Zo organiseer je een HR-congres zonder losse eindjes

Begin met het programma en leg daarna de belangrijkste randvoorwaarden vast: sprekers, locatie, zalen, catering en audiovisuele techniek. Open pas daarna de aanmeldingen, zodat je formulier aansluit op het definitieve congresprogramma. In de laatste week draait alles om controleren: dieetwensen, presentaties, technische aansluitingen, naamkaartjes en de gastenlijst. Op de congresdag zelf heb je een registratiepunt, een getest programma en een draaiboek nodig waarmee iedereen weet wat er wanneer gebeurt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma definitief maken
2 personen
2
Sprekers bevestigen
2 personen
3
Locatie en zalen reserveren
4
Catering reserveren
5
Audiovisuele apparatuur reserveren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Promotiemateriaal publiceren
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Sprekersinformatie verzamelen
12
Presentaties opvragen
13
Naamkaartjes ontwerpen
14
Routebeschrijving versturen
15
Technische wensen controleren
2 personen
16
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
17
Dieetlijst aan catering geven
18
Draaiboek afdrukken
2 personen
19
Naamkaartjes afdrukken
2 personen
20
Presentaties verzamelen
21
Presentaties testen
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Materialen verzamelen
3 personen
24
Registratietafel voorbereiden
2 personen
25
Zaalindeling uitzetten
4 personen
26
Stoelen opstellen
4 personen
27
Tafels opstellen
3 personen
28
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
29
Beamer en scherm plaatsen
2 personen
30
Microfoons aansluiten
2 personen
31
Geluidsinstallatie testen
2 personen
32
Presentaties klaarzetten
33
Registratiematerialen klaarleggen
2 personen
34
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
3 personen
37
Zaal bewegwijzeren
2 personen

Event

38
Sprekers ontvangen
2 personen
39
Inloop registreren
3 personen
40
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
41
Koffie en thee serveren
3 personen
42
Congres openen
43
Sprekers aankondigen
44
Presentaties begeleiden
2 personen
45
Microfoons beheren
46
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
47
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
48
Koffiepauze serveren
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
52
Borrelhapjes serveren
3 personen
53
Buffet opbouwen
4 personen
54
Dinerbuffet serveren
4 personen
55
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
56
Koffie na diner serveren
2 personen
57
Afsluiting aankondigen
58
Sprekers bedanken
2 personen
59
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

60
Apparatuur uitschakelen
2 personen
61
Servies verzamelen
3 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Zalen schoonmaken
4 personen
65
Sanitair controleren
2 personen
66
Materialen inventariseren
2 personen
67
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
68
Overgebleven catering afvoeren
2 personen
69
Gastenbedankje versturen
70
Presentaties met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 90
Klaptafelsaantal 12
Registratietafelsaantal 2
Spreektafel
Barkrukkenaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 3

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Laptopsaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 4
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Presentatieklikkersaantal 2
Flip-oversaantal 4
Flip-overstiftenaantal 20
Statafelbordenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Bierglazenaantal 100
Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Koffielepelsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 20
Warmhoudbakkenaantal 6
Tangenaantal 8
Snijplankenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Naamkaartjeshoudersaantal 90
Menukaartenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Pijlbordenaantal 10
Achtergrondbanner

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het programma eerst definitief en bevestig daarna de sprekers schriftelijk. Vraag presentaties en technische wensen uiterlijk 7 dagen voor het congres op, zodat je niet tijdens de opbouw nog bestanden of aansluitingen hoeft te regelen.
Reserveer locatie, zalen, catering en audiovisuele apparatuur in dezelfde planningsronde. Controleer of elke zaal een beamer, projectiescherm, laptop, microfoon en passende HDMI-kabels heeft; een ontbrekende kabel is een veelvoorkomende vertraging bij de start.
Open het aanmeldformulier pas als tijden, sessies en locatie vaststaan. Vraag daarin direct dieetwensen en eventuele technische of toegankelijkheidsbehoeften uit, en sluit de registratie bijvoorbeeld 3 werkdagen voor het congres voor een betrouwbare gastenlijst.
Geef de catering de definitieve dieetlijst en het verwachte aantal deelnemers uiterlijk 2 werkdagen vooraf. Plan naast lunch ook de opstelling van koffiekopjes, waterglazen, buffettafels en opscheplepels; die logistiek wordt vaak pas op de ochtend zelf ontdekt.
Richt de registratietafel minimaal 60 minuten voor ontvangst in. Leg naamkaartjes op alfabet klaar, test alle presentaties en microfoons in elke zaal en zet het draaiboek, de routebeschrijving en een contactlijst op papier.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een HR-congres organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie, zalen, sprekers, catering en audiovisuele techniek; daarna kun je het programma publiceren en aanmeldingen openen.
Wanneer moet je de uitnodigingen voor een HR-congres versturen?: Stuur de uitnodiging ongeveer 8 weken voor het congres, zodra programma, locatie en start- en eindtijd definitief zijn. Stuur 7 dagen vooraf een praktische herinnering met routebeschrijving en laatste informatie.
Wanneer geef je dieetwensen door aan de catering?: Verzamel dieetwensen via het aanmeldformulier en geef de definitieve lijst uiterlijk 2 werkdagen voor het congres aan de catering. Neem wijzigingen daarna alleen nog telefonisch door als de cateraar dat kan verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de technische controle van een HR-congres?: Plan minimaal 90 minuten voor de technische controle en opbouw. Test per zaal de beamer, het projectiescherm, de laptop, HDMI-kabels, microfoons, luidsprekers en presentatieklikker met de echte presentaties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.