Cómo organizar una ceremonia de renovación de votos

Una ceremonia de renovación de votos necesita más coordinación de la que parece, sobre todo cuando combina una parte ceremonial con comida y recepción. Empieza fijando la fecha y el lugar, y después cierra la lista de invitados antes de encargar menús, tarta y flores. Los votos, la música y el programa requieren tiempo de revisión, mientras que la distribución de mesas y el sonido deben probarse en el espacio real. Este orden evita cambios costosos durante la última semana.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Elaborar la lista de invitados
2 personas
3
Diseñar invitaciones
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Registrar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Contratar a un coordinador de ceremonia
2 personas
8
Elegir la música para la ceremonia
2 personas
9
Recoger los votos matrimoniales
2 personas
10
Imprimir el programa
11
Imprimir menús
12
Confirmar la reserva del recinto
13
Confirmar los acuerdos de catering
14
Informar al fotógrafo
15
Encargar flores
16
Pedir tarta
17
Confirmar el número de invitados
18
Crear la distribución de asientos
2 personas
19
Preparar la disposición de las mesas
2 personas
20
Comprobar la decoración
2 personas
21
Probar el equipo de sonido
2 personas
22
Comprobar la lista de la compra
2 personas
23
Hacer la compra
2 personas
24
Enfriar bebidas
2 personas
25
Preparar aperitivos
3 personas
26
Clasificar la vajilla
2 personas
27
Preparar los votos
28
Preparar la ropa
2 personas

Evento

29
Abrir la ubicación
2 personas
30
Comprobar el lugar
2 personas
31
Colocar mesas y sillas
4 personas
32
Montar la disposición de la ceremonia
3 personas
33
Colocar las mesas del bufé y de bebidas
3 personas
34
Poner la mesa
4 personas
35
Colgar la decoración
3 personas
36
Colocar arreglos florales
2 personas
37
Montar la mesa de ceremonia
2 personas
38
Conectar el equipo de sonido
2 personas
39
Probar la reproducción de música
40
Guiar la recepción de invitados
3 personas
41
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
42
Colocar a los invitados de la ceremonia
2 personas
43
Coordinar la ceremonia
2 personas
44
Controlar la música durante la ceremonia
45
Entregar los votos y los anillos
46
Coordinar la foto de grupo
2 personas
47
Servir el aperitivo y los bocados
3 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Preparar el libro de visitas
50
Coordinar el corte de la tarta
2 personas
51
Servir tarta y café
3 personas
52
Montar el buffet
4 personas
53
Servir platos de bufé
4 personas
54
Reponer el bufé
3 personas
55
Servir el plato principal
4 personas
56
Recoger la vajilla usada
3 personas
57
Reponer café y té
2 personas
58
Iniciar la música para la fiesta
59
Despejar la pista de baile
2 personas
60
Servir aperitivos nocturnos
3 personas
61
Anunciar la última ronda
62
Acompañar a los invitados a la salida
2 personas

Seguimiento

63
Recoger la basura
3 personas
64
Retirar la decoración
3 personas
65
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Limpiar la cocina
2 personas
68
Limpiar los baños
2 personas
69
Barrer y fregar el recinto
3 personas
70
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
71
Recoger los artículos prestados
2 personas
72
Guardar las flores y la decoración
2 personas
73
Recoger el equipo de sonido
2 personas
74
Devolver el material prestado
2 personas
75
Asegurar el material fotográfico y de vídeo
76
Preparar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas rectangularescant. 6
Sillascant. 55
Mesa ceremonial
Mesas de buffetcant. 3
Taburetescant. 6
Perchero
Papeleracant. 4

Vajilla

Platos de cenacant. 60
Platos para postrecant. 60
Cuencoscant. 60
Copas de vinocant. 60
Vasos para aguacant. 60
Copas de champáncant. 60
Tazas de cafécant. 60
Cucharillas de cafécant. 60
Cuchillos de cenacant. 60
Tenedores de cenacant. 60
Cucharonescant. 12
Pinzas para servircant. 6
Bandejas de serviciocant. 8

Decoración

Mantelescant. 6
Servilletascant. 60
Fundas para sillascant. 55
Manteles runnerscant. 6
Jarrones de florescant. 12
Marcos de fotoscant. 8
Cartel de bienvenida
Libro de visitas
Bolígrafoscant. 6
Cintascant. 4
Globoscant. 80
Bomba para globoscant. 2
Decoración de mesa sin confeticant. 6
Cojín para anillos
Tela de la ceremonia
Folletos del programacant. 60
Cartas del menúcant. 60

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Cargadores de teléfonocant. 3

Cocina

Neveras portátilescant. 3
Bandejas térmicascant. 6
Contenedores para hielocant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 3
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 5
Bandejas de servircant. 10
Paleta para tartas
Cuchillo para tarta
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Farolillos de mesacant. 12
Lámparas LEDcant. 8

Limpieza

Aspiradora
Juego de fregona
Cuboscant. 2
Escoba y recogedorcant. 2
Guantes de limpiezacant. 4

Catering

Compras

Consejos

Fija la fecha y el lugar antes de diseñar las invitaciones. Envía las invitaciones con al menos 6 semanas de antelación y registra las confirmaciones junto con las preferencias dietéticas.
Recoge los votos matrimoniales como mínimo 3 semanas antes. Reserva unos días para revisar el texto, imprimir el programa y preparar una copia de respaldo para la persona que coordine la ceremonia.
Confirma proveedores y cantidades 7 días antes: recinto, catering, fotógrafo, flores y tarta deben tener el mismo número final de invitados. No esperes al día anterior para comunicar cambios de menú.
Haz la distribución de asientos después de cerrar la lista de invitados. Reserva espacio para la mesa ceremonial, las mesas del buffet y un perchero; comprueba también que haya suficientes sillas, vajilla y copas para cada servicio.
Prueba el equipo de sonido en el recinto al menos un día antes y prepara la recepción con tiempo. Enfría las bebidas varias horas antes, monta las mesas y deja los aperitivos listos antes de que lleguen los invitados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una renovación de votos?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el lugar, contratar la coordinación y enviar las invitaciones. Deja la última semana para confirmar invitados, proveedores, decoración y distribución.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para una renovación de votos?: Envíalas entre 6 y 8 semanas antes de la ceremonia. Pide las confirmaciones y preferencias dietéticas con una fecha límite de unas 3 semanas antes, para poder cerrar el catering.
¿Cuándo hay que confirmar el número de invitados y el catering?: Confirma el número definitivo aproximadamente 7 días antes. Ese mismo día revisa los acuerdos de catering, los menús, la tarta y la cantidad de vajilla necesaria.
¿Qué se prepara el día anterior a la ceremonia?: El día anterior prueba el sonido, comprueba la decoración y deja preparada la distribución de mesas y sillas. Enfría las bebidas con varias horas de margen y prepara los aperitivos antes de recibir a los invitados.

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