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 6
Portant à vêtements
Poubellesqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à gâteauqté 60
Petits bolsqté 60
Verres à vinqté 60
Verres à eauqté 60
Verres à champagneqté 60
Tasses à caféqté 60
Cuillères à caféqté 60
Couteaux à dînerqté 60
Fourchettes de tableqté 60
Louchesqté 12
Pince de serviceqté 6
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Nappesqté 6
Serviettesqté 60
Housses de chaiseqté 55
Chemins de tableqté 6
Vases à fleursqté 12
Cadres photoqté 8
Panneau d’accueil
Livre d’or
Stylosqté 6
Rubansqté 4
Ballonsqté 80
Pompe à ballonsqté 2
Décoration de table sans confettisqté 6
Coussin d’alliances
Tissu de cérémonie
Brochures du programmeqté 60
Cartes de menuqté 60

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chargeurs de téléphoneqté 3

Cuisine

Glacièresqté 3
Plats de maintien au chaudqté 6
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 5
Plateaux de serviceqté 10
Pelle à gâteau
Couteau à gâteau
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Photophores de tableqté 12
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Aspirateur
Kit de lavage
Seauxqté 2
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de concevoir les invitations. Demandez les réponses au plus tard trois semaines avant la cérémonie afin de confirmer le traiteur, les tables et les chaises.
Rassemblez les vœux au moins 10 jours avant le jour J. Gardez une version imprimée du programme et des textes, même si la cérémonie repose aussi sur un support numérique.
Testez le matériel sonore 48 heures avant, puis à nouveau à l’arrivée sur place. Vérifiez notamment que les voix restent audibles depuis les dernières chaises et que la musique démarre au bon moment.
Établissez le plan de salle dès que le nombre d’invités est stabilisé. Prévoyez une table dédiée à la cérémonie, un espace buffet dégagé et un endroit visible pour le livre d’or et ses stylos.
Faites les courses et refroidissez les boissons la veille. Préparez aussi les en-cas, les plateaux de service et les éléments de table avant l’arrivée des invités pour éviter de quitter la cérémonie en cours.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un renouvellement de vœux ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date choisie. Les réservations du lieu, de l’animateur, du traiteur et du photographe doivent être faites en priorité, puis les invitations peuvent partir environ 6 semaines avant.
Quand envoyer les invitations pour un renouvellement de vœux ?: Envoyez-les 6 à 8 semaines avant la cérémonie. Fixez une date limite de réponse trois semaines avant l’événement pour recueillir les besoins alimentaires et confirmer le nombre de convives.
Combien de boissons prévoir par personne ?: Pour le premier service, comptez environ 2 à 3 verres par personne, puis 1 verre par heure selon la durée du repas. Prévoyez séparément de l’eau et des boissons sans alcool, et mettez les boissons au frais la veille.
Quand préparer la décoration et le plan de salle ?: Finalisez le plan de salle environ 10 jours avant, après les dernières réponses. Contrôlez la décoration, les nappes, les serviettes, les vases et le panneau d’accueil la veille, puis installez-les avant l’arrivée des invités.

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