Organiser une concession de restauration sans rien oublier

Une concession de restauration se prépare dans un ordre précis : confirmer le lieu et le programme, connaître le nombre de participants, puis réserver et installer. Le menu dépend des besoins alimentaires recueillis à l’inscription, mais aussi du matériel disponible sur place. Les oublis arrivent surtout au dernier moment : présentations non vérifiées, boissons pas assez froides, vaisselle manquante ou câbles introuvables. Ce plan vous aide à répartir les tâches jusqu’à l’ouverture du comptoir d’inscription.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Finaliser le programme
2 personnes
3
Confirmer les intervenants
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Publier le matériel promotionnel
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Répondre aux questions des participants
10
Composer le menu traiteur
2 personnes
11
Faire les réservations
12
Rassembler les informations sur les intervenants
13
Recevoir les présentations
14
Vérifier les présentations
15
Créer les badges nominatifs
2 personnes
16
Imprimer la liste des participants
17
Imprimer les programmes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Préparer les en-cas
4 personnes
21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Vérifier les espaces
2 personnes
23
Installer les tables
3 personnes
24
Installer les chaises
3 personnes
25
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
26
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
27
Décorer le bureau d'accueil
2 personnes
28
Monter le buffet traiteur
4 personnes
29
Mettre en place le point café
2 personnes
30
Préparer les boissons
2 personnes
31
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
32
Tester les présentations
2 personnes
33
Tester les microphones
2 personnes
34
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes
35
Vérifier les toilettes
36
Installer les poubelles
37
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
38
Donner le briefing à l'équipe catering
4 personnes

Événement

39
Accueillir les intervenants
2 personnes
40
Enregistrer les participants
4 personnes
41
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
42
Servir le café et le thé
3 personnes
43
Accompagner l'ouverture
44
Annoncer les intervenants
45
Animer les présentations
2 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
4 personnes
48
Rassembler la vaisselle
2 personnes
49
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
50
Accompagner les participants au dîner
2 personnes
51
Ouvrir le buffet du dîner
4 personnes
52
Réapprovisionner le buffet du dîner
4 personnes
53
Servir les repas diététiques
2 personnes
54
Dégager les tables
3 personnes
55
Servir le café après le dîner
2 personnes
56
Animer le moment de networking
2 personnes
57
Servir les amuse-bouches
3 personnes
58
Rassembler les verres et les tasses
2 personnes
59
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
60
Annoncer la clôture
61
Reconduire les participants
2 personnes

Suivi

62
Démonter le catering
4 personnes
63
Démonter le mobilier
4 personnes
64
Éteindre l’équipement
2 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Rassembler les déchets
2 personnes
67
Nettoyer les espaces
3 personnes
68
Nettoyer les toilettes
69
Vérifier la salle une dernière fois
2 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Remercier les intervenants
72
Envoyer l'e-mail de remerciement aux participants
73
Partager les photos et les présentations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 8
Tables bistrotqté 12
Chaises de conférenceqté 110
Tables hautesqté 10
Nappesqté 20
Chaises des intervenantsqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 120
Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 140
Verres à vinqté 120
Couvertsqté 130
Couverts de serviceqté 20
Cuillères à caféqté 120

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentationqté 2
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 6
Louchesqté 12
Pincesqté 8
Verres doseursqté 3
Papier aluminiumqté 4

Décoration

Drapeaux d'entrepriseqté 4
Compositions floralesqté 8
Cartes de menuqté 20
Supports de badges nominatifsqté 120
Panneaux directionnelsqté 8
Pupitre de présentation

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 12
Câbles d'éclairageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Bacs de tri des déchetsqté 4
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date, le lieu et le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Sans ces éléments, vous risquez de modifier les invitations, les réservations et le menu plusieurs fois.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et fixez une date limite de réponse, idéalement 7 jours avant l’événement. Transmettez ensuite le nombre définitif de repas au traiteur.
Réservez le traiteur et le matériel après avoir traité les inscriptions, puis prévoyez une marge de 5 à 10 % pour les couverts, verres et assiettes. Les quantités exactes dépendent du nombre final de participants.
Recevez les présentations au moins 3 jours avant l’événement et vérifiez chaque fichier sur l’ordinateur prévu. Testez aussi le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et les câbles HDMI avant l’arrivée du public.
Le jour même, ouvrez le lieu assez tôt pour installer les tables, les chaises et le comptoir d’inscription. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et regroupez la vaisselle, les ustensiles de service et les machines à café au même endroit.

Questions fréquentes

Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une concession de restauration ?: Ouvrez-les dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Cela vous laisse le temps de traiter les questions et de recueillir les besoins alimentaires.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Confirmez le nombre définitif au moins 7 jours avant l’événement, après avoir relancé les personnes qui n’ont pas précisé leurs besoins alimentaires. Gardez une marge de 5 à 10 % si des invités peuvent encore s’ajouter.
Combien de temps avant faut-il tester le matériel de présentation ?: Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et les câbles au moins 24 heures avant l’ouverture. Faites un second contrôle dans la salle le jour même, avant l’arrivée des intervenants.
Quand refroidir les boissons et préparer les en-cas ?: Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant le début, selon la capacité des glacières ou des réfrigérateurs. Préparez les en-cas le jour même et installez-les après le montage des tables, pour éviter qu’ils ne restent exposés trop longtemps.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.