Cómo organizar un congreso de RR. HH. sin perder el control
Organizar un congreso de recursos humanos exige cerrar primero el contenido y después coordinar personas, salas, equipos e inscripciones. Empieza por definir el programa final y confirmar a los ponentes antes de publicar la convocatoria. A partir de ahí, reserva el recinto, el catering y el equipo audiovisual, y abre el registro con suficiente margen. El último tramo se centra en dietas, presentaciones, tarjetas identificativas y pruebas técnicas, que son los detalles que más suelen fallar.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Definir el programa final
2 personas
- 2
Confirmar ponentes
2 personas
- 3
Reservar el recinto y las salas
- 4
Reservar el catering
- 5
Reservar equipo audiovisual
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Abrir el formulario de inscripción
- 8
Publicar el material promocional
2 personas
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Recopilar información de los ponentes
- 12
Solicitar presentaciones
- 13
Diseñar tarjetas de nombre
- 14
Enviar indicaciones
- 15
Comprobar las necesidades técnicas
2 personas
- 16
Hacer la lista definitiva de invitados
2 personas
- 17
Entregar la lista de dietas al catering
- 18
Imprimir el plan de trabajo
2 personas
- 19
Imprimir las tarjetas con nombres
2 personas
- 20
Recopilar las presentaciones
- 21
Probar presentaciones
2 personas
- 22
Hacer la compra
3 personas
- 23
Reunir los materiales
3 personas
- 24
Preparar la mesa de registro
2 personas
- 25
Marcar la distribución de la sala
4 personas
- 26
Colocar las sillas
4 personas
- 27
Montar mesas
3 personas
- 28
Colocar el escenario y la mesa de oradores
3 personas
- 29
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
- 30
Conectar los micrófonos
2 personas
- 31
Probar el sistema de sonido
2 personas
- 32
Preparar las presentaciones
- 33
Preparar el material de registro
2 personas
- 34
Preparar café y té
3 personas
- 35
Enfriar las bebidas
2 personas
- 36
Preparar aperitivos
3 personas
- 37
Señalizar la sala
2 personas
Evento
- 38
Recibir a los ponentes
2 personas
- 39
Registrar la llegada
3 personas
- 40
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 41
Servir café y té
3 personas
- 42
Abrir el congreso
- 43
Anunciar a los ponentes
- 44
Coordinar presentaciones
2 personas
- 45
Gestionar micrófonos
- 46
Recoger preguntas del público
2 personas
- 47
Preparar la pausa para el café
3 personas
- 48
Servir la pausa para el café
3 personas
- 49
Rellenar las bebidas
2 personas
- 50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 51
Montar el aperitivo de networking
3 personas
- 52
Servir aperitivos
3 personas
- 53
Montar el buffet
4 personas
- 54
Servir el bufé de cena
4 personas
- 55
Servir comidas especiales
2 personas
- 56
Servir café después de la cena
2 personas
- 57
Anunciar el cierre
- 58
Agradecer a los ponentes
2 personas
- 59
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
- 60
Apagar el equipo
2 personas
- 61
Recoger la vajilla
3 personas
- 62
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 63
Recoger la basura
3 personas
- 64
Limpiar las salas
4 personas
- 65
Comprobar el sanitario
2 personas
- 66
Inventariar materiales
2 personas
- 67
Devolver el equipo prestado
2 personas
- 68
Retirar el catering sobrante
2 personas
- 69
Enviar agradecimiento a los invitados
- 70
Compartir presentaciones con los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillas de congresocant. 90
- Mesas plegablescant. 12
- Mesas de registrocant. 2
- Mesa de oradores
- Taburetes de barcant. 6
- Mesas de buffetcant. 4
- Percheroscant. 3
Equipo
- Proyectorcant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Portátilescant. 3
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables HDMIcant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Pulsadores de presentacióncant. 2
- Pizarras de hojascant. 4
- Rotuladores para pizarracant. 20
- Carteles para mesas altascant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 100
- Copas de cervezacant. 100
- Platos de cenacant. 100
- Platos de postrecant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Cucharonescant. 12
- Cucharillas de cafécant. 100
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Cuencoscant. 20
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Pinzascant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
Decoración
- Mantelescant. 16
- Portanombrescant. 90
- Cartas del menúcant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Carteles direccionalescant. 10
- Banner de fondo
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Aspiradora
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y confirma a todos los ponentes antes de enviar invitaciones. Pide sus datos y presentaciones con una fecha límite de al menos 7 días antes del congreso, para poder probar cada archivo.
- Reserva el recinto, las salas, el catering y el equipo audiovisual en cuanto tengas una previsión de asistentes. Comprueba que la sala admite la distribución prevista de sillas, mesas y mesa de oradores.
- Abre el formulario de inscripción junto con las indicaciones prácticas. Solicita las preferencias dietéticas desde el primer registro y entrega al catering la lista definitiva al menos 48 horas antes.
- Haz una comprobación técnica completa el día anterior o como mínimo 2 horas antes de empezar. Prueba proyector, pantallas, portátiles, micrófonos inalámbricos, altavoces, cables HDMI, regletas y pulsadores de presentación.
- Prepara la mesa de registro antes de que llegue el primer asistente. Imprime las tarjetas con nombres, el plan de trabajo y la distribución de la sala, y deja una persona responsable del registro durante los primeros 30 minutos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso de RR. HH.?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá varios ponentes, salas y catering. Reserva el recinto y el equipo audiovisual al principio, y deja los últimos 7 días para presentaciones, acreditaciones y pruebas.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones para un congreso?
- Abre el formulario entre 4 y 6 semanas antes del evento. Cierra o revisa la lista definitiva entre 48 y 72 horas antes, cuando también debes entregar al catering las preferencias dietéticas.
- ¿Qué hay que comprobar antes de un congreso?
- Comprueba al menos 2 horas antes la imagen del proyector, el sonido de los micrófonos, los altavoces, los portátiles, los cables y las regletas. Abre también cada presentación para detectar formatos incompatibles o vídeos que no funcionen.
- ¿Cuándo se deben pedir las presentaciones a los ponentes?
- Solicítalas al confirmar la participación y fija como fecha límite 7 días antes del congreso. Así tendrás tiempo para recopilarlas, probarlas y preparar una copia en los portátiles del evento.
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