Comment organiser un match de horse-ball
Un match de horse-ball se prépare d’abord comme une compétition équestre, puis comme un événement accueillant des équipes et du public. Commence par réserver le terrain et fixer le format, avant de confirmer les arbitres, le vétérinaire et les secours. Les inscriptions, les listes de chevaux et les besoins en boxes déterminent ensuite la logistique. La dernière semaine sert surtout à contrôler le sol, le matériel, le stationnement et les documents de compétition.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu du concours
- 2
Définir le format de la compétition
2 personnes
- 3
Inviter les équipes
- 4
Finaliser les arbitres
- 5
Faire appel à un vétérinaire
- 6
Organiser le personnel de premiers secours
- 7
Vérifier les autorisations
- 8
Vérifier l’assurance
- 9
Envoyer les invitations
2 personnes
- 10
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 11
Recueillir les besoins alimentaires
- 12
Publier le programme des matchs
- 13
Rassembler les listes des chevaux
2 personnes
- 14
Répartir les box
2 personnes
- 15
Établir le plan de stationnement
- 16
Commander le catering
- 17
Commander les prix et médailles
- 18
Créer les informations pour le public
- 19
Imprimer les dossards
- 20
Imprimer les formulaires de compétition
- 21
Vérifier le matériel
2 personnes
- 22
Faire les courses
2 personnes
- 23
Préparer les boxes des chevaux
3 personnes
- 24
Vérifier le terrain et le sol
2 personnes
- 25
Tondre et niveler le terrain
2 personnes
- 26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 27
Délimiter le terrain de compétition
4 personnes
- 28
Installer les buts
4 personnes
- 29
Installer les barrières de foule
3 personnes
- 30
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 31
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 32
Mettre en place l’inscription
2 personnes
- 33
Aménager le point de restauration
3 personnes
- 34
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
- 35
Tester le son et le micro
2 personnes
Événement
- 36
Accueillir les chevaux et les équipes
4 personnes
- 37
Vérifier les documents des chevaux
2 personnes
- 38
Inscrire les équipes
2 personnes
- 39
Laisser les chevaux s’acclimater
4 personnes
- 40
Instruire les officiels
3 personnes
- 41
Accueillir le public
3 personnes
- 42
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
- 43
Animer l'échauffement
4 personnes
- 44
Accompagner la compétition
6 personnes
- 45
Enregistrer les résultats
2 personnes
- 46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 47
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
- 48
Abreuver les chevaux
3 personnes
- 49
Vérifier la litière
2 personnes
- 50
Assurer la remise des prix
3 personnes
- 51
Saluer les équipes et les chevaux au départ
3 personnes
- 52
Guider le public vers la sortie
2 personnes
Suivi
- 53
Clôturer le catering
2 personnes
- 54
Rassembler les déchets
3 personnes
- 55
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 56
Retirer le matériel du terrain
4 personnes
- 57
Nettoyer les boxes à chevaux
3 personnes
- 58
Faire la vaisselle
3 personnes
- 59
Nettoyer le site
4 personnes
- 60
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 61
Retourner les matériels
2 personnes
- 62
Remettre le lieu en état
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tables de bièreqté 8
- Chaises pliantesqté 80
- Table d'inscription
- Poubellesqté 8
Matériel de sport
- Balles de horseballqté 6
- Buts de horseballqté 2
- Piquets de délimitation du terrainqté 24
- Ruban de balisageqté 8
- Chasubles d’équipeqté 20
- Cerceaux de rechangeqté 2
- Bacs à eau pour chevauxqté 12
- Seaux à boissonsqté 20
- Filets à foinqté 12
- Balles de pailleqté 30
- Panneaux de clôtureqté 20
- Panneaux de portailqté 2
- Porte-dossardsqté 20
- Tableau des scores
- Chronomètresqté 3
- Siffletsqté 4
- Panneaux à pince pour compétitionqté 4
- Stylos du concoursqté 12
- Médaillesqté 24
- Gobeletsqté 4
- Prixqté 8
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Extincteursqté 2
- Gilets de sécuritéqté 12
- Lampes de pocheqté 6
- Cônes de signalisationqté 16
Équipement
- Système de sonorisation
- Microphones sans filqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 6
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 250
- Assiettesqté 180
- Couvertsqté 180
- Tasses à caféqté 80
- Pichets de serviceqté 8
Catering
- Courses
Décoration
- Drapeaux de matchqté 12
- Drapeaux d’équipeqté 8
- Panneaux de directionqté 12
- Panneaux d'informationqté 8
- Panneaux indicateursqté 10
- Rubans de podiumqté 4
Nettoyage
- Balaiqté 4
- Balayette et pelleqté 4
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 6
- Ramasse-crottesqté 4
- Brouettesqté 3
- Brosses duresqté 4
- Gants de travailqté 12
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Cuillères de serviceqté 8
- Bacs de rangementqté 12
- Pains de glaceqté 24
Soins aux animaux
- Kits de nettoyageqté 8
- Licolsqté 20
- Cordes de ligneqté 20
- Fourches à foinqté 4
- Pellesqté 4
- Brosses pour chevauxqté 12
- Couvertures de transpirationqté 12
- Bidons d'eauqté 8
Conseils
- Réserve le lieu avant d’inviter les équipes : vérifie la qualité du sol, la possibilité de tondre et niveler le terrain, ainsi que l’espace nécessaire pour les buts et les zones balisées.
- Fixe rapidement le format et le programme, puis donne une date limite d’inscription. Prévois au moins une semaine pour traiter les équipes, répartir les boxes et publier les matchs.
- Demande les listes de chevaux avant de préparer les boxes. Regroupe les informations alimentaires au même moment afin de commander le catering sans devoir relancer les équipes à la dernière minute.
- Ne limite pas la sécurité aux trousses de premiers secours : confirme un vétérinaire, une équipe de secours, les autorisations et l’assurance plusieurs semaines avant la rencontre.
- Le jour précédent, installe les panneaux, les clôtures, le stationnement, le tableau des scores et la sonorisation. Compte les balles, chasubles, sifflets et chronomètres séparément : ce sont les petits éléments qui bloquent vite un match.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un match de horse-ball ?
- Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les équipes, les arbitres, le vétérinaire et les secours, puis de régler les autorisations et l’assurance.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour un match de horse-ball ?
- Envoie-les environ 6 semaines avant la date prévue. Fixe une clôture des inscriptions 2 à 3 semaines avant le match pour établir le programme, les listes de chevaux et la répartition des boxes.
- Que faut-il vérifier sur le terrain avant un match de horse-ball ?
- Contrôle le sol, le nivelage, la tonte, les limites du terrain et l’installation des buts au plus tard la veille. Vérifie aussi les accès des chevaux, les panneaux de clôture et les zones réservées au public.
- Comment organiser l’accueil des chevaux et des équipes ?
- Prépare le plan des boxes et du stationnement avant la publication du programme. Donne à chaque équipe ses informations d’arrivée au moins 5 jours avant, avec l’emplacement du box, l’accès et l’horaire d’inscription.
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