Comment organiser un congrès RH sans perdre le fil

Un congrès RH se prépare dans un ordre précis : le programme et les intervenants d’abord, puis le lieu, les inscriptions, la restauration et la technique. Commencez par fixer les temps forts et les besoins de chaque salle avant d’envoyer les invitations. Les dernières semaines servent surtout à consolider les informations, tester les présentations et préparer l’accueil. Ce plan vous aide à coordonner les 70 tâches sans oublier les détails qui bloquent souvent le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Finaliser le programme
2 personnes
2
Confirmer les intervenants
2 personnes
3
Réserver le lieu et les salles
4
Réserver le catering
5
Réserver le matériel audiovisuel
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Publier le matériel promotionnel
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Rassembler les informations sur les intervenants
12
Demander les présentations
13
Concevoir les badges nominatifs
14
Envoyer les indications d'accès
15
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
16
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
17
Remettre la liste des régimes au traiteur
18
Imprimer le déroulé
2 personnes
19
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
20
Rassembler les présentations
21
Tester les présentations
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Rassembler le matériel
3 personnes
24
Préparer la table d'inscription
2 personnes
25
Définir l'agencement de la salle
4 personnes
26
Installer les chaises
4 personnes
27
Installer les tables
3 personnes
28
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
29
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
30
Brancher les microphones
2 personnes
31
Tester le système de sonorisation
2 personnes
32
Préparer les présentations
33
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
34
Préparer le café et le thé
3 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes
37
Signaler la salle
2 personnes

Événement

38
Accueillir les intervenants
2 personnes
39
Enregistrer les arrivées
3 personnes
40
Distribuer les badges
2 personnes
41
Servir le café et le thé
3 personnes
42
Ouvrir le congrès
43
Annoncer les intervenants
44
Animer les présentations
2 personnes
45
Gérer les micros
46
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
47
Préparer la pause café
3 personnes
48
Servir la pause-café
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
52
Servir les amuse-bouches
3 personnes
53
Monter le buffet
4 personnes
54
Servir le buffet du dîner
4 personnes
55
Servir les repas diététiques
2 personnes
56
Servir le café après le dîner
2 personnes
57
Annoncer la clôture
58
Remercier les intervenants
2 personnes
59
Rassembler les objets trouvés

Suivi

60
Éteindre l’équipement
2 personnes
61
Rassembler la vaisselle
3 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Rassembler les déchets
3 personnes
64
Nettoyer les salles
4 personnes
65
Vérifier les sanitaires
2 personnes
66
Inventorier le matériel
2 personnes
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
68
Évacuer la restauration restante
2 personnes
69
Envoyer un message de remerciement aux invités
70
Partager les présentations avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 90
Tables pliantesqté 12
Tables d’inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Tabourets de barqté 6
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 3

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Cliques de présentationqté 2
Chevaletsqté 4
Feutres pour paperboardqté 20
Panneaux pour tables hautesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Verres à bièreqté 100
Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 12
Cuillères à caféqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 20
Bacs de maintien au chaudqté 6
Pincesqté 8
Planches à découperqté 4

Décoration

Nappesqté 16
Porte-nomsqté 90
Cartes de menuqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux indicateursqté 10
Bannière de fond

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez une marge entre les sessions pour les déplacements, les questions et les éventuels retards des intervenants.
Demandez les informations des intervenants au plus tard 3 semaines avant le congrès : intitulé exact, biographie, besoins techniques et présentation. Relancez les fichiers manquants avant de finaliser le déroulé.
Fermez les inscriptions et transmettez la liste définitive des invités au traiteur environ 5 jours avant l’événement. À ce moment-là, vérifiez aussi les régimes alimentaires et les allergies plutôt que de les traiter à l’arrivée.
Testez chaque présentation sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur prévus au moins la veille. Contrôlez les câbles HDMI, microphones sans fil, rallonges, multiprises et télécommandes, car un fichier qui fonctionne sur l’ordinateur de l’intervenant peut échouer sur place.
Préparez l’accueil avant l’ouverture des portes : badges imprimés, table d’inscription, indications d’accès et déroulé imprimé. Gardez une version numérique des présentations et une liste des contacts utiles pour gérer rapidement une absence ou un changement de salle.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès RH ?: Commencez au moins 3 à 4 mois avant la date prévue. Les premières semaines servent à réserver le lieu et les salles, confirmer les intervenants, cadrer le programme et réserver le catering ainsi que le matériel audiovisuel.
Quand ouvrir les inscriptions pour un congrès RH ?: Ouvrez le formulaire dès que le lieu, les horaires principaux et les premiers intervenants sont confirmés, idéalement 8 à 10 semaines avant l’événement. Vous pourrez ensuite compléter le programme sans modifier les informations essentielles déjà communiquées.
Combien de temps avant faut-il confirmer les intervenants ?: Visez une confirmation définitive 6 semaines avant le congrès. Demandez les présentations et les besoins techniques au plus tard 3 semaines avant, puis testez les fichiers la veille.
Quand transmettre les régimes alimentaires au traiteur ?: Transmettez la liste consolidée environ 5 jours avant le congrès, après la clôture ou la dernière mise à jour des inscriptions. Prévoyez une vérification le matin même pour les changements de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.