Cómo organizar un congreso de hostelería paso a paso
Organizar un congreso de hostelería exige cerrar primero la fecha, el lugar y el programa, y después coordinar ponentes, asistentes, catering y medios técnicos. El orden de las tareas evita contratar servicios antes de conocer el número de inscritos o recibir presentaciones demasiado tarde. También conviene reservar tiempo para revisar cada ponencia, preparar las acreditaciones y probar sonido, proyector y conexiones. El montaje final debe dejar lista la recepción, las mesas, las sillas y la zona de buffet antes de que llegue el primer participante.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Definir el programa final
2 personas
- 3
Confirmar ponentes
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Abrir el formulario de inscripción
- 6
Publicar el material promocional
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Responder preguntas de los participantes
- 10
Preparar el menú de catering
2 personas
- 11
Hacer reservas
- 12
Recopilar información de los ponentes
- 13
Recibir presentaciones
- 14
Revisar las presentaciones
- 15
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
- 16
Imprimir la lista de participantes
- 17
Imprimir folletos del programa
- 18
Hacer la compra
3 personas
- 19
Enfriar bebidas
2 personas
- 20
Preparar aperitivos
4 personas
- 21
Abrir la ubicación
2 personas
- 22
Comprobar los espacios
2 personas
- 23
Montar mesas
3 personas
- 24
Colocar sillas
3 personas
- 25
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 26
Colocar las acreditaciones
2 personas
- 27
Decorizar el mostrador de recepción
2 personas
- 28
Montar el bufé de catering
4 personas
- 29
Montar el punto de café
2 personas
- 30
Preparar las bebidas
2 personas
- 31
Conectar el equipo de presentación
2 personas
- 32
Probar presentaciones
2 personas
- 33
Probar los micrófonos
2 personas
- 34
Colgar señalizadores
2 personas
- 35
Comprobar los baños
- 36
Colocar cubos de basura
- 37
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
- 38
Dar briefing al equipo de catering
4 personas
Evento
- 39
Recibir a los ponentes
2 personas
- 40
Registrar a los participantes
4 personas
- 41
Repartir acreditaciones
2 personas
- 42
Servir café y té
3 personas
- 43
Acompañar la inauguración
- 44
Anunciar a los ponentes
- 45
Coordinar presentaciones
2 personas
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Servir aperitivos
4 personas
- 48
Recoger la vajilla
2 personas
- 49
Reponer el bufé del descanso
3 personas
- 50
Acompañar a los participantes a la cena
2 personas
- 51
Abrir el bufé de la cena
4 personas
- 52
Rellenar el bufé de cena
4 personas
- 53
Servir comidas especiales
2 personas
- 54
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
- 55
Servir café después de la cena
2 personas
- 56
Coordinar el momento de networking
2 personas
- 57
Servir aperitivos
3 personas
- 58
Recoger vasos y tazas
2 personas
- 59
Organizar la última ronda de bebidas
2 personas
- 60
Anunciar el cierre
- 61
Acompañar a los participantes a la salida
2 personas
Seguimiento
- 62
Desmontar el catering
4 personas
- 63
Desmontar el mobiliario
4 personas
- 64
Apagar el equipo
2 personas
- 65
Lavar la vajilla
3 personas
- 66
Recoger la basura
2 personas
- 67
Limpiar espacios
3 personas
- 68
Limpiar los baños
- 69
Hacer la revisión final del lugar
2 personas
- 70
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 71
Agradecer a los ponentes
- 72
Enviar correo de agradecimiento a los participantes
- 73
Compartir fotos y presentaciones
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de registrocant. 2
- Mesas de buffetcant. 8
- Mesas bistrocant. 12
- Sillas de congresocant. 110
- Mesas altascant. 10
- Manteleríacant. 20
- Sillas para ponentescant. 6
Vajilla
- Platos de cenacant. 130
- Platos de postrecant. 120
- Tazas de cafécant. 120
- Vasos para aguacant. 140
- Copas de vinocant. 120
- Cubiertoscant. 130
- Cubiertos de serviciocant. 20
- Cucharillas de cafécant. 120
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Cables HDMIcant. 3
- Clic de presentacióncant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillo de chefcant. 4
- Bandejas de servircant. 20
- Bandejas para servircant. 12
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Cucharonescant. 12
- Pinzascant. 8
- Jarras medidorascant. 3
- Papel de aluminiocant. 4
Decoración
- Banderas de la empresacant. 4
- Arreglos floralescant. 8
- Cartas del menúcant. 20
- Portanombrescant. 120
- Señales de orientacióncant. 8
- Atril para presentaciones
Iluminación
- Luces decorativascant. 12
- Cables de luzcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Contenedores de separación de residuoscant. 4
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, la ubicación y el programa antes de abrir las inscripciones. Define también los horarios de cada ponencia para que puedas comunicar un programa estable y pedir a los ponentes la información que falta.
- Abre el formulario de inscripción cuando el programa y los ponentes estén suficientemente confirmados. Recoge desde el principio las preferencias dietéticas y fija una fecha límite, por ejemplo, 7 días antes del congreso, para ajustar el menú de catering.
- Pide las presentaciones con al menos 5 días de antelación y revísalas en el mismo portátil que usarás durante el congreso. Comprueba cada archivo, el formato de vídeo si lo hay, los cables HDMI, el clic de presentación y las regletas.
- Calcula el material de recepción según las inscripciones cerradas: prepara una tarjeta de identificación y una copia de la lista de participantes por cada asistente, además de folletos del programa para toda la sala. Monta el mostrador de registro antes de abrir las puertas.
- Reserva la última hora previa al inicio para comprobar los espacios, colocar mesas y sillas, enfriar las bebidas y probar micrófonos, altavoces y proyector. Deja preparadas también las tazas, vasos, vajilla, cubiertos, máquinas de café y utensilios de servicio para no interrumpir el programa.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso de hostelería?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para tener margen con la ubicación, los ponentes y las reservas. Cierra el programa y abre las inscripciones cuanto antes; deja como mínimo 7 días para confirmar el catering según las preferencias dietéticas.
- ¿Cuándo hay que pedir las presentaciones a los ponentes?
- Solicítalas al menos 5 días antes del congreso y revisa los archivos en el equipo que se utilizará en la sala. Así puedes detectar con tiempo problemas de formato, sonido, vídeo o conexión HDMI.
- ¿Cuándo se prepara el catering de un congreso?
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y fija una fecha límite 7 días antes del evento. Con el número de asistentes ya confirmado, prepara el menú, haz las reservas y organiza bebidas, aperitivos, café y vajilla.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar la sala de un congreso?
- Reserva entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público para abrir el lugar, comprobar los espacios y colocar mesas, sillas, recepción y buffet. Añade al menos 30 minutos para probar proyector, pantalla, micrófonos, altavoces y cables.
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