Zo organiseer je een horecacongres zonder last-minute chaos

Begin met de vaste basis: bevestig datum en locatie, maak het programma definitief en leg de sprekers vast. Open daarna het aanmeldformulier, verstuur uitnodigingen en verzamel dieetwensen en vragen van deelnemers. Plan de catering en techniek op basis van het verwachte aantal bezoekers, niet op gevoel. In de laatste week controleer je presentaties, badges, deelnemerslijsten en programmamateriaal. Op de congresdag zelf werk je van locatiecontrole naar zaalopstelling en registratiebalie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Programma definitief maken
2 personen
3
Sprekers vastleggen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Promotiemateriaal publiceren
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vragen van deelnemers beantwoorden
10
Cateringmenu samenstellen
2 personen
11
Reserveringen maken
12
Sprekersinformatie verzamelen
13
Presentaties ontvangen
14
Presentaties controleren
15
Naambadges maken
2 personen
16
Deelnemerslijst afdrukken
17
Programmafolders afdrukken
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
4 personen
21
Locatie openen
2 personen
22
Ruimtes controleren
2 personen
23
Tafels opstellen
3 personen
24
Stoelen neerzetten
3 personen
25
Registratiebalie inrichten
2 personen
26
Naambadges klaarleggen
2 personen
27
Ontvangstbalie versieren
2 personen
28
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
29
Koffiepunt inrichten
2 personen
30
Dranken klaarzetten
2 personen
31
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
32
Presentaties testen
2 personen
33
Microfoons testen
2 personen
34
Wegwijzers ophangen
2 personen
35
Toiletten controleren
36
Afvalbakken plaatsen
37
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
38
Briefing cateringteam geven
4 personen

Event

39
Sprekers ontvangen
2 personen
40
Deelnemers registreren
4 personen
41
Naambadges uitdelen
2 personen
42
Koffie en thee serveren
3 personen
43
Opening begeleiden
44
Sprekers aankondigen
45
Presentaties begeleiden
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Hapjes serveren
4 personen
48
Servies verzamelen
2 personen
49
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
50
Deelnemers naar diner begeleiden
2 personen
51
Dinerbuffet openen
4 personen
52
Dinerbuffet bijvullen
4 personen
53
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
54
Tafels afruimen
3 personen
55
Koffie na diner serveren
2 personen
56
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
57
Borrelhapjes serveren
3 personen
58
Glazen en kopjes verzamelen
2 personen
59
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
60
Afsluiting aankondigen
61
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

62
Catering afbouwen
4 personen
63
Meubilair afbouwen
4 personen
64
Apparatuur uitschakelen
2 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Afval verzamelen
2 personen
67
Ruimtes schoonmaken
3 personen
68
Toiletten schoonmaken
69
Locatie eindcontroleren
2 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Sprekers bedanken
72
Deelnemersbedankmail versturen
73
Foto's en presentaties delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Registratietafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 8
Bistrotafelsaantal 12
Congresstoelenaantal 110
Statafelsaantal 10
Tafellinnenaantal 20
Sprekersstoelenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 130
Dessertbordenaantal 120
Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 140
Wijnglazenaantal 120
Besteksetsaantal 130
Serveerbestekaantal 20
Koffielepelsaantal 120

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikkeraantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 20
Serveerplateausaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 6
Opscheplepelsaantal 12
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Aluminiumfolieaantal 4

Decoratie

Bedrijfsvlaggenaantal 4
Bloemstukkenaantal 8
Menukaartenaantal 20
Naambadgehoudersaantal 120
Wegwijzerbordenaantal 8
Presentatielessenaar

Verlichting

Sfeerlampenaantal 12
Lichtkabelsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg sprekers en programma eerst vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vraag presentaties uiterlijk 3 dagen vooraf op, zodat je beeldverhouding, video’s en lettergrootte nog kunt controleren.
Sluit het aanmeldformulier niet pas op de ochtend zelf. Zet een definitieve deelnemerslijst 2 tot 3 werkdagen vooraf klaar en verwerk dieetwensen meteen in het cateringmenu.
Test de presentatieketen minstens 60 minuten voor ontvangst van de eerste deelnemer: laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, microfoons, luidsprekers en presentatieklikker.
Richt de registratiebalie vóór opening van de locatie in met naambadges en de afgedrukte deelnemerslijst. Zet een tweede registratiemedewerker klaar zodra je meer dan 75 deelnemers verwacht.
Controleer de catering niet alleen op eten, maar ook op uitgifte: buffettafels, servies, serveerbestek, waterglazen en gekoelde dranken. Reserveer extra tijd voor het koelen van dranken en het voorbereiden van hapjes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een horecacongres organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en sprekers. Open de inschrijving zodra die basis vaststaat; plan de laatste controle van catering, presentaties en deelnemersmateriaal 2 tot 3 werkdagen voor het congres.
Wanneer moet je sprekers vastleggen voor een horecacongres?: Leg sprekers idealiter 8 tot 10 weken vooraf vast, voordat je het definitieve programma publiceert. Vraag hun presentaties uiterlijk 3 dagen voor het congres op en controleer de bestanden daarna technisch.
Hoeveel tijd heb je nodig om een congreslocatie klaar te zetten?: Reserveer minimaal 2 uur voor openen, ruimtes controleren, tafels en stoelen plaatsen, techniek testen en de registratiebalie inrichten. Bij meerdere zalen of een uitgebreid programma is 3 uur een veiliger uitgangspunt.
Wanneer verzamel je dieetwensen van deelnemers?: Vraag dieetwensen direct uit in het aanmeldformulier en controleer de lijst opnieuw 3 tot 5 werkdagen voor het congres. Geef de definitieve aantallen daarna aan de cateraar door, zodat het menu en de uitgifte daarop zijn afgestemd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.