Cómo organizar una feria canina sin dejar cabos sueltos

Una feria canina necesita más coordinación que un evento con puestos normales: debes prever el movimiento de los perros, el agua, las zonas de descanso y la seguridad. Empieza por cerrar la fecha y el lugar, y después trabaja en paralelo el plano, los expositores y las inscripciones. El programa y la información para visitantes deben estar listos antes de preparar acreditaciones, pulseras y carteles. Reserva con tiempo el material y confirma a cada proveedor para evitar cambios durante el montaje.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Crear el plano de la feria
2 personas
3
Invitar a los expositores
2 personas
4
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
5
Abrir el formulario de inscripción
6
Registrar expositores
2 personas
7
Gestionar las inscripciones de visitantes
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
10
Hacer reservas de material
11
Confirmar proveedores
12
Elaborar el programa
2 personas
13
Registrar las demostraciones
2 personas
14
Enviar el plano a los expositores
15
Publicar información para visitantes
16
Enviar la información de aparcamiento
17
Instruir a los voluntarios
2 personas
18
Imprimir la lista de visitantes
19
Preparar acreditaciones
2 personas
20
Imprimir los carteles informativos
21
Clasificar las pulseras
22
Hacer la compra
3 personas
23
Enfriar bebidas
2 personas
24
Preparar aperitivos
3 personas
25
Llevar materiales al lugar
4 personas
26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Montar el mostrador de entrada
2 personas
28
Montar el mostrador de expositores
2 personas
29
Colocar mesas y sillas
5 personas
30
Marcar las ubicaciones de los stands
3 personas
31
Preparar los paquetes de los expositores
2 personas
32
Montar el mostrador de registro
2 personas
33
Colocar puntos de agua para perros
3 personas
34
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
35
Montar una zona de descanso para perros
3 personas
36
Delimitar la zona de demostración
3 personas
37
Colgar la decoración
2 personas
38
Probar el equipo de sonido
2 personas
39
Montar el punto de café
2 personas
40
Preparar los aperitivos
3 personas
41
Recibir a los expositores
4 personas
42
Realizar la última revisión de seguridad
3 personas

Evento

43
Abrir la entrada
4 personas
44
Registrar a los visitantes
4 personas
45
Orientar a los visitantes
3 personas
46
Apoyar a los expositores
2 personas
47
Anunciar el programa
48
Coordinar demostraciones
3 personas
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Servir café y té
2 personas
52
Cambiar el agua de los perros
2 personas
53
Recoger cacas de perro
2 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Comprobar los baños
56
Comprobar el inventario
57
Anunciar la última ronda
58
Acompañar a los visitantes a la salida
4 personas
59
Dejar que los expositores descarguen
3 personas

Seguimiento

60
Recoger el material de los expositores
3 personas
61
Desmontar mesas y sillas
5 personas
62
Recoger la sala de demostraciones
3 personas
63
Recoger la zona de descanso para perros
3 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
66
Recoger la basura
3 personas
67
Limpiar el lugar
4 personas
68
Devolver los materiales
4 personas
69
Devolver el material prestado
2 personas
70
Clasificar los objetos perdidos
71
Reunir las facturas de los expositores
72
Enviar agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 30
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 8
Carpas de fiestacant. 4
Mostradores plegablescant. 4
Mesas altascant. 8
Jaula para perroscant. 6
Alfombrillas de gomacant. 20

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 150
Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de serviciocant. 12
Cucharones para sopacant. 4

Equipo

Neveras portátilescant. 8
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 10
Baterías externascant. 6

Material para perros

Bandejas de aguacant. 16
Cuencos para comidacant. 6
Contenedores de agua potablecant. 8
Dispensadores de bolsas para excrementos de perrocant. 12
Portabolsas para excrementos de perrocant. 12
Vallas de separacióncant. 20
Correas para perroscant. 8
Lanyardscant. 8
Pelotas de juegocant. 20
Lanzadores para recoger objetoscant. 4
Set de cepilloscant. 6
Clickers de entrenamientocant. 6

Registro

Tarjetas de nombrecant. 600
Lanyardscant. 100
Pulserascant. 600
Portabadgescant. 100
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 8
Caja registradoracant. 2
Terminales de pagocant. 2

Decoración

Banderas de feriacant. 12
Guirnaldascant. 10
Globoscant. 200
Mantelescant. 30
Carteles de standcant. 40
Carteles direccionalescant. 20
Carteles del programacant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Dispensadores de toallascant. 8
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Destructora de papel

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 4
Termoscant. 8
Acumuladores de fríocant. 30
Cajas de almacenamientocant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra el plano antes de asignar los puestos. Reserva espacio para pasillos amplios, demostraciones, bebederos, jaulas y vallas de separación; envía el plano definitivo a los expositores al menos 7 días antes.
Abre las inscripciones de visitantes y expositores con un plazo claro. Recoge las preferencias dietéticas junto con el registro y prepara una lista actualizada para la entrada, en lugar de corregir datos el mismo día.
Programa las demostraciones en franjas concretas y confirma qué equipo necesita cada una. Comprueba con antelación los altavoces, micrófonos, cables alargadores, regletas y baterías externas.
Calcula los servicios para perros según la afluencia prevista: coloca varios puntos con agua potable, cuencos y bolsas para excrementos, y revisa durante la jornada que no se queden vacíos.
Planifica el montaje como una secuencia, no como una sola tarea. Lleva primero carpas, mesas, mostradores, vallas y alfombrillas; después coloca carteles, acreditaciones, pulseras, bebidas frías y aperitivos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria canina?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva el lugar y el material al principio, abre las inscripciones después y deja la última semana para confirmar proveedores, enviar el plano y preparar la documentación.
¿Cuándo se debe enviar el plano de una feria canina a los expositores?: Envía un plano provisional cuando se registren y el definitivo como mínimo 7 días antes. Así pueden comprobar el tamaño de su puesto, el acceso para descargar y la ubicación de las demostraciones.
¿Qué hay que preparar para los perros en una feria?: Prepara agua potable, cuencos, bandejas de agua, dispensadores de bolsas, portabolsas y vallas de separación. Revísalos cada 60 minutos durante el evento y coloca los puntos de agua lejos de los cables y de las zonas de comida.
¿Cuándo hay que preparar las acreditaciones y las pulseras?: Imprime la lista de visitantes y prepara las acreditaciones y pulseras entre 1 y 2 días antes, cuando las inscripciones estén casi cerradas. Clasifícalas por tipo o acceso para que la entrada no se bloquee en la primera hora.

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